قد يكون العمل كمساعد قانوني مهنة مُجزية للغاية. لكن المجال القانوني معروف بارتفاع وتيرة الضغط، وأي دور داخل مكتب محاماة يتطلّب مهارات قوية في إدارة الوقت.
لحسن الحظ، هناك عدد من نصائح الإنتاجية التي يمكن أن يستخدمها المساعدون القانونيون وغيرهم من المتخصصين القانونيين للتعامل مع المهام الكبرى المستنزِفة للوقت بكفاءة أعلى. في هذا المقال، سنستعرض عدة حيل إنتاجية للمساعدين القانونيين وتقنيات وتطبيقات قانونية مبتكرة ستجعل يومك المهني أكثر إنتاجية.
نصائح لزيادة الإنتاجية في مكاتب المحاماة
سواء أكنت تعمل عن بُعد أم من داخل مكتب محاماة، فهناك نصائح مُثبتة تعزّز إنتاجية المساعدين القانونيين، وتعينك على تجنّب التسويف، وإنجاز المزيد، وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة حفاظًا على صحتك الذهنية.
خصّص كل يوم لحظة لتحديد أولويات مهامك وكتابتها في قائمة مرتّبة من الأكثر إلى الأقل أولوية؛ فهذه طريقة فعّالة لتنظيم سير العمل وتحقيق أقصى إنتاجية. قد يبدو الأمر بسيطًا، لكن قائمة المهام تعمل أداة تنظيم وتحفيز في آنٍ معًا. ومعالجة الأهم أولًا تضمن أن توظّف طاقتك وتركيزك حين يكونان أحوج ما يكونان.
منذ الجائحة، ازداد عدد المساعدين القانونيين الذين يعملون من المنزل، وأضحى العمل عن بُعد ركنًا أساسيًا في إدارة المكاتب. إذا كنت تعمل من مكتب منزلي، فمن المهم تصميم مساحة عمل مُهيّأة للإنتاجية: قلّل المشتّتات واعزل نفسك عن بقية المنزل. واحرص على الفصل بين عملك وحياتك المنزلية مكانًا وذهنًا. كما أن تجنّب منصّات التواصل الاجتماعي وغيرها من المشتّتات ضروريٌّ سواء كنت في المنزل أم في المكتب.
تجنّب الاحتراق الوظيفي عامل أساسي آخر لتبقى منتجًا كمساعد قانوني. إذا أمضيت ساعات طويلة في البحوث القانونية وإدارة القضايا دون فواصل قصيرة لإنعاش الذهن، فسيتراجع أداؤك لا محالة. وحتى إن تمكّنت من تجاوز الإرهاق الذهني وإجهاد العين، فقلّما تقدّم عملاً عالي الجودة وأنت منهك. لذا يوصي كثير من مدربي الحياة وخبراء الإنتاجية باستراحات قصيرة تتراوح بين خمس وعشر دقائق على مدار يوم العمل.
تطبيقات تقنية قانونية مفيدة
استخدام التكنولوجيا لتبسيط يومك وإنجاز المهام بكفاءة أعلى وسيلة فعّالة لرفع إنتاجيتك كمساعد قانوني. اليوم، هناك باقة واسعة من التطبيقات التي يستخدمها المتخصصون القانونيون، تشمل تطبيقات تقنية قانونية مُصمّمة مخصوصًا للقطاع القانوني وأخرى عامة تساعد العاملين في شتى القطاعات على أن يكونوا أكثر إنتاجية.
إذا كنت تعمل عن بُعد، فلا غنى عن تطبيقات الاجتماعات المرئية مثل Zoom وتطبيقات إدارة الفرق مثل Slack. فهي تيسّر التواصل مع الزملاء، وتبادل الملفات، وتنظيم المشاريع، وإسناد المهام، وغير ذلك الكثير.
التطبيقات المصمّمة لمساعدة المساعدين القانونيين في إجراء البحوث القانونية بكفاءة توفّر الكثير من الوقت والجهد. Fastcase مثال على ذلك؛ إذ يتيح البحث عبر نسخ رقمية لآلاف الأحكام القضائية. وهذا يجعل العثور على ما تبحث عنه سريعًا وسهلًا، كما يبيّن Fastcase مدى تكرار الاستشهاد بالأحكام في مرافعات معيّنة لتتمكّن من تحسين بحثك وفقًا لمدى الصلة. وPocket Justice تطبيق مماثل يتيح للمساعدين القانونيين البحث في جميع سوابق المحكمة العليا ومتابعة أحكامها الجديدة.
برمجيات تحويل النص إلى كلام مثل Speechify أداة أخرى يمكن أن تجعل عمل المساعد القانوني أسهل بكثير. فقراءة صفحات طويلة من المواد القانونية تُرهق العقل والعينين بسرعة. القراءة أيضًا تجعل تعدّد المهام شبه مستحيل لأنها تتطلّب انتباهك الكامل. أما الاستماع إلى تلك المواد منطوقة فيبدّد هاتين المشكلتين.
Speechify
مع Speechify، يستطيع المتخصصون القانونيون الاختيار من بين عشرات الأصوات الاصطناعية المدعومة بالذكاء الاصطناعي وطبيعية الإلقاء وجعل هذه الأصوات تقرأ بصوت عالٍ أي مستند رقمي أو نص عبر الإنترنت. يتيح ذلك للمساعدين القانونيين إنجاز مهام متعددة أثناء الاستماع وتجنّب الإرهاق الذهني والجسدي الملازم للقراءة المطوّلة. كما يتيح Speechify ضبط سرعة الاستماع لتجتاز المستندات بالسرعة التي تستوعبها، ويمكن استخدامه لمسح المستندات الورقية ليقرأها بصوت عالٍ أيضًا.
لاكتشاف كيف يمكن لـ Speechify مساعدتك على تفادي الاحتراق المهني وزيادة الإنتاجية، لا تفوّت التسجيل اليوم للحصول على تجربة مجانية لـ Speechify Premium!
إدارة وقت المساعد القانوني
إدارة الوقت الفعّالة من أهم مفاتيح الإنتاجية، ومن المهم تطوير إستراتيجية تناسبك. وضع جدول والالتزام به حجر أساس لإدارة الوقت الجيدة، وتطبيقات مثل ClickUp وGoogle Calendar تعينك على ذلك.
الحد من المشتتات أمر حاسم لإدارة وقت جيدة، وهو مهم خصوصًا للمساعدين القانونيين الذين يعملون من المنزل. إضافةً إلى تصميم مساحة عمل خالية قدر الإمكان من الملهيات، يمكن لتطبيقات مثل Offtime وFreedom أن تساعد على تقليل المشتتات على الإنترنت. مع هذه التطبيقات، يمكنك تحديد ساعات تُحظر فيها مواقع التواصل الاجتماعي وتطبيقات الألعاب وغيرها من الملهيات على جميع أجهزتك، فيسهل عليك مقاومة الإغراءات أثناء ساعات العمل.
أخيرًا، إنجاز المهام بكفاءة أكبر يصنع فارقًا كبيرًا في إدارة الوقت؛ فكلما أنهيت المهام أسرع، استثمرت وقتك المتاح على نحو أفضل وسهُل عليك تنظيمه. كل تطبيقات تعزيز الإنتاجية التي ذكرناها في القسم السابق مثل Fastcase وPocket Justice وSpeechify تساعدك على العمل بفاعلية أكبر لتغدو إدارة الوقت أيسر بكثير.
الأسئلة الشائعة
س: ما الذي لا ينبغي أن يفعله المساعدون القانونيون؟
ج: ثمة أمور كثيرة لا ينبغي عليك القيام بها كمساعد قانوني، لكن التصرف وكأنك محامٍ مرخّص يُعد مثالًا صارخًا. عمومًا، لا يُسمح للمساعدين القانونيين بتمثيل العملاء في المحكمة أو أخذ الإفادات أو توقيع المذكرات القانونية. وبانسجام مع موضوع هذا المقال، فإن إنهاك نفسك من الأمور التي يجدر تجنّبها. أخذ فترات راحة واستخدام أدوات تعينك على العمل بكفاءة أعلى سيساعدك على تفادي الاحتراق المهني وتبعاته على إنتاجيتك.
س: كيف ينظم المساعدون القانونيون ملفاتهم؟
ج: يرتّب معظم المساعدين القانونيين ملفات كل قضية على حدة ترتيبًا زمنيًا. ويُعد استخدام برمجيات إدارة الملفات طريقة فعّالة لتنظيم الملفات بكفاءة أعلى لدى كثير من المساعدين القانونيين.
س: كيف يمكن للمساعد القانوني أن يصبح أكثر إنتاجية؟
ج: وضع جدول يُرتّب الأولويات، والتخلّص من الملهيات، والاستفادة من تطبيقات قانونية موفّرة للوقت؛ كلها نصائح تعزّز إنتاجية المساعدين القانونيين.
س: ما هي الأجزاء المختلفة للدعوى القضائية؟
ج: تسير الدعاوى المدنية عادةً على النحو الآتي: المذكرات، ثم الاكتشاف، فالمحاكمة، وربما الاستئناف. ومع ذلك، قد يتوقف هذا المسار في أي مرحلة إذا تم التوصل إلى اتفاق تسوية بين الطرفين.
