Sprachaufnahmen für IVR sind nicht so kompliziert. Und mit dem ultimativen Leitfaden für Sprachaufnahmen für interaktive Sprachdialogsysteme können wir es noch einfacher machen.

Interaktive Sprachdialogsysteme, auch bekannt als IVR-Systeme, gibt es schon eine Weile, und mehrstufige IVR-Systeme werden immer noch hauptsächlich für die Anrufweiterleitung und das Management eingehender Anrufe und Warteschlangen von verschiedenen Unternehmenstypen genutzt. Diese Art von System hilft, die Anrufverteilung zu verwalten und den Anruffluss aufrechtzuerhalten, sowie die Wartezeiten zu reduzieren, was die Kundenerfahrung verbessert. Sprachaufnahmen für IVR-Systeme helfen auch dabei, Erstkunden an die richtige Abteilung zu verweisen.

Diese Telefonsysteme kombinieren TTS-Technologien oder standardisierte vorab aufgezeichnete Nachrichten mit DTMF (Dual-tone multi-frequency) und werden durch CTI-Technologie ermöglicht.

Im Wesentlichen fungieren diese Systeme als ACD und begrüßen die Anrufer im Telefongespräch oder interagieren mit ihnen anstelle eines tatsächlichen Agenten, halten sie in der Leitung und versorgen sie mit Informationen. Das automatisierte Sprachdialogsystem unterstützt auch den Betrieb in automatisierten Anrufverteilungszentren. 

Verständlicherweise sind die Sprachaufnahmen für IVR (Interactive Voice Response) sehr wichtig. Schließlich übernehmen sie das gesamte Gespräch – im wahrsten Sinne des Wortes. Daher ist es entscheidend, dass dieser automatische Assistent richtig klingt. Aber wie kann man das erreichen? Und wie erstellt man überhaupt eine IVR-Sprachaufnahme? Nun, dieser Leitfaden wird Sie durch all das und noch mehr führen, also bleiben Sie dran und erfahren Sie alles darüber.

Was ist interaktive Sprachkommunikation (IVMS)?

Wir haben IVR-Systeme kurz angesprochen, aber lassen Sie uns näher auf IVR und IVMS eingehen. Wie bereits erwähnt, arbeiten interaktive Sprachdialogsysteme im Wesentlichen als automatisierte Agenten.

Sie müssen nur die IVR- oder IVMS-Menüoptionen verwenden und die Option auswählen, die Sie interessiert. Es ist ziemlich ähnlich wie mit einem echten Agenten zu sprechen, natürlich unter der Voraussetzung, dass alles korrekt funktioniert. Ein IVR-System sollte gut gestaltet sein.

Dazu gehört, dass die Nachricht leicht verständlich, informativ und auch angenehm anzuhören ist. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, führt dies zu höheren Kundenzufriedenheitsraten und erleichtert die Pflege des Kundenbeziehungsmanagements (CRM). 

Was ist interaktive Spracherkennung (IVR)?

Wie bereits erwähnt, ist die interaktive Spracherkennung eine Möglichkeit, auf das IVR-Menü zuzugreifen. Bestimmte Programme sind so gestaltet, dass der Kunde einfach mit seiner Stimme interagieren kann. Es ist sehr einfach und erspart Ihnen die Mühe, das Menü zu verwenden.

IVR-Systeme werden im Allgemeinen genutzt, um ein hohes Anrufvolumen bei minimalen Kosten zu bedienen. Sie sind sehr interaktiv und, wie bereits erwähnt, ersparen sie Ihnen das Gespräch mit einem echten Agenten.

Wenn jedoch die Erstlösungsquote nicht funktioniert, müssen Kunden, die eingehende Anrufe tätigen, möglicherweise vom automatischen Assistenten an einen tatsächlichen Kontaktcenter-Agenten weitergeleitet werden, daher ist es wichtig, dass alles reibungslos verläuft. Schließlich benötigt ein IVR ein System, eine Datenbank, Telekommunikationsausrüstung und seine eigene Infrastruktur, um zu funktionieren.

Heutzutage kann die IVR-Technologie viel für Sie tun. Dazu gehört, Sie über Kontostände zu informieren, auf Kontoinformationen zuzugreifen, Pins oder Passwörter einzurichten oder zu ändern, Informationen abzurufen, Zahlungen zu leisten und Gelder zu überweisen und so weiter.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von IVR ist das bereits erwähnte Menü. Es ist ein Antwortsystem, das es Kunden ermöglicht, das IVR-System zu bedienen, und es bearbeitet Kundenanrufe. Sie können darauf mit einer einfachen Tonwahl-Tastaturmethode oder mit Ihrer Stimme zugreifen, je nach Programmierung.

Vorbereitung Ihres Sprachaufnahmeprojekts

Bevor Sie mit Ihrer IVR-Arbeit für ein VoIP-System beginnen, müssen Sie zwei Hauptsachen tun: Verstehen, wen Sie ansprechen, und ein überzeugendes Skript erstellen.

Überlegen Sie zunächst, wer mit Ihrer IVR-Arbeit interagieren wird. Sind sie mit der Zentrensoftware vertraut oder nutzen sie ein solches System zum ersten Mal? Was sind ihre Vorlieben? Wie kommunizieren sie? Diese Erkenntnisse sind entscheidend, insbesondere wenn Ihre Sprachaufnahme in On-Premises-CRM-Systeme integriert ist.

Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise jünger ist, könnte eine lustige und lebendige Stimme passend sein. In einem professionellen Umfeld könnte jedoch ein ernsterer Ton geeigneter sein. Die richtige Stimme zu wählen, stellt sicher, dass Ihre Botschaft beim Zuhörer ankommt und seine Erfahrung optimiert.

Ein gutes Skript erstellen

Als nächstes kommt das Skript, ein wesentlicher Bestandteil, wenn Sie den Benutzerfluss durch Ihr VoIP- oder IVR-System optimieren möchten. Denken Sie daran als die Landkarte für Ihre VR-Aufnahme. Es sollte klar und prägnant sein.

Überlegen Sie, welche häufigen Fragen oder Informationen die Nutzer suchen könnten, und stellen Sie sicher, dass Ihr Skript diese abdeckt. Halten Sie die Sprache einfach, fast so, als würden Sie mit einem Freund sprechen. Dieser Ansatz sorgt für Klarheit und Verständlichkeit, besonders wenn es mit Zentrumssoftware integriert wird.

Beim Erstellen Ihres Skripts sollten Sie angeben, wo Betonung erforderlich ist, wo Pausen eingelegt werden sollen oder wo eine bestimmte Emotion vermittelt werden sollte. Solche Markierungen helfen dem Sprecher, den Inhalt effektiv zu vermitteln und das Benutzererlebnis zu verbessern.

Mit einem klaren Verständnis Ihrer Zielgruppe und einem gut vorbereiteten Skript sind Sie bereit, Ihr Voice-over-Projekt zu starten. Ob für lokale Systeme oder cloudbasierte VoIP, der erste Kontakt der Nutzer erfolgt oft über Ihre Sprachaufnahme. Sorgen Sie dafür, dass es nicht nur eine Begrüßung, sondern ein herzliches und informatives Willkommen ist!

Die Vor- und Nachteile der Nutzung von IVMS

Es gibt mehrere wichtige Vorteile bei der Nutzung von IVMS. Ein besonders wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, die Verfügbarkeit auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu optimieren.

Selbstbedienung spart dem Unternehmen auch Geld und Zeit, da die Mitarbeiter auf komplexere Projekte konzentriert werden können, anstatt ihre Zeit im Callcenter mit der Beantwortung einfacher Fragen zu verbringen. IVMS kann auch nützlich sein, wenn der Kunde nicht in der Lage ist, telefonisch zu sprechen.

Es gibt jedoch auch Nachteile bei IVMS-Systemen. Sie können Geld sparen, aber je nach den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens könnte die Integration von IVMS teurer sein als ein Callcenter. Außerdem geben sie den Kunden möglicherweise nicht immer die benötigten Antworten, was zu Fehlinformationen oder Verwirrung führen kann.

Im Gegensatz zu IVR, das es Kunden ermöglicht, eine Nachricht zu hinterlassen oder einen Rückruf zu vereinbaren, indem sie ihre Telefonnummer angeben oder die benötigten Informationen erhalten, kann IVMS komplizierter sein. Zudem kann IVMS Sie nicht an die richtige Abteilung weiterleiten, falls Sie bei der Anrufweiterleitung einen Fehler machen, da es im Wesentlichen nur auf SMS-Austausch hinausläuft.

Wie man Speechify für Ihre Voice-over-Bedürfnisse nutzt

Speechify ist ein Text-to-Speech-Dienst, der jedes Textformat in eine Audioaufnahme umwandeln kann. Mit Speechify können Sie PDFs, Google Docs, Artikel und sogar echte Bücher in nur wenigen Minuten in Echtzeit in eine Audiodatei umwandeln.

Speechify verfügt über eine umfangreiche Sammlung verschiedener Stimmen, die realistisch klingen und angenehm zu hören sind. Es bietet auch eine Vielzahl von verschiedenen Sprachen, was es auch für nicht-englischsprachige Nutzer geeignet macht. Speechify bietet sehr erschwingliche Preise und ist auf fast allen Geräten verfügbar.

Deshalb können TTS-Dienste wie Speechify die perfekte IVR-Lösung für Anrufbeantworter-Automatisierungsanwendungen sein. Außerdem kann Speechify auch verwendet werden, wenn Sie eine Sprachaufnahme benötigen, die während der Wartezeiten abgespielt wird.

Am wichtigsten ist, dass diese TTS-Reader ideal für IVR-Systeme sind, da sie in der Regel mit sehr lebensechten Stimmen ausgestattet sind, die Menschen beruhigen und informieren können. Oder zumindest halten sie sie in der Leitung, bis sie bereit sind, zu einem Callcenter-Mitarbeiter weitergeleitet zu werden.

Wie kann Speechify bei Ihren IVM-Bedürfnissen helfen?

IVM umfasst verschiedene Methoden der Sprachübertragung, die durch automatisiertes Outsourcing und Telefonsysteme unterstützt werden. Und die Stimmen von Speechify sind so vielseitig, dass Sie sie für alle Arten von interaktiven Sprachmeldesystemen verwenden können.

Insbesondere sind Speechify und ähnliche Tools hervorragend für individuelle Sprachübertragungen und Voice-over-Bedürfnisse bei der Anrufaufzeichnung geeignet, da sie erschwinglich und vielseitig sind. Die Preise sind ebenfalls erschwinglich, was ein großartiges Angebot für kleine Geschäftsinhaber ist, die ihr Budget schonen möchten.

Wie bereits erwähnt, ist Selbstbedienung bequem und wichtig, und Speechify kann dabei ebenfalls helfen. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen über die Verfügbarkeit von Sprachen machen, wenn Sie nach dem perfekten Voice-over-Anbieter suchen, da Speechify viele Sprachen zur Auswahl hat. Das ist großartig, da viele Kontaktzentren eine große Kundenbasis bedienen.

Speechify ist auch großartig, da Sie die verschiedenen Stimmen durchsuchen und ausprobieren können, bevor Sie sich entscheiden. So können Sie sich Zeit nehmen, die perfekte Stimme für Ihre IVM-Bedürfnisse auszuwählen. Schließlich klingen die Stimmen sehr realistisch, und die Optionen in natürlicher Sprache sind hervorragend, was die Kundenerfahrung und Nutzung verbessert.

FAQ

Was ist das beste IVR-System?

Einige der derzeit besten verfügbaren IVR-Software sind VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk und CloudTalk.

Warum IVMS verwenden?

Ein IVMS kann besonders hilfreich sein bei hohem Anrufaufkommen, da es den Kunden ermöglicht, die benötigten Informationen über Selbstbedienung zu erhalten.

Was sind die besten IVR-Praktiken?

Es gibt mehrere Praktiken, die die Nutzung von IVR und die Kundenerfahrung verbessern können. Zum Beispiel sollten die Optionen leicht verständlich sein, eine menschlich klingende Stimme haben, dem Kunden die Möglichkeit bieten, sich mit einem Callcenter-Mitarbeiter zu verbinden, Wartezeiten mit Werbung füllen, Nutzer ermutigen, andere Kanäle zu nutzen, und dem Anrufer sowohl IVR als auch IVMS anbieten.