Sistemele Interactive Voice Response (IVR) au jucat un rol esențial în transformarea centrelor de apel, a centralelor PBX și a centrelor de contact. Acestea îmbunătățesc semnificativ experiența clienților prin furnizarea unor servicii eficiente și fac aplicațiile de telefonie mai prietenoase pentru utilizator. O parte esențială a oricărui sistem IVR este mesajul vocal. Aceste mesaje IVR ghidează apelanții prin sistemul telefonic, contribuind la un proces de gestionare a apelurilor eficient și de calitate superioară.
Ce sunt mesajele vocale pentru IVR?
Mesajele IVR sunt înregistrările vocale pe care apelanții le aud atunci când interacționează cu un sistem telefonic automatizat. Aceste mesaje pot include notificări în timpul așteptării, mesaje de întâmpinare, meniuri și instrucțiuni, toate concepute să ghideze apelantul prin sistem. Sunt create folosind înregistrări profesionale realizate de voci specializate sau generate cu software text-to-speech.
Cum înregistrez un mesaj IVR?
Pentru a înregistra un mesaj IVR, începeți prin a pregăti scripturile IVR. Acestea trebuie să fie simple, clare și să conțină toate informațiile de care pot avea nevoie apelanții.
Puteți apoi să angajați un profesionist specializat în voci sau să folosiți un voice-over artist pentru înregistrare. Merită luată în considerare colaborarea cu voci bilingve, cum ar fi artiști care vorbesc spaniola, pentru a avea o acoperire mai largă. Alternativ, puteți utiliza software text-to-speech pentru a genera mesajele vocale.
După finalizarea înregistrării vocale, fișierele audio sunt editate pentru claritate și consistență, pentru a obține un produs final de înaltă calitate.
Diferența dintre IVR și mesajul vocal
În timp ce IVR se referă la întregul sistem de răspuns vocal interactiv, inclusiv designul, funcționalitatea și administrarea acestuia, un mesaj vocal este o componentă a IVR-ului. Mesajul, sau vocea IVR, este mesajul pe care apelanții îl aud și la care răspund în timp ce navighează în sistemul IVR.
Ce format de voce folosește IVR?
Formatul standard de voce pentru sistemele IVR este WAV sau MP3. Aceste formate sunt recunoscute pe multe platforme și asigură o calitate înaltă a sunetului. Formatul specific poate depinde de cerințele sistemului dumneavoastră de telefonie.
Principala diferență dintre un prompt și un mesaj IVR
Un prompt este un tip specific de mesaj IVR conceput pentru a instrui apelantul să efectueze o acțiune. Un mesaj IVR, însă, poate fi orice mesaj înregistrat care se redă în timpul unui apel, cum ar fi mesajele de întâmpinare, anunțurile din timpul așteptării sau informațiile despre programul de funcționare.
Cum încarc o înregistrare vocală IVR?
Încărcarea unei înregistrări vocale IVR depinde de sistemul sau furnizorul dumneavoastră de IVR. În general, presupune accesarea portalului de administrare al sistemului, navigarea către secțiunea de mesaje sau înregistrări vocale și încărcarea fișierului audio potrivit. Consultați întotdeauna ghidul furnizorului sau departamentul de asistență pentru instrucțiuni specifice.
Ce ar trebui să spun în timpul mesajului?
Conținutul mesajului IVR depinde de scopul acestuia. O regulă de bază este să păstrați mesajele clare, concise și politicoase. Salutați întotdeauna apelantul, furnizați informațiile necesare și ghidați-l către pașii următori.
Top 8 aplicații și programe pentru înregistrare IVR
- Twilio: Cunoscut pentru flexibilitatea și API-urile sale robuste, Twilio susține sisteme IVR personalizate, inclusiv mesaje și înregistrări vocale.
- Genesys: Un lider în experiența clienților, Genesys oferă funcționalități IVR avansate, inclusiv rutare dinamică și înregistrarea mesajelor vocale.
- Avaya: Soluțiile de centru de contact Avaya includ capabilități IVR avansate și servicii profesionale de înregistrare vocală.
- Nuance: Nuance oferă soluții IVR și auto-attendant cu funcții avansate de text-to-speech și recunoaștere vocală. Software-ul lor suportă o gamă largă de limbi.
- 8x8: 8x8 oferă soluții IVR complete, inclusiv management ușor al mesajelor vocale și înregistrări voice-over de calitate superioară.
- Five9: Cunoscut pentru software-ul cloud dedicat centrelor de contact, Five9 oferă și funcții IVR cu opțiuni puternice de autoservire.
- Aspect: Aspect oferă atât servicii IVR de autoservire, cât și servicii cu agent, asigurând o experiență a clienților fără întreruperi.
- NICE inContact: Această soluție oferă capabilități IVR și ACD pentru rutare și opțiuni de autoservire, fiind potrivită pentru centre de contact de orice dimensiune.
Nu uitați, alegerea software-ului depinde de nevoile specifice, obiectivele privind experiența clienților și de buget.
Mesajele vocale IVR reprezintă o parte esențială a oricărui call center modern sau sistem PBX. Ele joacă un rol important în definirea experienței clienților și în asigurarea unor interacțiuni fluide. Investiția în mesaje vocale IVR de calitate și servicii profesionale de voice-over ajută organizația să își proiecteze o imagine profesionistă și să își deservească mai eficient clienții.
Pentru a-ți aprofunda cunoștințele despre sistemele IVR, folosește instrumente precum materiale de e-learning, demonstrații, testimoniale și resurse tip podcast. Apelează întotdeauna la servicii de interpreți vocali profesioniști pentru înregistrări IVR naturale și captivante.
Indiferent dacă înregistrați intern sau apelați la servicii externe pentru mesajele vocale, accentul trebuie să fie pus pe claritate, profesionalism și calitatea mesajelor. Printr-o planificare și o execuție corectă, sistemul IVR poate deveni un instrument valoros pentru îmbunătățirea interacțiunii cu clienții și a serviciilor oferite.
