Di era bisnis yang makin digital, memilih sistem telepon yang tepat sangat penting bagi bisnis kecil. Sistem telepon bisnis kecil terbaik harus menyediakan pesan instan, voicemail, konferensi video, rekaman panggilan, pengalihan serta penerusan telepon, dan lainnya. Baik Anda memilih layanan telepon cloud maupun telepon kantor tradisional, sistem ini harus terintegrasi dengan baik di kantor serta menawarkan fitur canggih di perangkat mobile.
Hal yang Harus Diperhatikan pada Sistem Telepon Bisnis Kecil
Saat memilih sistem telepon bisnis kecil, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan. Pilih sistem yang mampu menangani jumlah panggilan bisnis Anda, memiliki auto-attendant untuk manajemen panggilan, serta didukung layanan pelanggan yang responsif. Sistem juga harus mudah terintegrasi dengan alat bisnis seperti Salesforce, Microsoft, dan Google Workspace, mendukung video call, SMS, serta aplikasi mobile untuk iOS dan Android agar komunikasi tetap lancar berapa pun jumlah pengguna.
Jumlah jalur telepon yang dibutuhkan tiap bisnis kecil bisa berbeda. Idealnya, Anda punya cukup jalur untuk melayani panggilan serentak, baik untuk panggilan keluar maupun komunikasi internal demi kelancaran koordinasi tim.
Memahami Sistem PBX dan VoIP
PBX (Private Branch Exchange) adalah jaringan telepon privat di dalam perusahaan yang mendukung pengalihan, transfer, dan grup dering. PBX bisa dihosting di kantor atau berbasis cloud. Keunggulan PBX untuk bisnis kecil: mudah diskalakan, fitur lengkap, serta bisa menggunakan IP phone, telepon analog, atau softphone.
Sementara itu, sistem VoIP (Voice Over Internet Protocol) menggunakan internet untuk panggilan telepon. Mendukung panggilan suara real-time, panggilan tak terbatas, meeting video, pesan teks, dan biasanya punya fitur voicemail ke email serta transkripsi voicemail.
PBX vs VoIP: Mana yang Lebih Baik?
Pilihan antara PBX dan VoIP tergantung kebutuhan bisnis Anda. Sistem PBX memberikan kontrol lebih pada komunikasi dan kualitas panggilan, biasanya cocok untuk bisnis besar dengan kantor tetap.
VoIP lebih fleksibel dan biaya awalnya lebih rendah. Cocok untuk bisnis dengan tim remote karena memungkinkan panggilan dari aplikasi desktop atau mobile. Layanan VoIP juga mudah di-upgrade dan diskalakan.
8 Sistem Telepon Bisnis Kecil Terbaik
1. RingCentral: Sistem telepon, video, dan chat tim all-in-one, dengan integrasi CRM tangguh dan kemampuan panggilan internasional.
2. Nextiva: Sistem telepon cloud dengan layanan pelanggan unggulan, fitur manajemen panggilan canggih, serta layanan andal di AS & Kanada.
3. Ooma: Terkenal dengan kualitas suara jernih, menyediakan layanan telepon bisnis seperti sistem virtual, nomor bebas pulsa, dan nomor lokal.
4. Dialpad: Layanan suara dan chat berbasis AI dengan integrasi Google Workspace dan Salesforce.
5. Vonage: Memiliki aplikasi mobile dan desktop andal, Vonage menawarkan VoIP dengan kualitas panggilan bagus dan fitur lengkap.
6. Grasshopper: Pas untuk pemilik bisnis kecil, menyediakan nomor bisnis khusus untuk HP.
7. GoTo Connect: Layanan telepon VoIP bisnis plus solusi konferensi video.
8. Microsoft Teams: Awalnya alat kolaborasi tim, kini Teams juga punya fitur telepon terpadu di dalam sistem komunikasinya.
Memilih sistem telepon bisnis kecil yang tepat berarti benar-benar memahami kebutuhan dan cara kerja bisnis Anda. Pertimbangkan jumlah jalur telepon yang dibutuhkan, kompatibilitas dengan software yang sudah dipakai, serta kualitas dukungan pelanggan. PBX atau VoIP, pilihan terbaik sangat bergantung pada jenis bisnis dan pola penggunaan Anda.
Ingat, ini bukan cuma soal bisa menelepon. Sistem telepon yang tepat bisa mendongkrak komunikasi bisnis, misalnya lewat chat tim, konferensi video, voicemail ke email, dan integrasi CRM. Sistem telepon terbaik menawarkan fitur beragam yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jadi, pastikan Anda riset dulu dengan matang sebelum menentukan pilihan.
