Toplantı Tutanağı Nedir?
Toplantı tutanağı, bir toplantının sesli ve bazen de görüntülü içeriğinin yazılı kaydıdır ve oturum sırasında söylenen her ayrıntıyı kapsar. Zoom veya Google Meet fark etmeksizin, toplantı transkripsiyon hizmetleri konferansın tüm ses kaydını okunabilir bir metne dönüştürür. "Transkripsiyon" olarak bilinen bu süreç, söylenen her kelimeyi yakalar ve genellikle zaman damgaları ile konuşmacı kimliği gibi ek unsurları da içerir.
Toplantı Tutanağını Nasıl Alabilirim?
Bugün mevcut olan çok sayıdaki transkripsiyon hizmeti sayesinde toplantı tutanağı almak oldukça kolaydır. Zoom ve Microsoft Teams gibi çoğu video konferans platformunda, toplantıları gerçek zamanlı olarak veya kayıtlı dosyalardan yazıya dökebilen yerleşik transkripsiyon özellikleri bulunur. Ayrıca, webinarlar, podcast'ler ve sanal toplantılar gibi farklı kullanım senaryolarını destekleyen, yüksek doğrulukta transkripsiyon sunan üçüncü taraf araçlar da mevcuttur. Bu araçlar genellikle video konferans platformlarıyla ve Google Takvim, Slack, Dropbox gibi diğer çalışma alanı araçlarıyla entegre çalışabilir.
Toplantı Tutanağı ile Toplantı Notları Arasındaki Fark
Toplantı tutanakları ile toplantı notları (minutes) her ikisi de toplantının yazılı kaydını sunsa da farklı amaçlara hizmet eder. Toplantı tutanakları, konuşulanların bire bir dökümünü sunarak her ayrıntıyı – dolgu kelimeleri dahi – kayda geçirir. Öte yandan, toplantı notları toplantı gündemi çerçevesinde öne çıkan önemli noktaları, atılan adımları ve alınan kararları özetler. Bu notlar genellikle tutarlılığı sağlamak için bir şablon üzerinden hazırlanır.
Microsoft Teams ve Zoom'da Toplantı Tutanakları
Microsoft Teams'deki görüntülü toplantılarda, toplantı transkripsiyon özelliği toplantı kontrollerindeki "…" menüsünün altında yer alır. Transkript gerçek zamanlı olarak oluşturulur ve .txt veya .docx dosyası şeklinde indirilebilir. Benzer şekilde Zoom da transkripsiyon hizmeti sunar. Bu yazının yayımlandığı tarih itibarıyla Zoom'un transkripsiyon özelliği eş zamanlı sunulmuyordu ve toplantı kayıtlarının transkripsiyon hizmetine yüklenmesi için ayrı bir süreç gerekiyordu.
Toplantı Tutanağının Faydaları
Toplantı tutanakları şu faydaları sağlar:
- Kapsayıcılık: Gerçek zamanlı konuşulanları takip etmekte zorlanan kişiler için erişilebilirlik sunar.
- Gözden Geçirme: Katılımcıların toplantı içeriğini kendi hızlarında incelemesine olanak tanır ve önemli noktaların gözden kaçmasını önler.
- Kayıt: Gelecekte başvurulabilecek ayrıntılı bir toplantı arşivi sağlar.
- Verimlilik: Ayrıntılı not alma ihtiyacını azaltır ve toplantı sırasında tartışmaya odaklanmayı sağlar.
- Açıklık: Söylenenlerin doğru bir kaydını sağlayarak yanlış anlaşılmaların önüne geçer.
En İyi 8 Toplantı Transkripsiyon Aracı
- Otter.ai: Zoom ve Google Meet ile entegre olabilen, yapay zeka tabanlı bir transkripsiyon hizmetidir. Gerçek zamanlı transkripsiyon, iş birliği özellikleri ve zaman damgaları sunar. iOS, Android ve web üzerinde kullanılabilir.
- Rev: Büyük dosyalar ve uzun toplantılar için hızlı ve yüksek doğrulukta transkripsiyonlar sunan popüler bir hizmettir.
- Descript: Transkriptleri yazıya dökme, düzenleme ve son rötuş için uçtan uca bir iş akışı sunar. Ayrıca video düzenlemeyi de destekler.
- Transcribe: Ses dosyalarını yazıya dökmeye odaklanan bir araçtır. Kullanıcıların dosya yüklemesine olanak tanır ve gerçek zamanlı transkripsiyon yapar.
- Trint: Sesli ve görüntülü dosyalar için kullanımı kolay bir transkripsiyon platformu sunar ve entegre bir düzenleyici ile transkriptlerinizi düzenlemenize olanak tanır.
- Scribie: Hem otomatik hem de manuel transkripsiyon hizmeti verir ve doğruluğa özel önem verir.
- Temi: Hızlı ve genel olarak oldukça doğru sonuçlar sunan, uygun fiyatlı yapay zeka tabanlı bir hizmettir.
- Happy Scribe: Transkripsiyon, altyazı ve Portekizce de dahil olmak üzere çok dilli çeviri gibi çeşitli özellikler sunar.
Her sağlayıcının farklı fiyatlandırma modelleri vardır; bu nedenle bir servis seçerken ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi mutlaka göz önünde bulundurmalısınız. Birçoğu ayrıca çeşitli uygulamalarla entegrasyon ve uzaktan çalışma için mobil uygulama sürümleri de sunar.
Toplantı transkripsiyon araçlarını kullanarak toplantılarınızın verimliliğini ve etkinliğini artırabilir, herkesin aynı bilgiye sahip olmasını ve aksiyon maddelerinin takibini kolaylaştırabilirsiniz.
Unutmayın, seçeceğiniz toplantı transkripsiyon aracının toplantı ihtiyaçlarınıza, organizasyonunuzun ölçeğine ve görüşmelerinizin niteliğine uygun olması gerekir. Bu bilgiler sayesinde toplantılarınızda hiçbir önemli konuşmanın kaybolmamasını sağlayabilirsiniz.
