Sådan skriver du et telefonsvarerscript: Trin-for-trin guide

Et klart og professionelt telefonsvarerscript er essentielt for enhver virksomhed. Her er hvordan du skriver og indspiller et script.

I dagens hurtige forretningsverden er effektiv kommunikation afgørende for succes. En del af dette er, hvordan virksomheder håndterer deres telefoninteraktioner. Et telefonsvarerscript spiller en central rolle her, ved at guide dialogen over telefonen, tilbyde konsistens og forbedre kundeservicen. Uanset om det drejer sig om at håndtere en strøm af opkald i et callcenter, skabe et førstehåndsindtryk på nye kunder, eller effektivt dirigere opkald i en mindre virksomhed, kan et veludformet script være en game-changer.

Lad os udforske konceptet med telefonsvarerscripts, deres betydning, eksempler og de bedste tips til at skabe et overbevisende og effektivt telefonsvarerscript.

Hvad er et telefonsvarerscript?

Et telefonsvarerscript er en forudplanlagt tekstvejledning til de dialoger, der finder sted over et virksomheds telefonsystem. Disse scripts bruges til forskellige formål, fra automatiske svarscripts til professionelle telefonsvarerhilsener. De udgør en væsentlig del af mange organisationers kundesupportstrategi, fungerer som automatiske receptionister eller virtuelle receptionister, dirigerer opkald og sikrer, at telefonopkald håndteres effektivt og professionelt.

Hvorfor du bør have et telefonsvarerscript

Telefonsvarerscripts spiller en afgørende rolle i at opretholde en positiv kundeoplevelse. For det første sikrer de konsistens og professionalisme i interaktionen med opkalderne. De skaber et førstehåndsindtryk på nye kunder og styrker tilliden blandt eksisterende kunder. Scriptets præcision hjælper med at forhindre misforståelser og fremmer klar kommunikation med dine opkaldere.

I små virksomheder eller større virksomheder med callcentre er telefonsvarerscripts særligt nyttige. De hjælper med at dirigere opkald til den rette afdeling eller næste tilgængelige agent, hvad enten det er salgsafdelingen, faktureringsafdelingen eller teknisk support. Dette sker via hovedmenuen med muligheder, virksomhedens telefonbog eller en navneoversigt givet til opkalderne.

Desuden hjælper telefonsvarerscripts med at håndtere opkald uden for normale åbningstider. Scripts til efter lukketid giver opkalderne dine åbningstider, så de kan efterlade en kort besked i en telefonsvarer eller bede om at blive ringet op i normale åbningstider.

Eksempler på automatiske svarscripts

Automatiske svarscripts, ofte en del af et IVR-system (Interactive Voice Response), er en integreret del af et virksomheds telefonsystem. De dirigerer effektivt opkald, forbedrer kundeservice og reducerer behovet for en fuldtidsreceptionist.

Her er nogle eksempler:

Hovedmenu automatisk svarscript:

"Tak fordi du ringer til [virksomhedsnavn]. Hvis du kender din parts lokalnummer, indtast det venligst nu. For Salg, tryk 1. For Teknisk Support, tryk 2. For Fakturering, tryk 3. For Virksomhedens Telefonbog, tryk 4."

Åbningstider automatisk svarscript:

"Tak fordi du ringer til [virksomhedsnavn]. Vores normale åbningstider er fra kl. 9 til kl. 17, Eastern tid. Efterlad venligst en kort besked, så vender vi tilbage til dig næste arbejdsdag."

Efter lukketid telefonsvarerscript:

"Du har nået [virksomhedsnavn] uden for vores normale åbningstider. Vi er tilbage på kontoret i morgen. Efterlad venligst en telefonsvarerbesked, så vender vi tilbage til dig i vores normale åbningstider. Hvis du er en eksisterende kunde og har brug for øjeblikkelig hjælp, besøg venligst vores hjemmeside for ofte stillede spørgsmål eller ring til vores supportteams lokalnummer."

Top tips til at skrive et telefonsvarerscript

Et veludformet telefonsvarerscript kan være et effektivt værktøj til at håndtere dine telefonopkald, styrke dit brand og sikre, at dine opkaldere får en glat og positiv oplevelse. Uanset om det er en automatisk svarbesked, en professionel telefonsvarerhilsen eller en telefonsvarerbesked til efter lukketid, siger dit telefonscript meget om din virksomhed. Så tag dig tid, planlæg det godt, og få hvert opkald til at tælle.

At skabe et effektivt telefonsvarerscript kræver en gennemtænkt tilgang. Her er nogle top tips:

1. Hold det kort og enkelt

Hold dit script kortfattet, med fokus på at give nødvendig information og guide opkalderen til det næste skridt.

2. Brug en professionel tone

Bevar en professionel tone gennem hele scriptet. Det repræsenterer din virksomheds image og sætter stemningen for samtalen.

3. Inkluder væsentlig information

Inkluder altid dit virksomhedsnavn, telefonnummer og åbningstider. Hvis du bruger et script til efter lukketid, lad opkalderen vide, hvornår de kan forvente et opkald tilbage, eller giv dem muligheden for at efterlade en telefonsvarerbesked.

4. Giv klare instruktioner

Sørg for, at dine menuvalg er klare, og giv instruktioner om, hvordan opkaldere kan nå forskellige afdelinger eller hvordan de kan vende tilbage til hovedmenuen.

5. Tilpas til din virksomhed

Dit manuskript skal afspejle din virksomheds karakter. Hvis du er en ny kundeorienteret virksomhed, bør du inkludere muligheder for priser, demoer og salgsrepræsentanter. Hvis du er en teknisk virksomhed, skal du sørge for, at muligheder for teknisk support er fremtrædende.

6. Brug skabeloner og manuskripteksempler

At bruge skabeloner eller manuskripteksempler kan være nyttigt, især hvis du skriver dit første manuskript. Du kan tilpasse dem til at passe til din virksomheds specifikke behov.

7. Opdater regelmæssigt

Dit telefonbeskedmanuskript skal være opdateret og afspejle ændringer i dine åbningstider, personale eller tjenester.

8. Feedback er afgørende

Opfordr til feedback fra dine opkaldere om dit telefonsystem. Det kan hjælpe dig med at identificere forbedringsområder og forbedre kundeoplevelsen.

9. Brug en AI-stemmegenerator

Hvis du vil have, at dit automatiske telefonsvarermanuskript skal lyde professionelt, men ikke ønsker at hyre en voiceover kunstner hver gang du skal opdatere dit manuskript, kan du overveje at bruge en AI-stemmegenerator. Disse er meget mere overkommelige og nemmere at tilpasse eller ændre efter behov.

Optag telefonbeskedmanuskripter med Speechify Voice Over Studio

I stedet for at optage din egen stemme, en medarbejders stemme eller en skuespillers stemme, kan du bruge Speechify Voice Over Studio til at generere lyd i professionel kvalitet til dit telefonbeskedssystem. Speechify Voice Over Studio tilbyder over 120 naturligt lydende stemmer på mere end 20 forskellige sprog og accenter, og du kan fuldt ud tilpasse AI-talen for udtale, pauser, tonehøjde og mere. Nyd ubegrænsede uploads og downloads, 100 timers stemmegenerering om året, kommercielle brugsrettigheder, 24/7 kundesupport og mange flere funktioner.

Prøv Speechify Voice Over Studio i dag til dine telefonbeskedmanuskripter.