مع تسارع رقمنة عالم الأعمال، يغدو اختيار نظام الهاتف المناسب أمرًا حيويًا للشركات الصغيرة. ينبغي أن يوفّر أفضل نظام هاتف للشركات الصغيرة مراسلات سلسة، وبريدًا صوتيًا، ومؤتمرات فيديو، وتسجيلًا وتوجيهًا وتحويلًا للمكالمات، وغير ذلك. سواء فضّلت خدمة هاتف سحابية أو هاتفًا مكتبيًا تقليديًا، فالأهم أن يتكامل بسلاسة مع منظومة هاتف المكتب ويقدّم إمكانات قوية على الأجهزة المحمولة.
ما الذي ينبغي أن تبحث عنه في نظام هاتف للشركات الصغيرة
عند اختيار نظام هاتف للشركات الصغيرة، ثمة جوانب عدة تلعب دورًا حاسمًا. ابحث عن نظام قادر على التعامل مع حجم مكالمات شركتك، ويتضمن المجيب الآلي لإدارة المكالمات بكفاءة، ويقدّم دعم عملاء مميزًا. ينبغي أن يوفّر تكاملات سلسة مع أدوات الأعمال الشائعة مثل Salesforce وMicrosoft وGoogle Workspace، وأن يدعم أيضًا مكالمات الفيديو والرسائل القصيرة، مع تطبيق جوّال لنظامي iOS وAndroid لتأمين اتصالات موحّدة بغض النظر عن عدد المستخدمين.
قد يختلف عدد خطوط الهاتف التي تحتاجها الشركة الصغيرة. ومن المثالي توفير عدد كافٍ من الخطوط لدعم المكالمات المتزامنة التي يجريها أعضاء فريقك، سواء الخارجية منها أو الداخلية لتبادل الرسائل والتنسيق داخل الفريق.
فهم نظامَي PBX وVoIP
نظام PBX (المبادل الخاص) هو شبكة هاتف خاصة داخل شركتك تتيح توجيه المكالمات وتحويلها وإنشاء مجموعات رنين. يمكن استضافته داخل مقر الشركة أو كنظام هاتف سحابي. تشمل فوائد نظام PBX للشركات الصغيرة قابلية التوسع، والمزايا المتقدمة، وإمكانية استخدام مزيج من هواتف IP أو الهواتف التقليدية أو برامج الاتصال (softphones).
من ناحية أخرى، يستخدم نظام هاتف VoIP (Voice Over Internet Protocol) اتصال الإنترنت الخاص بك لإجراء المكالمات الهاتفية. يدعم المكالمات الصوتية في الوقت الحقيقي، ومكالمات غير محدودة، واجتماعات الفيديو، والرسائل النصية، وعادةً ما يتضمن ميزات مثل تحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ونسخ الرسائل الصوتية نصيًا.
PBX مقابل VoIP: أيهما أفضل؟
يعتمد الاختيار بين نظام PBX ونظام VoIP على احتياجات عملك. توفّر أنظمة PBX تحكمًا أكبر في اتصالات عملك وجودة المكالمات، وغالبًا ما تكون أنسب للشركات الكبرى ذات المكاتب الثابتة.
أما أنظمة VoIP، فتوفر مرونة أكبر وغالبًا ما تكون أقل كلفة مقدّمًا. وهي أنسب للشركات ذات الفرق البعيدة، إذ تتيح للموظفين إجراء المكالمات عبر تطبيق سطح المكتب أو الهاتف المحمول. كما تأتي خدمات VoIP بتحديثات وميزات جديدة ويسهل توسيعها.
أفضل 8 أنظمة هاتف للشركات الصغيرة
1. RingCentral: حل متكامل للمكالمات والفيديو والمراسلة الجماعية مع تكاملات CRM قوية وقدرات اتصال دولية.
2. Nextiva: نظام هاتف سحابي يقدّم خدمة عملاء ممتازة وميزات متقدمة لإدارة المكالمات وخدمة موثوقة عبر الولايات المتحدة وكندا.
3. Ooma: معروف بجودة مكالماته الممتازة، ويقدّم حزمة من خدمات الهاتف التجاري بما في ذلك نظام هاتف افتراضي، ورقم مجاني، وخدمات الأرقام المحلية.
4. Dialpad: يقدّم خدمات صوتية ورسائل مدعومة بالذكاء الاصطناعي مع تكامل Google Workspace وSalesforce.
5. Vonage: مشهور بتطبيقاته القوية على الجوال وسطح المكتب، ويوفّر خدمة VoIP موثوقة بجودة مكالمات رائعة والعديد من ميزات الاتصال.
6. Grasshopper: مثالي لأصحاب الأعمال الصغيرة ورواد الأعمال، إذ يوفّر رقم هاتف تجاري يعمل من خلال هاتفك المحمول.
7. GoTo Connect: يقدّم خدمة VoIP تجارية وحل مؤتمرات فيديو متكاملًا.
8. Microsoft Teams: رغم كونه أداة للتعاون الجماعي، أضافت Teams قدرات اتصال تتكامل مع نظام الاتصالات العام لديها.
اختيار نظام هاتف ملائم للشركات الصغيرة يبدأ بفهم احتياجات عملك وكيف يمكن للخدمة المحتملة تلبية هذه الاحتياجات. على أصحاب الشركات الصغيرة أخذ عدد خطوط الهاتف المطلوبة في الحسبان، وقابلية النظام للاندماج مع البرمجيات وسير العمل القائم، ومستوى دعم العملاء الذي يقدمه المزوّد. وما إذا كان الأنسب نظام PBX أم VoIP فيتوقف بدرجة كبيرة على طبيعة نشاطك وطريقة استخدامك للنظام.
تذكّر، الموضوع ليس مجرد مكالمات هاتفية. بإمكان نظام الهاتف تعزيز تواصل العمل عبر ميزات مثل المراسلة الجماعية، ومؤتمرات الفيديو، وتحويل الرسائل الصوتية إلى البريد الإلكتروني، والتكامل مع إدارة علاقات العملاء (CRM). أفضل أنظمة الهواتف للشركات الصغيرة هي التي تقدم باقة ميزات وخدمات مصممة على مقاس احتياجات عملك. لذا، خصّص وقتًا للبحث، وستعثر على الحل الأنسب.
