مع تزايد رقمنة عالم الأعمال، يصبح اختيار نظام الهاتف المناسب أمرًا حيويًا للأعمال الصغيرة. ينبغي أن يوفّر أفضل نظام هاتف للأعمال الصغيرة مراسلة سلسة، وبريدًا صوتيًا، ومؤتمرات فيديو، وتسجيل المكالمات، وتوجيهها وتحويلها، وغيرها الكثير. سواء فضّلت خدمة هاتف سحابية أو هاتفًا مكتبيًا تقليديًا، فعليه أن يتكامل بسلاسة مع نظام الهاتف المكتبي ويقدّم ميزات قوية على الهواتف الذكية.
ما الذي تبحث عنه في نظام هاتف للأعمال الصغيرة
عند اختيار نظام هاتف للأعمال الصغيرة، هناك عوامل عدة تدخل في الحسبان. ابحث عن نظام قادر على التعامل مع حجم مكالمات شركتك، يتضمن مُجيبًا آليًا لإدارة المكالمات بكفاءة، ويقدّم دعم عملاء مميزًا. يجب أن يوفّر النظام تكاملات سهلة مع أدوات الأعمال الشائعة مثل Salesforce وMicrosoft وGoogle Workspace، وأن يدعم أيضًا مكالمات الفيديو والرسائل القصيرة، إضافةً إلى تطبيق جوّال لنظامي iOS وAndroid، بما يضمن اتصالات موحّدة بغض النظر عن عدد المستخدمين.
قد يختلف عدد خطوط الهاتف التي تحتاجها الأعمال الصغيرة. من المثالي امتلاك عددٍ كافٍ من الخطوط لدعم المكالمات المتزامنة التي يجريها أعضاء فريقك، ولا يقتصر ذلك على المكالمات الخارجية فحسب، بل يشمل أيضًا المكالمات الداخلية لتبادل الرسائل والتنسيق بين الفريق.
فهم أنظمة PBX وVoIP
نظام PBX (المقسم الفرعي الخاص) هو شبكة هاتف داخلية لشركتك تتيح توجيه المكالمات، ونقلها، وإنشاء مجموعات الرنين. يمكن استضافته في الموقع أو كنظام هاتف سحابي. من فوائد نظام PBX للأعمال الصغيرة قابلية التوسع، والميزات المتقدمة، وإمكانية استخدام مزيج من هواتف IP أو الهواتف التناظرية التقليدية أو برامج الهاتف (softphones).
من ناحية أخرى، يستخدم نظام هاتف VoIP (Voice Over Internet Protocol) اتصال الإنترنت لديك لإجراء المكالمات الهاتفية. يدعم المكالمات الصوتية في الوقت الفعلي، والمكالمات غير المحدودة، واجتماعات الفيديو، والرسائل النصية، وعادةً ما يتضمن ميزات مثل تحويل البريد الصوتي إلى بريد إلكتروني ونسخ الرسائل الصوتية.
PBX أم VoIP: أيهما أفضل؟
يعتمد الاختيار بين نظامي PBX وVoIP على احتياجات عملك. توفّر أنظمة PBX تحكمًا أكبر في اتصالات الأعمال وجودة المكالمات، وغالبًا ما تناسب الشركات الأكبر ذات المساحات المكتبية القائمة.
أما أنظمة VoIP فتقدّم مرونة أعلى وتكون عادةً أقل تكلفة مقدمًا. وهي أنسب للأعمال ذات الفرق البعيدة، إذ تتيح للموظفين إجراء المكالمات من تطبيقات سطح المكتب أو الهواتف المحمولة. كما تأتي خدمات VoIP بتحديثات وإضافات مستمرة، ومن السهل توسيع نطاقها.
أفضل 8 أنظمة هواتف للأعمال الصغيرة
1. RingCentral: حل متكامل للهاتف والفيديو ومراسلة الفرق مع تكاملات قوية مع أنظمة CRM وإمكانات اتصال دولي.
2. Nextiva: نظام هاتف سحابي مع خدمة عملاء ممتازة، وميزات متقدمة لإدارة المكالمات، وخدمة موثوقة عبر الولايات المتحدة وكندا.
3. Ooma: معروف بجودة مكالماته الاستثنائية، ويقدّم مجموعة من خدمات الهاتف للأعمال بما في ذلك نظام هاتف افتراضي، ورقمًا مجانيًا وخدمات الأرقام المحلية.
4. Dialpad: يقدّم خدمات صوت ومراسلة مدعومة بالذكاء الاصطناعي مع تكامل مع Google Workspace وSalesforce.
5. Vonage: معروف بتطبيقاته القوية للهواتف المحمولة وسطح المكتب، ويقدّم خدمة VoIP راسخة بجودة مكالمات ممتازة وباقة واسعة من ميزات الاتصال.
6. Grasshopper: مثالي لمالكي الأعمال الصغيرة ورواد الأعمال، ويقدّم رقم هاتف تجاريًا يعمل عبر الهاتف المحمول.
7. GoTo Connect: يقدّم خدمة VoIP للأعمال متكاملة وحلًا لمؤتمرات الفيديو.
8. Microsoft Teams: على الرغم من كونه أداة تعاون أساسية للفرق، فقد أضافت Teams قدرات اتصال تتكامل مع نظام الاتصالات الشامل لديها.
اختيار نظام هاتف مناسب للشركات الصغيرة يبدأ بفهم احتياجات عملك وكيف يمكن لخدمة الهاتف المطروحة تلبية هذه الاحتياجات. على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يضعوا في الحسبان عدد خطوط الهاتف المطلوبة، وقدرة النظام على التكامل مع البرامج وسير العمل الحالي، ومستوى دعم العملاء الذي يقدمه مزوّد الخدمة. اختيار PBX أم VoIP الأنسب يعود بدرجة كبيرة إلى طبيعة نشاطك والاستخدام المتوقع للنظام.
تذكّر، الأمر لا يقتصر على إجراء المكالمات فحسب. يمكن لنظام الهاتف تحسين تواصل عملك، ويقدّم مزايا مثل مراسلة الفريق، ومؤتمرات الفيديو، وتحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، والتكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة هي التي توفّر باقة مزايا وخدمات مُصمَّمة لتلائم احتياجات عملك. لذلك، خصّص وقتًا للبحث والمقارنة لتضمن الوصول إلى الخيار الأنسب.
