Den omfattande guiden till mötesutskrifter: Definition, betydelse och bästa verktyg

Vad är en mötesutskrift? En mötesutskrift är en skriftlig redogörelse av ljud- och ibland videoinnehållet från ett möte, som täcker varje detalj...

Vad är en mötesutskrift?

En mötesutskrift är en skriftlig redogörelse av ljud- och ibland videoinnehållet från ett möte, som täcker varje detalj som talas under sessionen. Oavsett om det är ett Zoom- eller Google Meet-möte, omvandlar mötestranskriptionstjänster hela ljudinspelningen av konferensen till ett läsbart format. Denna process, känd som 'transkribering', fångar varje ord och inkluderar ofta ytterligare element som tidsstämplar och talaridentifiering.

Hur får jag en mötesutskrift?

Att få en mötesutskrift är enkelt tack vare det stora utbudet av transkriptionstjänster som finns tillgängliga. De flesta videokonferensplattformar, som Zoom och Microsoft Teams, har inbyggda transkriptionsfunktioner som kan transkribera möten i realtid eller från inspelade filer. Dessutom finns det tredjepartsverktyg som erbjuder noggranna transkriptionstjänster och stödjer olika användningsområden inklusive webbseminarier, podcaster och virtuella möten. Dessa verktyg integreras ofta med videokonferensplattformar och andra arbetsverktyg som Google Kalender, Slack och Dropbox.

Mötesutskrift vs. Mötesprotokoll

Även om både mötesutskrifter och protokoll ger en skriftlig redogörelse av ett möte, tjänar de olika syften. Mötesutskrifter erbjuder en ordagrann redogörelse av vad som diskuterades, och fångar alla detaljer, inklusive eventuella utfyllnadsord. Å andra sidan fokuserar mötesprotokoll på de viktigaste punkterna, åtgärdspunkterna och besluten som fattades under mötet. De följer vanligtvis en mötesagenda och är ofta förberedda i mallar för konsekvens.

Mötesutskrifter i Microsoft Teams och Zoom

I videomöten på Microsoft Teams finns mötestranskriptionsfunktionen under '...' menyn i möteskontrollerna. Utskriften genereras i realtid och kan laddas ner som en .txt- eller .docx-fil. På samma sätt erbjuder Zoom också en transkriptionstjänst. Vid publiceringsdatumet för denna blogg var Zooms transkriptionsfunktion inte tillgänglig i realtid och krävde en separat process för att ladda upp mötesinspelningar till en transkriptionstjänst.

Fördelarna med en mötesutskrift

Mötesutskrifter ger flera fördelar:

1. Inkluderande: De underlättar för individer som kan ha svårt att följa talat språk i realtid.
2. Granskning: De tillåter deltagare att granska mötesinnehållet i sin egen takt, vilket säkerställer att inga viktiga punkter missas.
3. Dokumentation: De erbjuder en detaljerad redogörelse av möten för framtida referens.
4. Effektivitet: De sparar tid på anteckningar och tillåter fokus på diskussionen under mötet.
5. Tydlighet: De hjälper till att klargöra eventuella missförstånd genom att ge en korrekt redogörelse av vad som sades.

Topp 8 mötestranskriptionsverktyg

1. Otter.ai: En AI-baserad transkriptionstjänst som integreras med Zoom och Google Meet, erbjuder realtidsutskrift, samarbetsfunktioner och tidsstämplar. Tillgänglig på iOS, Android och webben.
2. Rev: En populär transkriptionstjänst som erbjuder noggranna utskrifter med snabb leverans, lämplig för stora filer och längre möten.
3. Descript: Erbjuder ett omfattande arbetsflöde för att transkribera, redigera och polera utskrifter. Stöder även videoredigering.
4. Transcribe: Ett verktyg som specialiserar sig på att omvandla ljudfiler till text. Det tillåter användare att ladda upp filer och transkriberar i realtid.
5. Trint: Erbjuder en lättanvänd plattform för att transkribera ljud- och videofiler, och har en integrerad redigerare för att förfina utskrifter.
6. Scribie: Tillhandahåller både automatiska och manuella transkriptionstjänster, med fokus på noggrannhet.
7. Temi: En prisvärd, AI-baserad tjänst idealisk för snabba och övergripande utskrifter.
8. Happy Scribe: Erbjuder en rad funktioner inklusive transkription, undertexter och översättning till flera språk, inklusive portugisiska.

Varje leverantör har olika prismodeller, så överväg dina behov och din budget när du väljer en tjänst. Många erbjuder också integrationer med olika applikationer och tillhandahåller mobilappversioner för distansarbete.

Genom att använda mötestranskriptionsverktyg kan du öka produktiviteten och effektiviteten i dina möten, säkerställa att alla är på samma sida och att åtgärdspunkter följs upp.

Kom ihåg att ditt val av verktyg för mötestranskription bör stämma överens med dina mötesbehov, storleken på din organisation och karaktären på dina diskussioner. Med dessa insikter är du redo att fånga varje värdefull konversation i dina möten.