Voice-overs voor IVR zijn niet zo ingewikkeld. En met de Ultieme Gids voor Voice-overs voor Interactieve Voice Messaging Systemen maken we het nog eenvoudiger.

Interactieve voice messaging systemen, ook wel IVR-systemen genoemd, bestaan al een tijdje en multi-level IVR-systemen worden nog steeds voornamelijk gebruikt voor het routeren van oproepen en het beheren van inkomende oproepen en wachtrijen door verschillende soorten bedrijven. Dit type systeem helpt bij het beheren van oproepverdeling en het in stand houden van de oproepstroom, evenals het handhaven van wachttijden, wat bijdraagt aan een verbeterde klantervaring. Voice-overs voor IVR-systemen helpen ook bij het doorverwijzen van eerste bellers naar de juiste afdeling.

Deze telefoonsystemen combineren TTS-technologieën of standaard vooraf opgenomen berichten met DTMF (Dual-tone multi-frequency) en worden mogelijk gemaakt door CTI-technologie.

In wezen is de rol van deze systemen om te functioneren als een ACD en de bellers te verwelkomen in het telefoongesprek of met hen te communiceren in plaats van een echte agent, hen aan de lijn te houden en hen van informatie te voorzien. Het geautomatiseerde voice messaging systeem helpt ook bij de werking van geautomatiseerde oproepverdelingscentra. 

Begrijpelijkerwijs is de voice-over voor IVR (interactieve voice response) erg belangrijk. Het doet immers al het praten — letterlijk. Het is dus cruciaal dat deze automatische assistent goed klinkt. Maar hoe doe je dat? En hoe maak je in de eerste plaats een IVR voice-over? Deze gids leidt je door dat alles en meer, dus blijf hangen en leer er alles over.

Wat is interactieve voice messaging (IVMS)?

We hebben kort IVR-systemen besproken, maar laten we dieper ingaan op IVR en IVMS. Zoals we al hebben vermeld, werken interactieve voice response-systemen in wezen als geautomatiseerde agenten.

Je hoeft alleen maar de IVR- of IVMS-menuopties te gebruiken en de optie te kiezen die je interesseert. Het is net alsof je met een echte agent praat, natuurlijk onder de voorwaarde dat alles correct werkt. Een IVR-systeem moet goed ontworpen zijn.

Dat houdt in dat het bericht gemakkelijk te begrijpen, informatief en ook prettig om naar te luisteren moet zijn. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, leidt dit tot hogere klanttevredenheidscijfers en vergemakkelijkt het het beheer van klantrelaties (CRM). 

Wat is interactieve spraakherkenning (IVR)?

Zoals we al hebben vermeld, is interactieve spraakherkenning een manier om toegang te krijgen tot het IVR-menu. Bepaalde programma's zijn zo gemaakt dat de klant eenvoudig kan communiceren met hun stem. Het is heel eenvoudig en bespaart je de moeite van het gebruik van het menu.

IVR-systemen worden over het algemeen gebruikt om een hoog belvolume tegen minimale kosten te bedienen. Ze zijn zeer interactief en, zoals we al hebben vermeld, besparen ze je de moeite om met een echte agent te praten.

Echter, wanneer de eerste-oproep-oplossing niet werkt, kunnen klanten die inkomende oproepen doen de automatische assistent nodig hebben om hen door te verbinden met een echte contactcenteragent, dus het is belangrijk dat alles soepel verloopt. Immers, een IVR heeft een systeem, een database, telefonieapparatuur en zijn eigen infrastructuur nodig om te werken.

Tegenwoordig kan IVR-technologie veel voor je doen. Dat omvat het melden van saldi, toegang tot accountinformatie, het instellen of wijzigen van pincodes of wachtwoorden, het opzoeken van informatie, het doen van betalingen en het overboeken van geld, enzovoort.

Een ander belangrijk onderdeel van IVR is het eerder genoemde menu. Het is een reactiesysteem waarmee klanten het IVR-systeem kunnen bedienen en het behandelt klantoproepen. Je kunt er toegang toe krijgen met een eenvoudige toetsentoetsmethode of met je stem, afhankelijk van de programmering.

Voorbereiden op je voice-over project

Voordat je aan je IVR-werk voor een VoIP-systeem begint, moet je twee hoofdzaken doen: begrijpen wie je aanspreekt en een overtuigend script maken.

Denk eerst na over wie met je IVR-werk zal communiceren. Zijn ze bekend met centersoftware of is dit hun eerste keer dat ze zo'n systeem gebruiken? Wat zijn hun voorkeuren? Hoe communiceren ze? Dit inzicht is cruciaal, vooral als je voice-over is geïntegreerd in on-premises CRM-systemen.

Als je doelgroep bijvoorbeeld jonger is, kan een leuke en levendige stem geschikt zijn. Voor een professionele omgeving is een serieuzere toon wellicht meer gepast. Het kiezen van de juiste stem zorgt ervoor dat je boodschap resoneert met de luisteraar en hun ervaring stroomlijnt.

Een goed script opstellen

Vervolgens is het script aan de beurt, een essentieel onderdeel als je de gebruikerservaring door je VoIP- of IVR-systeem wilt optimaliseren. Zie het als de routekaart voor je VR-opname. Het moet duidelijk en beknopt zijn.

Denk na over de veelvoorkomende vragen of informatie die gebruikers kunnen zoeken en zorg ervoor dat je script deze behandelt. Houd je taal eenvoudig, alsof je met een vriend praat. Deze aanpak zorgt voor duidelijkheid en gemak, vooral wanneer geïntegreerd met centersoftware.

Bij het opstellen van je script, geef aan waar nadruk nodig is, waar te pauzeren, of waar een bepaalde emotie moet worden overgebracht. Dergelijke aanwijzingen helpen de voice-over artiest om de inhoud effectief over te brengen, wat de gebruikerservaring verbetert.

Met een goed begrip van je publiek en een goed voorbereid script, ben je klaar om aan je voice-over project te beginnen. Of het nu voor systemen op locatie of cloud-gebaseerde VoIP is, de eerste interactie die gebruikers hebben is vaak via je stemopname. Zorg ervoor dat het niet alleen een begroeting is, maar een warme en informatieve welkom!

De voordelen en nadelen van het gebruik van IVMS

Er zijn verschillende belangrijke voordelen als het gaat om IVMS. Een bijzonder essentieel voordeel is de mogelijkheid om de beschikbaarheid te optimaliseren, zelfs buiten de gebruikelijke kantooruren.

Zelfbediening bespaart ook geld en tijd voor het bedrijf, omdat ze hun medewerkers kunnen richten op complexere projecten in plaats van hen hun tijd te laten besteden aan het callcenter om eenvoudige vragen te beantwoorden. IVMS kan ook nuttig zijn op momenten dat de klant niet in staat is om telefonisch te spreken.

Er zijn echter ook nadelen aan IVMS-systemen. Ze kunnen geld besparen, maar afhankelijk van de specifieke behoeften van een bedrijf, kan het integreren van IVMS meer kosten dan een callcenter. Bovendien geven ze misschien niet altijd de antwoorden die klanten nodig hebben, waardoor ze verkeerd geïnformeerd of verward achterblijven.

In tegenstelling tot IVR, waarmee klanten een bericht kunnen achterlaten of een terugbelverzoek kunnen plannen door hun telefoonnummer op te geven of zelfs de informatie te krijgen die ze nodig hebben, kan IVMS ingewikkelder zijn. Bovendien kan IVMS je niet doorverbinden naar de juiste afdeling als je een fout maakt bij het doorverbinden van een gesprek, omdat het in wezen neerkomt op SMS-uitwisseling.

Hoe Speechify te gebruiken voor je voice-over behoeften

Speechify is een tekst-naar-spraak dienst die elke tekstformaat kan omzetten in een audio-opname. Met Speechify kun je PDF's, Google Docs, artikelen en zelfs echte boeken in slechts enkele minuten omzetten in een audiobestand.

Speechify heeft een uitgebreide collectie van verschillende stemmen die realistisch klinken en prettig zijn om naar te luisteren. Het heeft ook een verscheidenheid aan verschillende talen, waardoor het ook geschikt is voor niet-Engelstalige gebruikers. Speechify heeft ook zeer betaalbare prijzen en is beschikbaar op bijna alle apparaten.

Daarom kunnen TTS diensten, zoals Speechify, de perfecte IVR-oplossing zijn voor voicemailautomatisering. Bovendien kan Speechify ook worden gebruikt als je een stemopname nodig hebt die kan worden afgespeeld tijdens wachttijden.

Het belangrijkste is dat deze TTS-lezers ideaal zijn voor IVR-systemen, omdat ze meestal zeer levensechte stemmen hebben en mensen op hun gemak kunnen stellen en informeren. Of, op zijn minst, houden ze hen aan de lijn totdat ze klaar zijn om doorverbonden te worden naar een callcenter operator.

Hoe kan Speechify helpen met je IVM-behoeften?

IVM omvat verschillende methoden voor stemuitzending ondersteund door geautomatiseerde outsourcing en telefoonsystemen. En, de stemmen van Speechify zijn zo veelzijdig dat je ze kunt gebruiken voor alle soorten interactieve stemberichtensystemen.

Specifiek zijn Speechify en soortgelijke tools uitstekend voor aangepaste stemuitzendingen en voice-over behoeften voor gespreksopnames vanwege de betaalbaarheid en veelzijdigheid. De prijzen zijn wederom betaalbaar, wat een geweldige deal is voor kleine ondernemers die budget willen besparen.

Zoals we al hebben vermeld, is zelfbediening handig en belangrijk, en Speechify kan daar ook bij helpen. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over taalbeschikbaarheid bij het zoeken naar de perfecte voice-over provider, aangezien Speechify veel talen heeft waaruit je kunt kiezen. Dat is geweldig omdat veel contactcenters een groot klantenbestand bedienen.

Speechify is ook geweldig omdat je de verschillende stemmen kunt beluisteren en bekijken voordat je een beslissing neemt, wat betekent dat je de tijd kunt nemen om de perfecte stem voor je IVM-behoeften te kiezen. Tot slot klinken de stemmen zeer realistisch, en de opties voor natuurlijke taal zijn geweldig, wat de klantervaring en het gebruik verbetert.

FAQ

Wat is het beste IVR-systeem?

Enkele van de beste momenteel beschikbare IVR-software zijn VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk en CloudTalk.

Waarom IVMS gebruiken?

Een IVMS kan vooral nuttig zijn tijdens drukke belmomenten, waardoor klanten de informatie die ze nodig hebben via zelfbediening kunnen krijgen.

Wat zijn de beste IVR-praktijken?

Er zijn verschillende praktijken die het gebruik van IVR en de klantervaring kunnen verbeteren. Bijvoorbeeld, opties gemakkelijk te begrijpen maken, een menselijke stem gebruiken, de klant de mogelijkheid bieden om verbinding te maken met een callcenteroperator, promotionele wachttijd hebben, gebruikers aanmoedigen om verbinding te maken met andere kanalen, en de beller zowel IVR als IVMS aanbieden.