IVR 프롬프트로 발신자 경험 향상하기

이 글에서는 IVR란 무엇인지, IVR 프롬프트의 종류, IVR 스크립트의 모범 사례, 성우를 활용한 IVR 프롬프트 녹음 방법 등을 탐구합니다.

IVR 프롬프트: 전문 성우 녹음으로 발신자 경험 향상

전화 및 콜센터 분야에서 인터랙티브 음성 응답(IVR) 시스템은 고객 상호작용 관리에 중요한 역할을 합니다. IVR 프롬프트, 또는 음성 프롬프트는 발신자에게 메뉴 옵션을 안내하고 통화 라우팅을 돕는 사전 녹음된 메시지입니다. 이 글에서는 IVR란 무엇인지, IVR 프롬프트의 종류, IVR 스크립트의 모범 사례, 성우를 활용한 IVR 프롬프트 녹음 방법, 그리고 Speechify를 활용한 IVR 프롬프트 제작의 이점에 대해 알아봅니다.

IVR란 무엇인가?

IVR, 즉 인터랙티브 음성 응답은 녹음된 음성 프롬프트와 키패드 입력을 통해 고객 통화와 상호작용하는 자동 전화 시스템입니다. IVR 메뉴는 발신자가 메뉴 옵션을 탐색하고 정보를 얻으며 다양한 작업을 수행할 수 있게 해줍니다. IVR 시스템은 콜센터, 컨택센터, 고객 서비스 부서에서 높은 통화량을 효율적으로 처리하고 고객 상호작용을 간소화하는 데 널리 사용됩니다.

IVR 프롬프트의 종류

IVR 프롬프트는 목적과 기능에 따라 다양한 유형으로 분류될 수 있습니다:

1. 환영 인사 메시지: 발신자를 맞이하고 따뜻하게 환영하는 초기 프롬프트입니다. 발신자의 경험을 위한 분위기를 조성하며, 간단한 소개와 메뉴 옵션에 대한 지침을 포함할 수 있습니다.
2. 인터랙티브 음성 프롬프트: 이 프롬프트는 발신자가 메뉴 설정을 통해 계정 조회, 요금 납부, 주문 추적 등의 다양한 작업을 수행할 수 있도록 안내합니다. 발신자를 적절한 부서나 서비스로 안내하는 데 도움을 줍니다.
3. 다국어 옵션: IVR 시스템은 다양한 고객층을 위해 언어 옵션을 제공하는 경우가 많습니다. 다국어 프롬프트는 발신자가 선호하는 언어를 선택하여 개인화된 경험을 제공할 수 있게 합니다.

IVR 스크립트의 모범 사례

효과적인 IVR 스크립트를 작성하는 것은 원활하고 효율적인 발신자 경험을 제공하는 데 중요합니다. IVR 음성 프롬프트를 작성할 때 다음 모범 사례를 고려하세요:

1. 명확하고 간결하게: 프롬프트는 간결하고 이해하기 쉬워야 합니다. 발신자가 IVR 시스템을 쉽게 탐색할 수 있도록 간단한 언어를 사용하고 기술 용어는 피하세요.
2. 논리적인 메뉴 옵션: 발신자의 의도에 맞게 메뉴 옵션을 논리적으로 구성하세요. 일반적인 문의나 작업을 예상하고 메뉴를 그에 맞게 구조화하세요.
3. 적절한 톤과 목소리: 브랜드 이미지를 대표하고 IVR 시스템의 의도된 톤에 맞는 전문 성우를 선택하세요. 친근하고 전문적인 목소리는 고객 만족도를 높이고 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다.

성우를 활용한 IVR 프롬프트 녹음 방법

전문 성우를 활용하여 IVR 프롬프트를 녹음하려면 다음 단계를 따르세요:

1. IVR 스크립트 결정: 명확하고 간결한 프롬프트와 메뉴 옵션으로 IVR 스크립트를 준비하세요.
2. 성우 선택: 브랜드와 전달하고자 하는 톤에 맞는 전문 성우를 선택하세요. 성별, 억양, 언어 선호도 등을 고려하세요.
3. 음성 오버 서비스 활용: 성우를 고용하거나 음성 오버 마켓플레이스를 통해 IVR 프롬프트를 녹음할 전문가를 고용하세요. Google TTS, Woord, IMTranslator, Yakitome, Speechify와 같은 서비스는 IVR 시스템을 위한 고품질 음성 녹음을 제공합니다.
4. 지침 제공: IVR 스크립트와 특정 요구 사항을 성우에게 공유하세요. 원하는 톤, 발음, 특정 지침을 명확히 전달하세요.
5. 편집 및 포맷: 성우 녹음을 받은 후, IVR 시스템의 오디오 파일 요구 사항에 맞게 편집하고 포맷하세요.

IVR 프롬프트, 즉 인터랙티브 음성 응답 프롬프트는 IVR 시스템의 기능에 중요한 역할을 하며 전체 고객 경험에 기여합니다. 이러한 음성 프롬프트는 발신자가 메뉴 옵션을 통해 전화 시스템을 효율적으로 탐색할 수 있도록 안내합니다. 전문 성우와 고품질 음성 녹음을 사용하여 IVR 프롬프트는 발신자에게 세련되고 전문적인 인상을 줍니다. 메뉴 옵션 제공, 환영 인사 전달, 대기 메시지 제공 등 다양한 상황에서 이러한 프롬프트는 고객 경험을 향상시키고 원활한 통화 흐름을 보장합니다. IVR 프롬프트는 자동화 및 텍스트 음성 변환 기술과 결합하여 기업이 높은 통화량을 효과적으로 처리하고 고객 상호작용을 간소화할 수 있도록 합니다. 적절하게 작성된 IVR 스크립트와 프롬프트 녹음을 통해 고객 만족도가 증가하며, 발신자는 메뉴 옵션을 쉽게 안내받아 더 빠른 해결과 향상된 고객 참여로 이어집니다. 콜센터, 컨택센터, 또는 음성 사서함 시스템 등 다양한 용도에서 IVR 프롬프트와 그 기능은 원활한 고객 경험과 효율적인 통화 관리를 보장합니다.

Speechify가 IVR 프롬프트 제작을 간소화하는 방법

Speechify는 고급 플랫폼으로, IVR 프롬프트 제작 과정을 간소화할 수 있습니다. 텍스트 음성 변환 기능을 통해 Speechify는 작성된 스크립트를 자연스러운 음성 녹음으로 변환합니다. 이는 전문 성우를 고용할 필요성을 없애고 프롬프트 변경에 유연성을 제공합니다. Speechify를 사용하면 IVR 스크립트에 맞는 고품질 음성 프롬프트를 쉽게 생성하여 일관되고 전문적인 발신자 경험을 보장할 수 있습니다. 결론적으로, IVR 프롬프트는 인터랙티브 음성 응답 시스템의 필수 요소로, 효율적인 통화 라우팅을 가능하게 하고 고객 만족도를 향상시킵니다. IVR 스크립트의 모범 사례를 따르고 전문 음성 녹음을 활용함으로써 기업은 원활하고 개인화된 발신자 경험을 제공할 수 있습니다. Speechify와 같은 서비스는 IVR 프롬프트 제작에 간소화된 접근 방식을 제공하여, IVR 시스템의 기능과 전문성을 향상시키는 고품질 음성 프롬프트를 보장합니다. 잘 작성된 IVR 프롬프트와 전문 음성 녹음을 통합하면 긍정적인 발신자 경험을 위한 기반을 마련하고 고객 참여를 강화합니다.