Den omfattende guiden til møtereferater: Definisjon, betydning og toppverktøy

Hva er et møtereferat? Et møtereferat er en skriftlig oversikt over lyd- og noen ganger videoinnholdet fra et møte, som dekker alle detaljer...

Hva er et møtereferat?

Et møtereferat er en skriftlig oversikt over lyd- og noen ganger videoinnholdet fra et møte, som dekker alle detaljer som ble sagt under sesjonen. Enten det er et Zoom- eller Google Meet-møte, konverterer møtetranskripsjonstjenester hele lydopptaket av konferansen til et lesbart format. Denne prosessen, kjent som 'transkribering', fanger opp hvert ord og inkluderer ofte tilleggselementer som tidsstempler og identifikasjon av talere.

Hvordan får jeg et møtereferat?

Å få et møtereferat er enkelt, takket være det store utvalget av transkripsjonstjenester som er tilgjengelige. De fleste videokonferanseplattformer, som Zoom og Microsoft Teams, har innebygde transkripsjonsfunksjoner som kan transkribere møter i sanntid eller fra opptak. I tillegg finnes det tredjepartsverktøy som tilbyr nøyaktige transkripsjonstjenester, som støtter ulike bruksområder inkludert webinarer, podkaster og virtuelle møter. Disse verktøyene integreres ofte med videokonferanseplattformer og andre arbeidsverktøy som Google Kalender, Slack og Dropbox.

Møtereferat vs. møtenotater

Selv om både møtereferater og møtenotater gir en skriftlig oversikt over et møte, tjener de forskjellige formål. Møtereferater gir en ordrett gjengivelse av hva som ble diskutert, og fanger opp alle detaljer, inkludert eventuelle fyllord som ble brukt. Møtenotater derimot fokuserer på hovedpunktene, handlingspunktene og beslutningene som ble tatt under møtet. De følger vanligvis en møteagenda og er ofte utarbeidet i maler for konsistens.

Møtereferater i Microsoft Teams og Zoom

I videomøter på Microsoft Teams er møtetranskripsjonsfunksjonen tilgjengelig under '...' menyen i møteverktøyene. Transkripsjonen genereres i sanntid og kan lastes ned som en .txt- eller .docx-fil. På samme måte tilbyr Zoom også en transkripsjonstjeneste. Per publiseringsdatoen for denne bloggen var Zooms transkripsjonsfunksjon ikke tilgjengelig i sanntid og krevde en separat prosess for å laste opp møteopptak til en transkripsjonstjeneste.

Fordelene med et møtereferat

Møtereferater gir flere fordeler:

1. Inkluderende: De tilrettelegger for personer som kan ha vanskeligheter med å følge muntlig språk i sanntid.
2. Gjennomgang: De lar deltakerne gjennomgå møtets innhold i sitt eget tempo, slik at ingen viktige punkter blir oversett.
3. Dokumentasjon: De gir en detaljert oversikt over møter for fremtidig referanse.
4. Effektivitet: De sparer tid på notatskriving og lar fokus være på diskusjonen under møtet.
5. Klarhet: De bidrar til å avklare eventuelle misforståelser ved å gi en nøyaktig oversikt over hva som ble sagt.

Topp 8 møtetranskripsjonsverktøy

1. Otter.ai: En AI-basert transkripsjonstjeneste som integreres med Zoom og Google Meet, og tilbyr sanntidstranskripsjon, samarbeidsfunksjoner og tidsstempler. Tilgjengelig på iOS, Android og web.
2. Rev: En populær transkripsjonstjeneste som gir nøyaktige transkripsjoner med rask levering, egnet for store filer og lengre møter.
3. Descript: Tilbyr en omfattende arbeidsflyt for transkribering, redigering og polering av transkripsjoner. Støtter også videoredigering.
4. Transcribe: Et verktøy som spesialiserer seg på å konvertere lydfiler til tekst. Det lar brukere laste opp filer og transkriberer i sanntid.
5. Trint: Tilbyr en brukervennlig plattform for transkribering av lyd- og videofiler, og har en integrert redigerer for å finjustere transkripsjoner.
6. Scribie: Tilbyr både automatiske og manuelle transkripsjonstjenester, med fokus på nøyaktighet.
7. Temi: En rimelig, AI-basert tjeneste ideell for raske og overordnede transkripsjoner.
8. Happy Scribe: Tilbyr en rekke funksjoner inkludert transkripsjon, undertekster og oversettelse til flere språk, inkludert portugisisk.

Hver leverandør har forskjellige prismodeller, så vurder dine behov og budsjett når du velger en tjeneste. Mange tilbyr også integrasjoner med ulike applikasjoner og gir mobilappversjoner for fjernarbeid.

Ved å ta i bruk møtetranskripsjonsverktøy kan du øke produktiviteten og effektiviteten i møtene dine, sikre at alle er på samme side og at handlingspunkter følges opp.

Husk at valget av et verktøy for transkripsjon av møter bør samsvare med dine møtets behov, størrelsen på organisasjonen din, og typen diskusjoner dere har. Med denne innsikten er du klar til å fange opp hver verdifulle samtale i møtene dine.