أفضل تطبيقات الإنتاجية للمحاسبين

يُعد المحاسبون من أكثر المتخصصين انشغالًا في قطاع التمويل. هم مسؤولون عن الامتثال، والتقارير المالية، ومسك الدفاتر، وتقديم الضرائب، وتحقيق التخفيضات الضريبية، وما إلى ذلك. ومع ذلك، ما يطبقونه على عملائهم ينبغي أن يطبقوه كذلك على مكاتبهم.

لهذا السبب يظل التنظيم ورفع الإنتاجية والدقة مفاتيح إدارة مكتب محاسبة ناجح. لكن تحقيق ذلك ليس بالأمر السهل. ستحتاج إلى بعض المساعدة من تطبيقات إنتاجية متخصصة وبرامج محاسبة تفوق قدرات Excel وGoogle Drive.

إن كنت ترغب في تحسين الإنتاجية في مكتبك، فإليك قائمة بالتطبيقات التي يمكن أن تساعد.

Quickbooks

يُعد Quickbooks واحدًا من أكثر أدوات الإنتاجية انتشارًا في المحاسبة. يتوافر كتطبيق لسطح المكتب وبنسخة تعمل عبر المتصفح، والأخيرة أكثر تطورًا.

غالبًا ما يستخدم المحاسبون مجموعة واسعة من التطبيقات. لكن ما يجعل Quickbooks حلًا جذابًا لإدارة الإنتاجية هو تكامله مع العديد من التطبيقات الأخرى، ليكون أقرب ما يكون إلى WordPress في عالم برامج المحاسبة.

هو نظام CRM متكامل يتكامل مع بعضٍ من أفضل التطبيقات مثل PayPal وDropbox وTrello.

يُمكّن المحاسبين المحترفين من الرد على العملاء بسرعة أكبر، وإصدار الفواتير، وحفظ السجلات، والربط المباشر بالحسابات المصرفية، وإدارة حسابات عدة عملاء من أي مكان. كما أنّ تسعير خططه الثلاث معقول، بخلاف Xero وZoho وبرامج المحاسبة المماثلة.

AuditFile

يحتاج أصحاب مكاتب المحاسبة إلى عملية تدقيق قوية للاستخدام الداخلي وخدمة عملائهم. وهنا يبرز دور AuditFile كأداة مفيدة جدًا.

يمكن للمحاسبين القانونيين المعتمدين، وللمكاتب المحاسبية من الصغيرة إلى المتوسطة، استخدام AuditFile للامتثال لمختلف معايير الصناعة. كما يساعد المحاسبين على مراجعة عملياتهم والالتزام بأعلى المعايير المهنية.

وفي الوقت ذاته، يتيح التطبيق إجراء مراجعات دقيقة لشركات العملاء المختلفة مع إتاحة الوصول إلى بيانات لحظية. كما أن إعداد القوائم المالية سهل بما يكفي حتى للمستخدمين الأقل خبرة تقنيًا.

Fyle

Fyle هو برنامج لإدارة النفقات يُستخدم في شركات مختلفة، بما في ذلك مكاتب المحاسبة. يمكن أن يكون تطبيقًا موثوقًا لإدارة نفقات موظفين متعددين.

كل محاسب يعرف أهمية الإدخال المفصل والدقيق. فالنفقات عنصر حاسم في كل عمل، خاصة خلال موسم الضرائب واجتماعات الميزانية.

تتميز Fyle بتكاملها مع أدوات العمل اليومية مثل Slack وتطبيقات المحاسبة التي يستخدمها الموظفون والعملاء. ويُسهّل تصميمها أتمتة تسويات بطاقات الائتمان، وإصدار كشوف الحساب البنكية، ومراقبة الأنشطة المالية آنيًا.

تُغنيك عن عدة تطبيقات وتقلل كثيرًا من العمل اليدوي ضمن منصة إنتاجية موحّدة.

Canopy

يُعد Canopy جزءًا من قائمة طويلة من أدوات إدارة مشاريع مكاتب المحاسبة للمحاسبين القانونيين المحترفين. تقدم المنصة عدة أدوات يحتاجها المحاسبون لإدارة مكتبهم دون التنقل بين خدمات سحابية مختلفة وتطبيقات سطح المكتب الإنتاجية.

تسمح المنصة للمستخدمين بإدارة سجلات العملاء، ومشاركة قوائم المهام، وتلقي إشعارات العملاء.

بالإضافة إلى ذلك، تحتوي على تخزين مستندات قابل للتخصيص ولوحة إدارة ملفات شاملة. بشكل عام، يبرع Canopy في أتمتة بعض العمليات المحاسبية والتفاعلات مع العملاء ويمكنه تبسيط سير العمل لجميع أعضاء الفريق.

وكميزة إضافية، تأتي المنصة بخدمة دفع عبر الإنترنت متكاملة تجمع بيانات الفوترة وتولّد الفواتير. إنه تطبيق إنتاجية يساعد المحاسبين على تسريع تحصيل المدفوعات.

Workzone

يتولى المحاسبون إدارة مكاتبهم أثناء العناية بسجلات عملائهم المالية. إنه حِمل كبير، وغالبًا ما يتضمن إدارة التفاصيل الدقيقة. لذا تُعد مهارات التنظيم الجيدة عاملًا حاسمًا للنجاح.

Workzone من برامج الإنتاجية القادرة على تتبّع المشاريع وإدارتها وتنظيمها داخل الشركة، ويساعد الأقسام المختلفة على التعاون بكفاءة.

يتميز بواجهة مرئية تركّز على الرسوم البيانية والمخططات لبناء خرائط طريق المشاريع وتتبع التقدّم. يمكن للمحاسبين استخدام Workzone لإسناد المهام، وإدارة التعيينات، ومراقبة العمل على لوحات كانبان، ومتابعة مواعيد الاستحقاق، أو حتى استخدامه كتطبيق لتدوين الملاحظات.

كما أنه أداة قوية للتحليل وإعداد التقارير، بصرف النظر عن عدد أعضاء الفريق المشاركين في المشروع.

actiTIME

تحقيق أقصى إنتاجية يعود لفكرة بسيطة: على كل طرف معني أن يستثمر وقته بأعلى قدر من الكفاءة. لكن يصعب معرفة إن كان ذلك يحدث دون آلية جيدة لتتبّع الوقت.

البرنامج المبتكر actiTIME هو أداة لتتبع الوقت تتمتع بقدرات مبهرة وتصميم واجهة تفاعلية. يقوم بأتمتة العديد من المهام مثل تتبّع التكاليف، واحتساب الرواتب، وإنشاء فواتير مخصّصة، وإصدار الفواتير، وتحليل البيانات.

يمكن لـ actiTIME التعامل مع مجموعات بيانات كبيرة، وإنشاء عروض تقديمية وجداول بيانات، ورفع الإنتاجية، وتوفير الوقت بالتخلّص من كثير من المهام الإدارية الروتينية قليلة القيمة.

وما هو أكثر فائدة هو سياسة التسعير. يمكن للمحاسبين المستقلّين والشركات الصغيرة التي تضم حتى ثلاثة أفراد استخدام النسخة المجانية من البرنامج. أما الفرق الأكبر فعليها الدفع، لكنها تستطيع أيضاً تجربة المنتج لمدة 30 يوماً.

Speechify

Speechify ليس برنامج محاسبة تقليدياً. يمكنه مساعدة الشركات في حفظ السجلات بتحويل المقالات، والتقارير، المستندات، وقوائم التحقق إلى ملفات صوتية. وجود سجلات العملاء والسجلات الداخلية بصيغة صوتية قد يكون مفيداً في حالات كثيرة.

بفضل تقنية تحويل النص إلى كلام، يمكن لـ Speechify تحويل كل شيء إلى كلام — من الصور إلى المستندات الممسوحة ضوئياً ، إلى صفحات الويب.

يستخدم كثير من المحاسبين والمحاسبين القانونيين Speechify لتسهيل مراجعة تقاريرهم على الهواتف الذكية. تخيّل أنك مضطر لمراجعة تدقيق داخلي، أو مشروع عميل، أو تقرير مصاريف لفريقك، أو متابعة رسائل وسائل التواصل وLinkedIn.

لكن كل ذلك أعمال في آخر لحظة، وليس لديك وقت لقراءة أكوام من الأوراق.

يمكن لـ Speechify تحويل تلك التقارير إلى ملفات صوتية عالية الجودة. يمكنك الاستماع إلى أصوات شبيهة بالبشر، واختيار لهجات مختلفة، وحتى زيادة سرعة التشغيل.

يمكنك الاطلاع على تقاريرك بسرعة تفوق بخمس مرات سرعة القراءة المتوسطة.

والأفضل من ذلك، أنه يساعدك على الاطلاع على التقارير المهمة عندما تكون عيناك مرهقتين من النظر إلى الشاشة. يتوفر Speechify على أجهزة iOS المحمولة، كتطبيق Android المحمول، وعلى أجهزة Microsoft Windows وMac.

يمكنك أيضاً مسح المحتوى الورقي ضوئياً وإدخاله في برنامج المحاسبة دون القلق بشأن إدخال البيانات يدوياً. ومن هناك، يصبح من السهل مشاركة الملف الصوتي على جهازك المفضل.

إذا كنت ترغب في تجربة Speechify في شركتك المحاسبية، فاستعد لعملية تسجيل سريعة.