Produktivitätstipps für Notion

Notion ist eine leistungsstarke Projektmanagement-App. Erfahren Sie mehr über Funktionen und Vorteile und entdecken Sie, ob es das Richtige für Ihr Team ist.

Sind Sie es leid, dass jeder in Ihrer Organisation unterschiedliche Dokumentenfreigabeprogramme verwendet? Bereit, eine bessere Lösung für die Organisation von Meetings und To-Do-Listen zu schaffen, ein für alle Mal? Wenn Sie Ihre Produktivität steigern möchten, haben Sie vielleicht schon von Notion als einem möglichen Produktivitätstool gehört.

Was ist Notion?

Notion ist eine Produktivitäts-App und Aufgabenmanagementlösung, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, den gewünschten Workflow zu erstellen – ohne dass jeder versucht, verschiedene Plattformen zu synchronisieren. Hier werfen wir einen Blick auf alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Produktivität innerhalb der Notion-Plattform zu maximieren.

Notion-Tipps für mehr Produktivität

Versionsänderungen überprüfen

Haben Sie versehentlich etwas Wichtiges gelöscht? Das ist uns allen schon passiert, und wenn Sie Notion verwenden, haben Sie Glück. Genau wie bei Google Docs können Sie in Notion alle Aktualisierungen sehen, die an einer Seite vorgenommen wurden. Wenn Sie auf die Ellipsen in der oberen rechten Ecke der Seitenleiste in Ihrem Notion-Arbeitsbereich klicken und dann die Seitenhistorie auswählen, können Sie alle Änderungen seit der Erstellung des Dokuments einsehen.

Seiten teilen

Wenn Sie Notion verwenden, um mit Ihrem Team zu arbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, Dokumente und Tabellen per E-Mail, Google Drive oder andere Freigabedienste zu senden. Wenn Sie möchten, dass ein Kollege eine Ihrer Notion-Seiten ansieht, klicken Sie einfach auf Teilen. Die andere Partei kann das Dokument wie eine Webseite ansehen. Möchten Sie mit der anderen Partei am Dokument arbeiten? Klicken Sie nach dem Teilen auf die Option „Link anzeigen“. Von dort aus können Sie auswählen, ob die Person, mit der Sie Ihren Link teilen, Ihre Notion-Seite ansehen, bearbeiten, kommentieren oder duplizieren kann.

Formeln erstellen

Haben Sie es satt, selbst zu rechnen, wenn Sie in Notion arbeiten? Genau wie Microsoft Excel und Google Sheets bietet Ihnen Notion die Möglichkeit, Formeln zu erstellen, sodass Ihre Tabellen die Berechnungen für Sie übernehmen. Egal, ob Sie eine Tabelle für die Gehaltsabrechnung erstellen oder an einem persönlichen Budget arbeiten, Notion bietet Ihnen die Werkzeuge, die Sie benötigen, um Daten einfach zu verwalten. Mit einfachen Tastenkombinationen macht Notion es auch Anfängern leicht.

Seiten sperren

Wenn Sie eine Seite mit einer Gruppe geteilt haben und die Bearbeitungen stoppen müssen, können Sie eine Seite im Notion-System einfach sperren. Navigieren Sie zur oberen rechten Ecke der Seite, klicken Sie auf die Umschaltliste und wählen Sie die Option Seite sperren. Sie haben auch die Möglichkeit, die Seite zu entsperren, wenn Sie entscheiden, dass weitere Gruppenbearbeitungen erforderlich sind.

Inhaltsverzeichnis erstellen

Wenn Sie große Dokumente für eine Gruppe von Personen erstellen, kann das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses eine einfache Möglichkeit sein, die benötigten Informationen zu organisieren. Ein Inhaltsverzeichnis in Notion zu erstellen ist einfach. Zuerst tippen Sie einen Schrägstrich, dann wählen Sie Inhaltsverzeichnis. Ein Satz von Links wird automatisch generiert, sodass Sie und Ihr Team einfach innerhalb Ihres Dokuments navigieren können.

Erinnerungen setzen

Ihr Leben ist geschäftig, und es kann schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten, was Sie jeden Tag tun müssen, um die Dinge am Laufen zu halten. Zum Glück können Erinnerungen in Notion das Projektmanagement erleichtern, damit Sie sich daran erinnern, welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren können. Um eine Erinnerung in Notion zu erstellen, suchen Sie zuerst die Informationen, für die Sie eine Erinnerung setzen möchten. Dann tippen Sie ein @-Symbol gefolgt von dem Tag und der Uhrzeit, zu der Sie erinnert werden möchten. Wenn Sie lieber ein anderes Teammitglied an die Informationen erinnern möchten, tippen Sie ein weiteres @-Symbol und dann den Namen der Person neben der ursprünglichen Erinnerung. Dies kann die Notwendigkeit beseitigen, Google Kalender oder ein anderes Kalendersystem für Erinnerungen zu verwenden.

Farbkodierung verwenden

Wenn Sie es mögen, Ihre Arbeit visuell organisiert zu haben, damit Sie immer wissen, wo alles ist, ist die Verwendung der Farbblöcke in Notion eine clevere Möglichkeit, den digitalen Arbeitsbereich zu schaffen, der für Sie sinnvoll ist. Einige Leute bevorzugen es, jedes einzelne Projekt farblich zu kennzeichnen, während andere Farben verwenden, um Arbeitsbereiche zu kennzeichnen, die Handlungsbedarf haben (wie Grün für einen Bereich, der bereit ist, Gelb für einen Bereich, der mehr Arbeit oder Verbesserung benötigt, und Rot für einen Bereich, der entfernt oder vollständig überarbeitet werden muss). Sie können Farben verwenden, um Unterseiten zu kennzeichnen und Teammitgliedern einen schnellen Überblick darüber zu geben, was getan werden muss.

Seiten exportieren

Arbeiten Sie mit einem Kunden oder Kunden, der noch nicht auf das Notion-Schiff aufgesprungen ist? Kein Problem – Sie können Materialien ganz einfach in verschiedenen Dateiformaten exportieren, sodass alle buchstäblich auf derselben Seite arbeiten können. Genau wie beim Teilen eines Dokuments in Notion beginnen Sie, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Seite klicken. Von dort aus wählen Sie Exportieren. Dann wählen Sie Ihr Dateiformat (Sie können zwischen PDFs, HTML-Dateien, Google Sheets oder CSVs für Excel-Nutzer wählen).

Erstellen Sie eine Startseite

Sie können alles, was Sie in Notion anbieten, ganz einfach organisieren, indem Sie eine Startseite erstellen, die wie eine Website funktioniert. Sie können Links hinzufügen, die es Ihnen und Ihrem Team erleichtern, die benötigten Informationen zu finden, ohne sich durch alle Ihre Notion-Dokumente und -Tabellen wühlen zu müssen. Diese Seiten können von Grund auf neu erstellt oder aus vorgefertigten Notion-Vorlagen übernommen werden.

Erstellen Sie eine Leseliste

Eine Leseliste in Notion zu erstellen, ermöglicht es Ihnen, die Bücher im Auge zu behalten, die Sie lesen möchten, um sowohl in Ihrem beruflichen als auch persönlichen Leben auf das nächste Level zu kommen.

Ziele verfolgen

Ein Ziel-Diagramm in Notion zu erstellen, kann Ihnen helfen sicherzustellen, dass Sie sowohl in Ihrem persönlichen als auch geschäftlichen Fortschritt vorankommen. Wenn Sie regelmäßig in Notion arbeiten, sehen Sie, wie Sie Ihren Zielen näher kommen, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie sie auf die lange Bank schieben.

Seiten mit Notion-Vorlagen erstellen

Mit der Notion-Datenbank ist es einfach, Seiten zu erstellen, die sowohl leicht zu folgen als auch ansprechend sind. Wenn Sie in Notion auf die Schaltfläche Vorlagen klicken, sehen Sie, dass Sie viele Optionen haben, die auf spezifische Bedürfnisse innerhalb der Software zugeschnitten sind. Egal, ob Sie nach einer Besprechungsvorlage oder einem Fahrplan zur Entwicklung eines neuen Produkts suchen, Vorlagen machen es einfach, Ihre Notion-Seiten so einzurichten, dass sie für Sie und Ihr Team sinnvoll sind.

Dunkles Thema in Notion

Um den Dunkelmodus in Notion zu aktivieren:

• Gehen Sie zu 'Einstellungen und Mitglieder'
• Wählen Sie Erscheinungsbild
• Ändern Sie das Dropdown-Menü auf 'Dunkel'

Sie können auch Strg+Umschalt+L auf einem PC oder Cmd+Umschalt+L auf einem Mac drücken, um den Dunkelmodus in Notion zu aktivieren. Ihre Benutzeroberfläche wird zu einer leichter lesbaren App und Ihre Augen werden es Ihnen danken.

Schnellsuche in Notion

Ein weiteres hilfreiches Tutorial, um die Produktivität mit Notion zu maximieren, ist das Erlernen der Schnellsuche. Um schnell nach einer neuen Seite in Notion zu suchen:

• Drücken Sie Cmd+P auf einem Mac oder Strg+P auf einem PC.
• Dies öffnet ein Schnellmenü, das alle Ihre Seiten durchsucht.

Verweisen Sie auf eine andere Seite oder Person mit dem @-Symbol in Notion

Sie können direkt auf eine andere Seite verlinken, indem Sie einfach das '@'-Symbol eingeben und die Seite auswählen, auf die Sie verweisen möchten. Sie können auch bestimmte Benutzer und Abonnenten erwähnen, indem Sie das '@'-Symbol eingeben und ihren Namen auswählen.

Hinweis: Jedes Mal, wenn Sie eine Person erwähnen, wird sie unter dem Tab 'Alle Updates' in der oberen linken Ecke des Bildschirms benachrichtigt.

Blockspalten in Notion erstellen

Notion ermöglicht es Ihnen, Blöcke nebeneinander zu organisieren. Um eine Blockspalte in Notion zu erstellen:

• Wählen Sie die sechs grauen Punkte auf der linken Seite des Blocks oder der Blöcke, die Sie organisieren möchten.
• Bewegen Sie den ausgewählten Block an die Seite des Blocks, um nebeneinander Spalten zu erstellen
• Sobald Sie eine blaue vertikale Linie sehen, können Sie loslassen.

Schrägstrich-Kurzbefehle in Notion

Anstatt das Plus-Symbol auszuwählen oder mit der rechten Maustaste zu klicken, um einen neuen Block zu erstellen, drücken Sie einfach '/' und geben Sie den Namen des Blocks ein, den Sie erstellen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell neue Blöcke in Ihrer Vorlage zu erstellen, ohne die Maus zu berühren.

Verbessern Sie Ihren Notion-Workflow mit Speechify

Speechify wandelt Text mühelos in Audio um, sodass es einfach ist, mit den Dokumenten Schritt zu halten, an denen Sie und Ihr Team in Notion arbeiten. Es ist nicht nötig, sich mit Speechify an Ihren Computer zu setzen. Ihre Bibliothek von Audiodateien synchronisiert sich automatisch mit all Ihren Geräten, von Android bis iPhone und darüber hinaus, sodass Sie unterwegs auf dem Laufenden bleiben können.

Häufig gestellte Fragen

Hilft Notion bei der Produktivität?

Im Gegensatz zu anderen beliebten Apps wie Evernote, Slack und Trello ist Notion weit mehr als nur eine Notiz- und Kommunikations-App. Sie können damit eine umfassende Produktivitätslösung für Ihr Leben erstellen. Ich habe bereits darüber geschrieben, wie ich einen Gewohnheitstracker in Notion erstellt habe, und ich nutze ihn immer noch, um meine Workouts zu verfolgen, mein Tagebuch zu katalogisieren und meine Schreibarbeiten zu sammeln. Tatsächlich schreibe ich diesen Blogbeitrag gerade in Notion. 

Funktioniert Notion auf meinem Apple- oder Samsung-Handy?

Notion bietet sowohl Desktop- als auch mobile Apps, sodass Sie überall auf dem Laufenden bleiben können. Die mobile App ist sowohl für Android- als auch für iOS-Plattformen verfügbar.