Den omfattende guide til mødereferater: Definition, betydning og de bedste værktøjer

Hvad er et mødereferat? Et mødereferat er en skriftlig optegnelse af lyd- og nogle gange videoindholdet fra et møde, der omfatter alle detaljer...

Hvad er et mødereferat?

Et mødereferat er en skriftlig optegnelse af lyd- og nogle gange videoindholdet fra et møde, der omfatter alle detaljer, der blev talt om under sessionen. Uanset om det er et Zoom- eller Google Meet-møde, konverterer mødetransskriptionstjenester hele lydoptagelsen af konferencen til et læsbart format. Denne proces, kendt som 'transskribering', fanger hvert ord og inkluderer ofte yderligere elementer som tidsstempler og taleridentifikation.

Hvordan får jeg et mødereferat?

At få et mødereferat er enkelt takket være de mange transskriptionstjenester, der er tilgængelige. De fleste videokonferenceplatforme, såsom Zoom og Microsoft Teams, har indbyggede transskriptionsfunktioner, der kan transskribere møder i realtid eller fra optagede filer. Derudover er der tredjepartsværktøjer tilgængelige, der leverer præcise transskriptionstjenester, der understøtter forskellige anvendelser, herunder webinarer, podcasts og virtuelle møder. Disse værktøjer integreres ofte med videokonferenceplatforme og andre arbejdspladsværktøjer som Google Kalender, Slack og Dropbox.

Mødereferat vs. mødereferater

Selvom både mødereferater og referater giver en skriftlig optegnelse af et møde, tjener de forskellige formål. Mødereferater tilbyder en ordret gengivelse af, hvad der blev diskuteret, og fanger alle detaljer, inklusive eventuelle fyldord. På den anden side fokuserer mødereferater på de vigtigste punkter, handlingspunkter og beslutninger, der blev truffet under mødet. De følger normalt en mødeagenda og er ofte udarbejdet i skabeloner for konsistens.

Mødereferater i Microsoft Teams og Zoom

I videomøder på Microsoft Teams er mødetransskriptionsfunktionen tilgængelig under '...' menuen i mødekontrollerne. Transskriptet genereres i realtid og kan downloades som en .txt eller .docx fil. Tilsvarende tilbyder Zoom også en transskriptionstjeneste. På tidspunktet for offentliggørelsen af denne blog var Zooms transskriptionsfunktion ikke tilgængelig i realtid og krævede en separat proces med at uploade mødeoptagelser til en transskriptionstjeneste.

Fordelene ved et mødereferat

Mødereferater giver flere fordele:

1. Inkluderende: De imødekommer personer, der kan have svært ved at følge det talte sprog i realtid.
2. Gennemgang: De giver deltagerne mulighed for at gennemgå mødeindholdet i deres eget tempo, så ingen vigtige punkter går tabt.
3. Optegnelse: De tilbyder en detaljeret optegnelse af møder til fremtidig reference.
4. Effektivitet: De sparer tid på notetagning og tillader fokus på diskussionen under mødet.
5. Klarhed: De hjælper med at afklare eventuelle misforståelser ved at give en nøjagtig optegnelse af, hvad der blev sagt.

De 8 bedste mødetransskriptionsværktøjer

1. Otter.ai: En AI-baseret transskriptionstjeneste, der integrerer med Zoom og Google Meet, og tilbyder realtids transskription, samarbejdsfunktioner og tidsstempler. Tilgængelig på iOS, Android og web.
2. Rev: En populær transskriptionstjeneste, der leverer præcise transskriptioner med hurtig leveringstid, velegnet til store filer og længere møder.
3. Descript: Tilbyder en omfattende arbejdsgang til transskribering, redigering og polering af transskripter. Understøtter også videoredigering.
4. Transcribe: Et værktøj, der specialiserer sig i at konvertere lydfiler til tekst. Det tillader brugere at uploade filer og transskriberer i realtid.
5. Trint: Tilbyder en brugervenlig platform til transskribering af lyd- og videofiler og har en integreret editor til at forfine transskripter.
6. Scribie: Tilbyder både automatiske og manuelle transskriptionstjenester med fokus på nøjagtighed.
7. Temi: En overkommelig, AI-baseret tjeneste ideel til hurtige og overordnede transskripter.
8. Happy Scribe: Tilbyder en række funktioner, herunder transskription, undertekster og oversættelse til flere sprog, inklusive portugisisk.

Hver udbyder har forskellige prismodeller, så overvej dine behov og budget, når du vælger en tjeneste. Mange tilbyder også integrationer med forskellige applikationer og leverer mobilapp-versioner til fjernarbejde.

Ved at omfavne mødetransskriptionsværktøjer kan du øge produktiviteten og effektiviteten af dine møder, sikre at alle er på samme side, og at handlingspunkter bliver fulgt op på.

Husk, at dit valg af et møde-transskriptionsværktøj bør passe til dine mødebehov, størrelsen af din organisation og karakteren af dine diskussioner. Med disse indsigter er du klar til at fange alle værdifulde samtaler i dine møder.