Hur man skriver ett telefonsvarsskript: Steg-för-steg-guide

Ett tydligt och professionellt telefonsvarsskript är avgörande för varje företag. Här är hur du skriver och spelar in ett skript.

I dagens snabba affärsvärld är effektiv kommunikation avgörande för framgång. En del av detta är hur företag hanterar sina telefonsamtal. Ett telefonsvarsskript spelar en central roll här, genom att vägleda dialogen över telefon, erbjuda konsekvens och förbättra kundservicen. Oavsett om det handlar om att hantera en ström av samtal i ett callcenter, skapa ett första intryck på nya kunder eller effektivt dirigera samtal i ett litet företag, kan ett väl utformat skript göra stor skillnad.

Låt oss utforska konceptet med telefonsvarsskript, deras betydelse, exempel och bästa tips för att skapa ett övertygande och effektivt telefonsvarsskript.

Vad är ett telefonsvarsskript?

Ett telefonsvarsskript är en förplanerad textuell guide för de dialoger som äger rum över ett företags telefonsystem. Dessa skript används för olika ändamål, från automatiska svarsskript till professionella röstbrevlådeskript. De utgör en viktig del av kundsupportstrategin för många organisationer, fungerar som automatiska svarare eller virtuella receptionister, dirigerar samtal och säkerställer att telefonsamtalen hanteras effektivt och professionellt.

Varför du bör ha ett telefonsvarsskript

Telefonsvarsskript spelar en avgörande roll i att upprätthålla en positiv kundupplevelse. Till att börja med säkerställer de konsekvens och professionalism i interaktionen med uppringare. De skapar ett första intryck på nya kunder och stärker förtroendet hos befintliga kunder. Skriptets precision hjälper till att förhindra missförstånd och främjar tydlig kommunikation med dina uppringare.

I små företag eller större företag med callcenter är telefonsvarsskript särskilt användbara. De hjälper till att dirigera samtal till rätt avdelning eller nästa tillgängliga agent, vare sig det är försäljningsavdelningen, faktureringsavdelningen eller teknisk support. Detta görs via huvudmenyn med alternativ, företagskatalogen eller en namnkatalog som ges till uppringarna.

Dessutom hjälper telefonsvarsskript till att hantera samtal utanför ordinarie öppettider. Skript för efter kontorstid ger uppringare information om dina öppettider, vilket gör det möjligt för dem att lämna ett kort meddelande i en röstbrevlåda eller be om att bli uppringda under ordinarie öppettider.

Exempel på automatiska svarsskript

Automatiska svarsskript, ofta en del av ett IVR-system (Interaktiv Röstrespons), är en integrerad del av ett företags telefonsystem. De dirigerar samtal effektivt, förbättrar kundservicen och minskar behovet av en heltidsreceptionist.

Här är några exempel:

Huvudmeny automatiskt svarsskript:

"Tack för att du ringer till [företagsnamn]. Om du vet din parts anknytning, vänligen slå in den nu. För försäljning, tryck 1. För teknisk support, tryck 2. För fakturering, tryck 3. För företagskatalog, tryck 4."

Öppettider automatiskt svarsskript:

"Tack för att du ringer till [företagsnamn]. Våra ordinarie öppettider är från 9 till 17, Eastern time. Vänligen lämna ett kort meddelande, så återkommer vi nästa arbetsdag."

Röstbrevlådeskript för efter kontorstid:

"Du har nått [företagsnamn] efter våra ordinarie öppettider. Vi är tillbaka på kontoret imorgon. Vänligen lämna ett röstmeddelande, så återkommer vi under våra ordinarie öppettider. Om du är en befintlig kund och behöver omedelbar hjälp, besök vår webbplats för vanliga frågor eller slå vårt supportteams anknytning."

Bästa tipsen för att skriva ett telefonsvarsskript

Ett väl utformat telefonsvarsskript kan vara ett effektivt verktyg för att hantera dina telefonsamtal, stärka ditt varumärke och säkerställa att dina uppringare får en smidig och positiv upplevelse. Oavsett om det är ett automatiskt svar, en professionell röstbrevlåda eller ett röstmeddelande för efter kontorstid, säger ditt telefonskript mycket om ditt företag. Så ta dig tid, planera det väl och gör varje samtal betydelsefullt.

Att skapa ett effektivt telefonsvarsskript kräver en genomtänkt strategi. Här är några bästa tips:

1. Håll det kort och enkelt

Håll ditt skript kortfattat, fokusera på att ge nödvändig information och vägleda uppringaren till nästa steg.

2. Använd en professionell ton

Behåll en professionell ton genom hela skriptet. Det representerar ditt företags image och sätter stämningen för samtalet.

3. Inkludera viktig information

Inkludera alltid ditt företagsnamn, telefonnummer och öppettider. Om du använder ett skript för efter kontorstid, låt uppringaren veta när de kan förvänta sig ett återkopplingssamtal eller ge dem möjligheten att lämna ett röstmeddelande.

4. Ge tydliga instruktioner

Se till att dina menyval är tydliga och ge instruktioner om hur uppringare kan nå olika avdelningar eller hur de kan återgå till huvudmenyn.

5. Anpassa för ditt företag

Ditt manus bör spegla ditt företags karaktär. Om du är ett kundorienterat företag, inkludera alternativ för prissättning, demonstrationer och säljrepresentanter. Om du är ett tekniskt företag, se till att alternativ för teknisk support är framträdande.

6. Använd mallar och exempel

Att använda mallar eller exempel kan vara till hjälp, särskilt om du skriver ditt första manus. Du kan anpassa dem för att passa ditt företags specifika behov.

7. Uppdatera regelbundet

Ditt telefonmeddelande-manus bör vara aktuellt och spegla förändringar i dina öppettider, personal eller tjänster.

8. Feedback är viktigt

Uppmuntra feedback från dina uppringare om ditt telefonsystem. Det kan hjälpa dig att identifiera förbättringsområden och förbättra kundupplevelsen.

9. Använd en AI-röstgenerator

Om du vill att ditt automatiska svarssystem ska låta professionellt men inte vill anlita en röstskådespelare varje gång du behöver uppdatera ditt manus, överväg att använda en AI-röstgenerator. Dessa är mycket mer prisvärda och enklare att anpassa eller ändra vid behov.

Spela in telefonmeddelande-manus med Speechify Voice Over Studio

Istället för att spela in din egen röst, en anställds röst eller en skådespelares röst, kan du använda Speechify Voice Over Studio för att generera ljud av professionell kvalitet för ditt telefonsystem. Speechify Voice Over Studio erbjuder över 120 naturligt klingande röster på mer än 20 olika språk och dialekter, och du kan helt anpassa AI-tal för uttal, pauser, tonhöjd och mer. Njut av obegränsade uppladdningar och nedladdningar, 100 timmar av röstgenerering per år, kommersiella användningsrättigheter, dygnet runt kundsupport och många fler funktioner.

Prova Speechify Voice Over Studio idag för dina telefonmeddelande-manus.