Verstehen von IVR-Sprachaufnahmen

Interactive Voice Response (IVR)-Systeme haben eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung von Callcentern, PBX-Systemen und Kontaktzentren gespielt. Sie verbessern maßgeblich die...

Interactive Voice Response (IVR)-Systeme haben eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung von Callcentern, PBX-Systemen und Kontaktzentren gespielt. Sie verbessern maßgeblich die Kundenerfahrung, indem sie effiziente Dienstleistungen bieten und Telefonieanwendungen benutzerfreundlicher machen. Ein wesentlicher Bestandteil jedes IVR-Systems ist die Sprachansage. Diese IVR-Ansagen leiten Anrufer durch das Telefonsystem und tragen zu einem reibungslosen und qualitativ hochwertigen Anrufbearbeitungsprozess bei.

Was sind IVR-Ansagen?

IVR-Ansagen sind die Sprachmitteilungen, die Anrufer hören, wenn sie mit einem automatisierten Telefonsystem interagieren. Diese Ansagen können Warteschleifen-Nachrichten, Begrüßungen, Menüs und Anweisungen umfassen, die alle darauf abzielen, den Anrufer durch das System zu führen. Sie werden mit professionellen Sprachaufnahmen von Sprechern erstellt oder mithilfe von Text-to-Speech-Software generiert.

Wie nehme ich eine IVR-Nachricht auf?

Bereiten Sie zunächst Ihre IVR-Skripte vor, um eine IVR-Nachricht aufzunehmen. Die Skripte sollten einfach und klar sein und alle notwendigen Informationen enthalten, die Ihre Anrufer benötigen könnten.

Sie können dann ein professionelles Sprachtalent engagieren oder einen Sprecher für die Aufnahme verwenden. Es lohnt sich, zweisprachige Sprachtalente, wie spanischsprachige Künstler, für eine breitere Reichweite in Betracht zu ziehen. Alternativ kann Text-to-Speech-Software verwendet werden, um Sprachansagen zu generieren.

Sobald die Sprachaufnahme abgeschlossen ist, werden die Audiodateien auf Klarheit und Konsistenz bearbeitet, um ein hochwertiges Endprodukt zu gewährleisten.

Der Unterschied zwischen IVR und Ansage

Während IVR das gesamte interaktive Sprachdialogsystem umfasst, einschließlich seines Designs, seiner Funktionalität und Verwaltung, ist eine Ansage ein Bestandteil des IVR. Die Ansage, oder die IVR-Stimme, ist die Nachricht, die Anrufer hören und auf die sie reagieren, während sie durch das IVR-System navigieren.

Welches Sprachformat verwendet IVR?

Das Standard-Sprachformat für IVR-Systeme ist WAV oder MP3. Diese Formate werden auf verschiedenen Plattformen weitgehend unterstützt und gewährleisten eine hohe Audioqualität. Das spezifische Format kann von den Anforderungen Ihres Telefonsystems abhängen.

Wichtiger Unterschied zwischen einer Ansage und einer IVR-Nachricht

Eine Ansage ist eine spezifische Art von IVR-Nachricht, die darauf ausgelegt ist, den Anrufer zu einer Handlung aufzufordern. Eine IVR-Nachricht kann jedoch jede aufgezeichnete Nachricht sein, die während eines Anrufs abgespielt wird, wie Begrüßungen, Warteschleifen-Nachrichten oder Informationen zu Geschäftszeiten.

Wie lade ich eine IVR-Sprachaufnahme hoch?

Das Hochladen einer IVR-Sprachaufnahme hängt von Ihrem spezifischen IVR-System oder Dienstanbieter ab. In der Regel umfasst es jedoch den Zugriff auf das Admin-Portal des Systems, das Navigieren zum Abschnitt für Ansagen oder Sprachaufnahmen und das Hochladen der entsprechenden Audiodatei. Konsultieren Sie immer die Richtlinien oder den Helpdesk Ihres Anbieters für spezifische Anweisungen.

Was sollte ich während der Nachricht sagen?

Was Sie während der IVR-Nachricht sagen, hängt von ihrem Zweck ab. Eine gute Faustregel ist, die Nachrichten klar, prägnant und respektvoll zu halten. Begrüßen Sie den Anrufer immer, geben Sie die notwendigen Informationen und leiten Sie ihn zu den nächsten Schritten.

Top 8 IVR-Aufnahmesoftware und Apps

1. Twilio: Bekannt für seine Flexibilität und robusten APIs, unterstützt Twilio benutzerdefinierte IVR-Systeme, einschließlich Sprachansagen und Aufnahmen.
2. Genesys: Ein führendes Unternehmen im Bereich Kundenerfahrung, bietet Genesys erweiterte IVR-Funktionalitäten, einschließlich dynamischer Routing- und Ansageaufnahmen.
3. Avaya: Avayas Contact-Center-Lösungen umfassen erweiterte IVR-Fähigkeiten und professionelle Sprachaufnahmedienste.
4. Nuance: Nuance bietet IVR- und Auto-Attendant-Lösungen mit fortschrittlichen Text-to-Speech- und Spracherkennungsfunktionen. Ihre Software unterstützt eine breite Palette von Sprachen.
5. 8x8: 8x8 bietet umfassende IVR-Lösungen, einschließlich einfacher Verwaltung von Sprachansagen, und verfügt über hochwertige Sprachaufnahmen.
6. Five9: Bekannt für seine Cloud-Contact-Center-Software, bietet Five9 auch IVR-Fähigkeiten mit leistungsstarken Self-Service-Funktionen.
7. Aspect: Aspect bietet sowohl Self-Service-IVR als auch agentengestützten Service, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.
8. NICE inContact: Diese Lösung bietet IVR- und ACD-Funktionen für Routing- und Self-Service-Optionen und ist damit für Kontaktzentren jeder Größe geeignet.

Denken Sie daran, dass die Wahl der Software von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Zielen für das Kundenerlebnis und Preisüberlegungen abhängt.

IVR-Sprachansagen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes modernen Callcenters oder PBX-Systems. Sie spielen eine bedeutende Rolle bei der Gestaltung des Kundenerlebnisses und sorgen für reibungslose Interaktionen. Die Investition in hochwertige IVR-Sprachansagen und professionelle Sprachdienste kann Ihrem Unternehmen helfen, ein professionelleres Image zu präsentieren und Ihre Kunden effektiver zu bedienen.

Um Ihr Verständnis von IVR-Systemen zu vertiefen, nutzen Sie Werkzeuge wie E-Learning-Materialien, Demos, Erfahrungsberichte und Podcast-Ressourcen. Ziehen Sie immer die Dienste von professionellen Sprechern und Voice-Over-Künstlern in Betracht, um natürlich klingende und ansprechende IVR-Sprachaufnahmen zu gewährleisten.

Egal, ob Sie intern aufnehmen oder Ihre Sprachaufnahmen auslagern, der Fokus sollte immer auf Klarheit, Professionalität und der Qualität Ihrer Sprachmitteilungen liegen. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kann Ihr IVR-System zu einem unverzichtbaren Werkzeug werden, um Kundeninteraktionen zu verbessern und Ihre Servicequalität insgesamt zu steigern.