Hvordan skrive et telefonsvarerskript: Trinn-for-trinn guide

Et klart og profesjonelt telefonsvarerskript er essensielt for enhver bedrift. Her er hvordan du skriver og spiller inn et skript.

I dagens hektiske forretningsverden er effektiv kommunikasjon avgjørende for suksess. En del av dette er hvordan bedrifter håndterer sine telefonsamtaler. Et telefonsvarerskript spiller en sentral rolle her, ved å veilede dialogen over telefonen, tilby konsistens og forbedre kundeservicen. Enten det er å håndtere en strøm av telefonsamtaler i et callsenter, skape et førsteinntrykk på nye kunder, eller effektivt dirigere samtaler i en liten bedrift, kan et godt utformet skript være en avgjørende faktor.

La oss utforske konseptet med telefonsvarerskript, deres betydning, eksempler, og de beste tipsene for å lage et overbevisende og effektivt telefonsvarerskript.

Hva er et telefonsvarerskript?

Et telefonsvarerskript er en forhåndsplanlagt tekstuell veiledning for dialogene som finner sted over et forretnings telefonsystem. Disse skriptene brukes til ulike formål, fra automatiske svarer-skript til profesjonelle telefonsvarerhilsener. De utgjør en essensiell del av kundestøttestrategien til mange organisasjoner, fungerer som automatiserte svarere eller virtuelle resepsjonister, dirigerer innringere, og sikrer at telefonsamtalene håndteres effektivt og profesjonelt.

Hvorfor du bør ha et telefonsvarerskript

Telefonsvarerskript spiller en avgjørende rolle i å opprettholde en positiv kundeopplevelse. For det første sikrer de konsistens og profesjonalitet i interaksjonen med innringere. De skaper et førsteinntrykk på nye kunder og styrker tilliten blant eksisterende kunder. Skriptets presisjon bidrar til å forhindre misforståelser, og fremmer klar kommunikasjon med innringerne dine.

I små bedrifter eller større selskaper med callsentre er telefonsvarerskript spesielt nyttige. De hjelper til med å dirigere samtaler til riktig avdeling eller neste tilgjengelige agent, enten det er salgsavdelingen, fakturaavdelingen eller teknisk support. Dette gjøres via hovedmenyen med alternativer, bedriftskatalogen, eller en navnekatalog gitt til innringerne.

Videre hjelper telefonsvarerskript med å håndtere samtaler utenfor vanlige åpningstider. Skript for etter åpningstid gir innringere informasjon om bedriftens åpningstider, slik at de kan legge igjen en kort beskjed i en telefonsvarer eller be om å bli oppringt i løpet av normale åpningstider.

Eksempler på automatiske svarer-skript

Automatiske svarer-skript, ofte en del av et IVR-system (Interactive Voice Response), er en integrert del av et forretnings telefonsystem. De dirigerer samtaler effektivt, forbedrer kundeservicen, og reduserer behovet for en heltidsresepsjonist.

Her er noen eksempler:

Hovedmeny automatisk svarer-skript:

"Takk for at du ringer [firmanavn]. Hvis du kjenner til internnummeret til den du vil snakke med, tast det inn nå. For Salg, trykk 1. For Teknisk Support, trykk 2. For Fakturering, trykk 3. For Bedriftskatalog, trykk 4."

Åpningstider automatisk svarer-skript:

"Takk for at du ringer [firmanavn]. Våre vanlige åpningstider er fra 09:00 til 17:00, østlig tid. Vennligst legg igjen en kort beskjed, så ringer vi deg tilbake neste virkedag."

Telefonsvarer etter åpningstid:

"Du har nådd [firmanavn] etter våre normale åpningstider. Vi er tilbake på kontoret i morgen. Vennligst legg igjen en telefonsvarer, så ringer vi deg tilbake i løpet av våre vanlige åpningstider. Hvis du er en eksisterende kunde og trenger umiddelbar hjelp, vennligst besøk vår nettside for vanlige spørsmål eller tast inn internnummeret til vårt supportteam."

Topp tips for å skrive et telefonsvarerskript

Et godt utformet telefonsvarerskript kan være et effektivt verktøy for å håndtere dine telefonsamtaler, styrke merkevaren din, og sikre at innringerne dine får en jevn og positiv opplevelse. Enten det er en automatisk svarermelding, en profesjonell telefonsvarerhilsen, eller en telefonsvarermelding for etter åpningstid, sier telefonskriptet ditt mye om bedriften din. Så ta deg tid, planlegg det godt, og få hver samtale til å telle.

Å lage et effektivt telefonsvarerskript krever en gjennomtenkt tilnærming. Her er noen topp tips:

1. Hold det kort og enkelt

Hold skriptet ditt kortfattet, med fokus på å gi nødvendig informasjon og veilede innringeren til neste steg.

2. Bruk en profesjonell tone

Oppretthold en profesjonell tone gjennom hele skriptet. Det representerer bedriftens image og setter stemningen for samtalen.

3. Inkluder essensiell informasjon

Inkluder alltid firmanavn, telefonnummer og åpningstider. Hvis du bruker et skript for etter åpningstid, la innringeren vite når de kan forvente en tilbakeringing eller gi dem muligheten til å legge igjen en telefonsvarermelding.

4. Gi klare instruksjoner

Sørg for at menyvalgene dine er klare, og gi instruksjoner om hvordan innringere kan nå forskjellige avdelinger eller hvordan de kan komme tilbake til hovedmenyen.

5. Tilpass for din bedrift

Skriptet ditt bør gjenspeile virksomhetens natur. Hvis du er en ny kundeorientert bedrift, inkluder alternativer for priser, demoer og salgsrepresentanter. Hvis du er et teknisk selskap, sørg for at alternativer for teknisk støtte er fremtredende.

6. Bruk maler og skripteksempler

Å bruke maler eller skripteksempler kan være nyttig, spesielt hvis du skriver ditt første skript. Du kan tilpasse dem til å passe din bedrifts spesifikke behov.

7. Oppdater jevnlig

Telefonskriptet ditt bør være oppdatert og reflektere endringer i åpningstider, ansatte eller tjenester.

8. Tilbakemelding er viktig

Oppmuntre til tilbakemelding fra de som ringer om telefonsystemet ditt. Det kan hjelpe deg med å identifisere forbedringsområder og forbedre kundeopplevelsen.

9. Bruk en AI-stemmegenerator

Hvis du vil at skriptet til automatisk svarer skal høres profesjonelt ut, men ikke ønsker å ansette en stemmeskuespiller hver gang du trenger å oppdatere skriptet, vurder å bruke en AI-stemmegenerator. Disse er mye rimeligere og enklere å tilpasse eller endre ved behov.

Ta opp telefonskript med Speechify Voice Over Studio

I stedet for å ta opp din egen stemme, en ansatts stemme, eller stemmen til en skuespiller, kan du bruke Speechify Voice Over Studio for å generere lyd av profesjonell kvalitet til telefonsystemet ditt. Speechify Voice Over Studio har over 120 naturlige stemmer på mer enn 20 forskjellige språk og aksenter, og du kan fullt ut tilpasse AI-talen for uttale, pauser, tonehøyde og mer. Nyt ubegrensede opplastinger og nedlastinger, 100 timer med stemmegenerering per år, kommersielle bruksrettigheter, døgnåpen kundestøtte og mange flere funksjoner.

Prøv Speechify Voice Over Studio i dag for dine telefonskript.