Muhasebeciler için en iyi verimlilik uygulamaları

Muhasebeciler, finans sektöründe çalışan en yoğun profesyoneller arasındadır. Uyum, finansal raporlama, muhasebe, vergi beyannamesi hazırlama, vergi indirimi alma gibi görevlerden sorumludurlar. Ancak müşterileri için yaptıklarını kendi ofislerinde de yapmak zorundadırlar.

Bu yüzden düzenli, verimli ve hatasız olmak, başarılı bir muhasebe ofisi yürütmenin püf noktalarıdır. Ne yazık ki bu görevleri yerine getirmek kolay değildir. Excel Excel ve Google Drive'ın ötesinde, uzmanlaşmış verimlilik uygulamalarına ve muhasebe yazılımlarına ihtiyacınız olacak.

Pratiğinizde verimliliği artırmak istiyorsanız, işte size bu konuda destek olabilecek uygulamaların bir listesi.

Quickbooks

Quickbooks, en popüler muhasebe verimlilik araçlarından biridir. Hem masaüstü uygulaması hem de tarayıcı tabanlı sürümü bulunur; ikincisi daha gelişmiş özellikler sunar.

Muhasebeciler genellikle çok çeşitli uygulamalar kullanır. Peki Quickbooks’u verimlilik yönetimi açısından cazip kılan nedir? Platform, çok sayıda uygulama entegrasyonu sayesinde adeta muhasebe yazılımlarının WordPress’i gibidir.

PayPal, Dropbox ve Trello gibi önde gelen uygulamaları entegre eden, tam kapsamlı bir CRM çözümüdür.

Profesyonel muhasebecilerin müşterilere daha hızlı dönüş yapmasına, fatura kesmesine, kayıt tutmasına, banka hesaplarının canlı akışına erişmesine ve birden fazla müşteri hesabını her yerden yönetmesine olanak tanır. Ayrıca Xero, Zoho ve benzeri muhasebe yazılımlarından farklı olarak, üç abonelik planının tamamında görece uygun fiyatlıdır.

AuditFile

Muhasebe firması sahiplerinin hem kendi işlerinde hem de müşterileri için sağlam bir denetim sürecine ihtiyacı vardır. AuditFile bu noktada en çok faydayı sağlayan araçlardan biridir.

Sertifikalı mali müşavirler ve küçük-orta ölçekli muhasebe firmaları, çeşitli sektör standartlarına uyum sağlamak için AuditFile’ı kullanabilir. Muhasebecilerin süreçlerini değerlendirmesine ve en yüksek mesleki standartlara bağlı kalmasına yardımcı olur.

Aynı zamanda uygulama, gerçek zamanlı verilere erişim sağlayarak farklı müşteri şirketlerini doğru şekilde incelemeyi mümkün kılar. Finansal tabloları oluşturmak, teknolojiyle arası çok iyi olmayan kullanıcılar için bile oldukça kolaydır.

Fyle

Fyle, özellikle muhasebe firmaları dâhil olmak üzere birçok şirkette kullanılan bir harcama yönetimi yazılımıdır. Birden fazla çalışanın harcamalarını yönetirken güvenebileceğiniz güçlü bir muhasebe uygulaması olabilir.

Her muhasebeci, detaylı ve doğru harcama girişinin ne kadar önemli olduğunu bilir. Sonuçta harcamalar, özellikle vergi dönemi ve bütçe toplantıları sırasında, her işletmenin kritik unsurlarından biridir.

Fyle, günlük kullanılan yazılımlarla ve çalışanlar ile müşterilerin tercih ettiği muhasebe uygulamalarıyla, örneğin Slack gibi araçlarla entegrasyonları sayesinde öne çıkar. Tasarımı, kredi kartı mutabakatlarını otomatikleştirmeye, banka ekstreleri oluşturmaya ve finansal hareketleri gerçek zamanlı olarak izlemeye olanak tanır.

Pek çok uygulamanın yaptığı işi tek başına üstlenir ve merkezi bir verimlilik platformu sayesinde manuel iş yükünü büyük oranda ortadan kaldırır.

Canopy

Canopy, profesyonel CPA'ler için geliştirilen çok sayıda muhasebe uygulamasını bünyesinde barındıran bir proje yönetim aracıdır. Platform, muhasebecilerin firmalarını farklı bulut tabanlı hizmetler ve masaüstü verimlilik uygulamaları arasında mekik dokumadan yönetmeleri için gereken pek çok aracı sunar.

Kullanıcıların müşteri kayıtlarını tutmasına, yapılacaklar listelerini paylaşmasına ve müşteri bildirimleri almasına olanak verir.

Buna ek olarak, özelleştirilebilir belge depolaması ve kapsamlı bir dosya yönetim paneli de mevcuttur. Genel olarak Canopy, bazı muhasebe süreçlerini ve müşteri etkileşimlerini otomatikleştirme ve tüm ekip üyelerinin iş akışını iyileştirme konusunda oldukça başarılıdır.

Ek olarak, faturalama verisi toplama ve fatura oluşturma özelliklerinin yanında çevrimiçi bir ödeme hizmeti de sunar. Muhasebecilerin tahsilatlarını daha hızlı yapmasına yardımcı olan bir verimlilik uygulamasıdır.

Workzone

Muhasebeciler, müşterilerinin finansal kayıtlarını yönetirken aynı anda kendi ofis işlerini ve süreçlerini de idare etmek durumundadır. Bu oldukça yoğun bir tempodur ve çoğu zaman mikro yönetimi gerektirir. Bu nedenle iyi organizasyon becerileri, başarı için kritik öneme sahiptir.

Workzone, şirket içinde projeleri takip edip yönetebilen, organize edebilen ve farklı departmanların verimli şekilde iş birliği yapmasına yardımcı olan bir verimlilik yazılımıdır.

Grafik ve diyagramlara yoğun şekilde dayanan, görsel odaklı bir arayüze sahiptir; bu sayede proje yol haritaları çıkarıp ilerlemeyi kolayca takip edebilirsiniz. Muhasebeciler Workzone’u görev dağıtımı, iş geliştirme, Kanban panolarında görev takibi, teslim tarihlerini takip etme ya da not alma aracı olarak kullanabilir.

Projede kaç kişi yer alırsa alsın, analiz ve rapor oluşturma için de gayet güçlü bir araçtır.

actiTIME

Verimliliği en üst düzeye çıkarmak oldukça basit bir prensibe dayanır: Her paydaş zamanını olabildiğince verimli kullanmalıdır. Ancak bunun gerçekten böyle olup olmadığını iyi bir zaman takip süreci olmadan anlamak zordur.

Yenilikçi bir yazılım olan actiTIME, güçlü işlevselliğe ve etkileşimli bir arayüze sahip bir zaman takip aracıdır. Maliyet takibi, maaş hesaplama, özel fatura oluşturma, faturalandırma ve veri analizi gibi birçok görevi otomatikleştirir.

actiTIME, büyük veri setleriyle çalışabilir, sunumlar ve tablolar oluşturabilir, verimliliği artırabilir ve düşük katma değerli idari işlerin büyük kısmını ortadan kaldırarak zaman kazandırır.

Bir diğer artısı ise fiyatlandırma stratejisidir. Üç kişiye kadar olan küçük işletmeler ve serbest çalışan muhasebeciler, yazılımın ücretsiz sürümünü kullanabilir. Daha büyük ekipler ödeme yapmak zorundadır; ancak ürünü 30 gün boyunca ücretsiz test edebilirler.

Speechify

Speechify klasik anlamda bir muhasebe yazılımı değildir. Ancak kurumlara, makalelerini, raporlarını, dokümanlarını ve kontrol listelerini ses dosyalarına dönüştürerek kayıt tutma konusunda destek verebilir. Müşteri kayıtlarının ve şirket içi kayıtların sesli formatta olması, birçok durumda önemli avantaj sağlar.

Gelişmiş metin okuma teknolojisi sayesinde Speechify, neredeyse her şeyi konuşmaya dönüştürebilir – görsellerden taranmış belgelere ve web sayfalarına kadar.

Pek çok muhasebeci ve SMMM, raporlarını akıllı telefonlarından hızlıca kontrol edebilmek için Speechify kullanır. İç denetimi, bir müşteri projesini, ekip arkadaşlarınızın harcamalarına dair bir raporu ya da sosyal medya ve LinkedIn mesajlarını gözden geçirmek zorunda olduğunuzu düşünün.

Ama tüm bunlar son dakikaya kalmış ve önünüzdeki evrak yığınını okuyacak vaktiniz yok.

Speechify, bu raporları yüksek kaliteli ses formatına dönüştürebilir. İnsana yakın sesleri dinleyebilir, farklı lehçe seçenekleri arasından seçim yapabilir ve hatta oynatma hızını artırabilirsiniz.

Raporlarınızı ortalama bir okuma hızından beş kata kadar daha hızlı dinleyebilirsiniz.

Dahası, gözleriniz ekrana bakamayacak kadar yorulduğunda, önemli raporları kaçırmamanız için size destek olur. Speechify, iOS mobil cihazlarda, bir Android mobil uygulaması olarak ve Microsoft Windows ile Mac cihazlarda kullanılabilir.

Ayrıca basılı içeriği, manuel veri girişiyle uğraşmadan muhasebe yazılımınıza taratabilirsiniz. Sonrasında ses dosyasını istediğiniz cihaza aktarmak oldukça kolaydır.

Eğer muhasebe firmanızda Speechify'ı denemek isterseniz, hızlı ve zahmetsiz bir kayıt süreci sizi bekliyor.