Hva er en PDF? Hva står PDF for? Vi har alle brukt en PDF, kanskje tusenvis av ganger. Men hva er egentlig en PDF? En PDF, eller Portable Document Format,...

Hva er en PDF? Hva står PDF for?

Vi har alle brukt en PDF, kanskje tusenvis av ganger. Men hva er egentlig en PDF? En PDF, eller Portable Document Format, er et filformat utviklet for å presentere og utveksle dokumenter pålitelig, uavhengig av programvare, maskinvare eller operativsystem. Begrepet "PDF" står for Portable Document Format, og det brukes til å lagre filer som ikke kan endres, men som enkelt kan deles og skrives ut. Det omfatter ulike elementer som tekst, bilder, hyperkoblinger, skjemaer, knapper, grafiske elementer og skrifttyper. La oss utforske, hva er egentlig en PDF.

Historien om PDF: Hvem oppfant det, når og hvorfor

Adobe Systems oppfant PDF i 1992. Målet var å skape et filformat som kunne opprettholde fast formatering, som lignet et trykt dokument. Ved å få dokumenter til å se like ut på alle datamaskiner, ble de mer tilgjengelige og delbare, noe som økte produktiviteten i bedrifter. Siden den gang har PDF-er spredt seg i både personlig og forretningsmessig sammenheng, og folk har spurt "hva er en PDF?"

Hva er egentlig et PDF-filformat?

En PDF-fil, som står for Portable Document Format, er et filformat brukt for å presentere og utveksle dokumenter pålitelig, uavhengig av programvare, maskinvare eller operativsystem. Oppfunnet av Adobe, kan PDF-filer inneholde et bredt spekter av dokumenttyper fra tekst og bilder til komplette, interaktive 3D-design.

En nøkkelfunksjon ved Adobe PDF-filer er deres evne til å bevare utseendet til et dokument — inkludert layout, skrifttyper, farger og grafikk — på tvers av alle plattformer, og dermed sikre at dokumentet ser likt ut, uansett hvilken enhet eller programvare som brukes for å åpne det. Dette er en kritisk funksjon når dokumenter må deles eller skrives ut i et universelt format.

PDF-filer kan også inneholde interaktive elementer som hyperkoblinger, skjemaer, knapper, video og lydelementer. De kan være passordbeskyttet for sikkerhet, og digitale signaturer kan brukes for å autentisere kilden til en PDF-fil.

I tillegg kan PDF-er optimaliseres for høy kvalitet utskrift, standard kvalitet utskrift, eller en e-bok. De støtter også en versjon for langtidsarkivering av dokumenter der all informasjon nødvendig for å vise dokumentet på samme måte er innebygd i filen.

Dette universelle og fleksible filformatet er mye brukt i profesjonelle og personlige sammenhenger, fra kontrakter, manualer og e-bøker, til skannede dokumenter, interaktive skjemaer og mye mer.

Hva er en PDF og hvordan bruker du det?

Nå som vi vet hva en PDF er, la oss se hvordan vi kan bruke den. For å bruke en PDF-fil, trenger du en PDF-leser programvare. Den mest populære er Adobe Acrobat Reader, en gratis PDF-viser som kan åpne og interagere med alle typer PDF-innhold. Den er tilgjengelig for ulike operativsystemer inkludert Windows, MacOS og Android. Andre PDF-lesere inkluderer Foxit, Googles nettleser Chrome, og ulike andre gratis PDF-leserapper for iOS og Android.

En PDF, eller Portable Document Format, er et allsidig filformat som bevarer skrifttyper, bilder, grafikk og layout fra et hvilket som helst kildedokument, uavhengig av datamaskinen eller programvaren det opprinnelig ble opprettet på. Dette gjør deling av dokumenter digitalt mer pålitelig og enklere, da det opprettholder det originale designet og layouten på tvers av alle enheter.

PDF-er brukes i mange sammenhenger, fra forretnings- og juridiske dokumenter til skjemaer, manualer, e-bøker og mye mer. De kan inneholde lenker og knapper, skjemafelt, lyd, video og til og med forretningslogikk. Du kan også beskytte PDF-ene dine med passord og tillatelser, integrere dem i arbeidsflyter, og til og med bruke elektroniske signaturer.

Å bruke en PDF er enkelt:

1. Åpne og lese PDF-er: Du kan åpne en PDF-fil på nesten hvilken som helst enhet ved hjelp av en rekke applikasjoner. De fleste nettlesere, som Google Chrome, Firefox og Safari, kan åpne PDF-er. Dedikerte PDF-lesere, som Adobe Acrobat Reader, er også tilgjengelige for Windows, MacOS, iOS, Android og andre operativsystemer.
2. Opprette PDF-er: Det finnes flere måter å opprette en PDF på. Mange tekstbehandlingsprogrammer, som Microsoft Word eller Google Docs, har en funksjon for å lagre eller eksportere et dokument som en PDF. Spesialisert programvare, som Adobe Acrobat, kan lage mer komplekse PDF-er.
3. Redigere PDF-er: For å redigere en PDF-fil, trenger du en PDF-redigerer som Adobe Acrobat Pro, PDFelement eller Foxit PhantomPDF. Disse applikasjonene lar deg endre tekst, legge til bilder, endre layout og mer. Husk at redigerbarheten til en PDF kan være begrenset hvis skaperen av filen har beskyttet den med et passord.
4. Dele PDF-er: Å dele PDF-filer er like enkelt som å sende en fil i en e-post, dele en lenke hvis PDF-en er lagret i en skytjeneste, eller til og med dele den via meldingsapper.
5. Husk, hovedfordelen med å bruke en PDF er evnen til å opprettholde det nøyaktige innholdet og layouten til dokumenter, uavhengig av hvilken datamaskin eller programvare som brukes for å åpne dem.

Hva er hovedformålet med PDF?

Hovedformålet med PDF-formatet er å sikre at et dokument ser likt ut, uansett hvilken enhet eller operativsystem som brukes for å se det. PDF fanger et dokument som et bilde slik at innholdet forblir konsistent på tvers av alle plattformer.

Hvordan gjør jeg et dokument om til en PDF?

For å gjøre et dokument om til en PDF, kan du bruke "Lagre som"-funksjonen i Microsoft Word, Excel eller Google Docs. Velg PDF-formatet når du lagrer filen, og dokumentet ditt vil bli konvertert til en PDF. Du kan også bruke Adobe Acrobat for å konvertere filer fra andre formater, som DOCX, PNG eller JPG, til PDF.

Hvordan ser en PDF ut?

En PDF ser ut som et fanget bilde av et dokument, og beholder den opprinnelige formateringen, skrifttypene og oppsettet. Den kan også inkludere interaktive elementer som skjemaer, knapper og hyperkoblinger. I motsetning til nettsider, som kan se forskjellige ut i ulike nettlesere eller skjermstørrelser, vil en PDF se lik ut på alle enheter.

Hva er fordelene med PDF?

PDF-filer har mange fordeler. De beholder formatet sitt uavhengig av enheten, operativsystemet eller programvaren som brukes for å åpne dem. De er kompakte og kan enkelt deles eller skrives ut. De kan være passordbeskyttet for sikkerhet og kan også støtte interaktive funksjoner. PDF-er kan også inneholde merknader og digitale signaturer. Videre kan de gjøres kompatible med PDF/A-standarden, en ISO-godkjent versjon av PDF spesialisert for digital arkivering og langtidsbevaring av elektroniske dokumenter.

Hva er forskjellen mellom pdf og pdf/a?

PDF og PDF/A er begge filformater basert på PDF-standarden, men de har noen viktige forskjeller designet for å møte ulike behov.

PDF (Portable Document Format): Dette er standardformatet oppfunnet av Adobe som brukes for å bevare og utveksle digitale dokumenter. PDF-filer kan inneholde et bredt spekter av innhold, inkludert tekst, grafikk, bilder og multimedieelementer som lyd, video og interaktive felt. De kan også inneholde en rekke eksterne referanser og avhengigheter, som skrifttyper, fargeprofiler og hyperkoblinger.

PDF/A (Portable Document Format for Archiving): Dette er en versjon av PDF-standarden som er designet for langtidslagring og arkivering av dokumenter. 'A' i PDF/A står for 'Arkivering.' PDF/A-filer er selvstendige, noe som betyr at all informasjon som er nødvendig for å vise dokumentet på samme måte, uavhengig av tid og teknologi som brukes, er innebygd i filen.

Den viktigste forskjellen mellom de to formatene kommer ned til dette konseptet med selvstendighet. I en standard PDF kan visse elementer som skrifttyper og fargeprofiler være koblet til eksterne ressurser. Hvis disse eksterne ressursene endres eller ikke er tilgjengelige i fremtiden, kan det hende at PDF-en ikke vises som tiltenkt.

I kontrast, en PDF/A inneholder alle nødvendige ressurser i selve filen for å sikre at dokumentet kan gjengis trofast i fremtiden, selv om de opprinnelige ressursene som ble brukt til å lage dokumentet ikke lenger er tilgjengelige. For eksempel er alle skrifttyper brukt i et PDF/A-dokument innebygd direkte i filen.

Dette gjør PDF/A til et ideelt format for arkivering av dokumenter som må bevares nøyaktig over lang tid. Det betyr imidlertid også at PDF/A-filer kan være større enn standard PDF-filer, og de kan ikke inneholde visse typer innhold, som multimedieelementer eller JavaScript, som potensielt kan endre seg over tid eller utgjøre en sikkerhetsrisiko.

PDF/A-formatet er en ISO-standardisert versjon av PDF-standarden, og det har flere undertyper (som PDF/A-1, PDF/A-2 og PDF/A-3) som tilbyr varierende nivåer av samsvar og kompatibilitet. Disse er designet for å møte ulike arkiveringsbehov og begrensninger.

Hva er forskjellen mellom en PDF og et Word-dokument?

Selv om både PDF og Word-dokumenter brukes til å vise tekst, tjener de forskjellige formål. Et Word-dokument (.doc eller .docx) er en fil som enkelt kan redigeres og formateres. Det brukes når innholdet i filen fortsatt skrives, redigeres eller må manipuleres. En PDF, derimot, brukes for den endelige versjonen av dokumenter som må deles eller skrives ut, da formatet forblir konsistent på tvers av alle plattformer.

Hva er noen fordeler og ulemper med å bruke en PDF?

Den største fordelen med å bruke en PDF er dens plattformuavhengighet. Utseendet til en PDF endres ikke basert på enheten eller programvaren som brukes for å se den. I tillegg kan PDF-er sikres med et passord, noe som forhindrer uautorisert tilgang. De tillater også integrering av multimedieelementer, som lyd, video, hyperkoblinger og interaktive skjemaer.

Imidlertid kan redigering av en PDF være utfordrende og krever ofte spesifikk programvare som en PDF-redigerer. Selv om PDF-er kan inkludere ulike medietyper, kan store mediefiler drastisk øke størrelsen på PDF-en, noe som gjør den vanskelig å dele.

Forskjellen mellom Adobe Acrobat og Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader er en gratis PDF-leser som lar deg lese, skrive ut og kommentere PDF-dokumenter. Adobe Acrobat, derimot, er en betalt programvare som går utover bare å vise PDF-er. Den inkluderer funksjoner for å lage, redigere, sikre og konvertere PDF-filer.

Beste programvare for å lage PDF-er

Hva er den beste appen for å lage PDF?

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat er allment anerkjent som en av de mest kraftfulle og allsidige programmene for å lage PDF-er. Det lar brukere konvertere ulike typer filer som DOCX, PPT og HTML til PDF-er, samtidig som formatering og layout bevares. Det tilbyr også en rekke avanserte funksjoner som muligheten til å legge til sikkerhetsinnstillinger, integrere multimedia, lage skjemaer og mer. Det er tilgjengelig for både Windows og MacOS.
2. Microsoft Word: Selv om det primært er et tekstbehandlingsprogram, tilbyr Microsoft Word en enkel og grei metode for å lage PDF-er. Brukere kan skrive og formatere dokumentet som vanlig, og deretter velge å lagre filen som en PDF. Dette konverterer Word-dokumentet til en PDF, og beholder all formatering, skrifttyper og bilder. Word er en del av Microsoft Office-pakken og er tilgjengelig for Windows, MacOS og som en nettapp.
3. Google Docs: Google Docs, en del av Googles gratis, nettbaserte kontorpakke, lar brukere lage PDF-er direkte fra nettleseren. På samme måte som Microsoft Word, kan et dokument som er opprettet i Google Docs, lastes ned som en PDF, og sikrer at all formatering og tekst bevares. Siden det er skybasert, tillater det enkel deling og samarbeid.
4. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF er en robust PDF-løsning som tilbyr en rekke funksjoner. Brukere kan lage PDF-er fra vanlige filformater, skannere, tomme sider og til og med utklippstavlen. I tillegg tilbyr det avanserte funksjoner som å lage PDF/A-kompatible filer for arkivering, legge til vannmerker, overskrifter, bunntekster og digitale signaturer. Det er tilgjengelig for Windows og MacOS.
5. PDFCreator (Windows): PDFCreator er en populær applikasjon for å lage PDF-er på Windows. Dette gratisverktøyet installerer seg som et skriverunderlag, slik at du kan lage en PDF fra hvilken som helst Windows-applikasjon som kan skrive ut. Det gir også muligheten til å kryptere PDF-er og beskytte dem mot å bli åpnet eller skrevet ut.
6. PDF Expert (MacOS): PDF Expert er en rask, robust og vakker PDF-redigerer for MacOS. I tillegg til å lese og kommentere PDF-er, lar det brukere lage PDF-er direkte fra applikasjonen eller ved å lagre andre filformater som PDF-er. Det gir også muligheter for å slå sammen ulike dokumenter til en enkelt PDF.

Beste programvare for å lese PDF-er

Hva er den beste appen for å lese PDF-er? Det finnes mange, men det er egentlig bare én vinner. Se listen nedenfor.

1. Speechify PDF Reader: Speechify PDF-leser er den beste appen i sin klasse for å lese PDF-er. Med funksjoner som over 200 stemmer, støtte for flere språk, fokusert interaktiv lytting og leseropplevelse, samt en innebygd AI-bot som du kan stille spørsmål om dokumentet ditt, konkurrerer den med apper som Adobe og Foxit. Prøv den gratis.
2. Adobe Acrobat Reader: Adobe Acrobat Reader er den mest brukte programvaren for å se PDF-filer. Den er gratis, pålitelig og tilgjengelig for flere operativsystemer, inkludert Windows, MacOS, Android og iOS. I tillegg til å lese PDF-er, lar den brukere kommentere PDF-er med notater, markeringer og tegneverktøy, noe som gjør den til et omfattende PDF-verktøy.
3. Google Chrome: Google Chrome er ikke bare en nettleser, men også en praktisk PDF-viser. Den åpner PDF-er i en ny nettleserfane når du klikker på en PDF-lenke, slik at du kan se dokumentet uten å trenge ekstra programvare. Den tilbyr også grunnleggende funksjoner som zoom, søk og utskrift, noe som gjør den til et effektivt verktøy for rask PDF-visning.
4. Foxit Reader: Foxit Reader er en multifunksjonell PDF-viser kjent for sin hastighet og lette design. Den tilbyr avanserte funksjoner som annotering, utfylling av skjemaer og deling via e-post eller sosiale nettverk. Den støtter også sikker lesing av PDF-er, slik at brukere kan se PDF-er som er passordbeskyttet eller inkluderer digitale signaturer. Den er tilgjengelig for Windows, MacOS, Linux og mobile plattformer.
5. Nitro PDF Reader (Windows): Nitro PDF Reader er en gratis og robust PDF-viser for Windows. Den inkluderer funksjoner for visning, oppretting og konvertering av PDF-er. Programvaren utmerker seg med sitt kontorstil-grensesnitt, brukervennlighet og avanserte funksjoner som utfylling av skjemaer, dokumentunderskrift og tekstekstraksjon.
6. Forhåndsvisning (MacOS): Forhåndsvisning er standard PDF-viser for MacOS. I tillegg til å vise PDF-er, lar den brukere legge til notater, sette inn signaturer og fylle ut skjemaer. Brukere kan også bruke Forhåndsvisning til å vise og redigere bildefiler, noe som gjør det til et allsidig verktøy for MacOS-brukere.
7. Xodo (Android, iOS): Xodo er en mobilvennlig PDF-viser og annotator. Den er gratis og enkel å bruke, og tilbyr en rekke funksjoner som markering, understreking og å legge til kommentarer i PDF-er. Den er også skyintegrert, noe som betyr at du kan få tilgang til og administrere PDF-er lagret i Google Drive, Dropbox eller OneDrive.

Beste programvare for å redigere PDF-er

1. Adobe Acrobat Pro: Adobe Acrobat Pro er en premium PDF-redigeringsprogramvare som tilbyr en rekke verktøy for å endre og forbedre PDF-er. Brukere kan legge til, slette og endre tekst og bilder; legge til merknader, kommentarer og digitale signaturer; og manipulere sider i en PDF. Den inkluderer også funksjoner for å konvertere PDF-er til andre formater og lage utfyllbare skjemaer. Den er tilgjengelig for både Windows og MacOS.
2. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF gir en fullverdig PDF-redigeringsopplevelse, med verktøy for å redigere tekst, legge til bilder og endre layouten på dokumentene dine. Den inkluderer også funksjoner for å kombinere og dele opp PDF-er, sikre dem med kryptering, og legge til merknader eller digitale signaturer. Den er kjent for sin hastighet og brukervennlige grensesnitt, og er tilgjengelig for Windows og MacOS.
3. Nitro Pro (Windows): Nitro Pro er en omfattende PDF-redigerer for Windows som tilbyr et bredt spekter av funksjoner. Den lar brukere redigere tekst, bilder og sider; konvertere PDF-er til og fra andre formater; gjennomgå og kommentere PDF-er; og beskytte PDF-er med passord og tillatelser. Grensesnittet ligner på Microsoft Office, noe som gjør det enkelt å navigere.
4. PDFpenPro (MacOS): PDFpenPro er et kraftig PDF-redigeringsverktøy for MacOS. Det gir funksjoner for å redigere tekst, bilder og sidelayout; kommentere og markere PDF-er; OCR (Optisk Tegngjenkjenning); og lage interaktive PDF-skjemaer. Det tilbyr også verktøy for å sikre PDF-er med kryptering og passordbeskyttelse.
5. PDFelement (Windows, MacOS, iOS, Android): PDFelement er en allsidig PDF-redigeringsprogramvare som tilbyr verktøy for å redigere, kommentere, konvertere, lage og sikre PDF-er. Den utmerker seg med sitt rene, intuitive grensesnitt og OCR-funksjoner. Programvaren støtter også batchbehandling, noe som gjør den egnet for bedrifter eller enkeltpersoner som trenger å håndtere et stort antall PDF-er.
6. Sejda (Web, Windows, MacOS, Linux): Sejda er en brukervennlig PDF-redigerer som fungerer i nettleseren din, noe som eliminerer behovet for å laste ned programvare. Den gir verktøy for å redigere tekst og bilder, slå sammen og dele opp PDF-er, signere og sikre PDF-er, og konvertere PDF-er til og fra andre formater. Den tilbyr også en skrivebordsversjon for bruk uten nett. Sejdas nettleserbaserte grensesnitt gjør det til et fleksibelt valg for brukere på alle operativsystemer.

Kan du konvertere PDF-er til andre filformater?

Ja, du kan konvertere PDF-er til en rekke andre filformater. Dette er spesielt nyttig når du trenger å redigere innholdet i en PDF-fil i et mer fleksibelt format, som et Word-dokument, eller når du vil bruke dataene fra en PDF i en annen sammenheng, som et regneark eller en presentasjon.

Det finnes flere måter å konvertere en PDF til et annet filformat:

1. PDF-redigeringsprogramvare: Verktøy som Adobe Acrobat Pro og Foxit PhantomPDF kan lagre PDF-er som andre filtyper, inkludert Word-dokumenter (.doc, .docx), Excel-regneark (.xls, .xlsx), PowerPoint-presentasjoner (.ppt, .pptx), og bildefiler (.jpg, .png, etc.).
2. Online konverteringsverktøy: Det finnes mange gratis online PDF-konverterere som lar deg laste opp en PDF-fil og konvertere den til et annet format. Disse verktøyene kan vanligvis konvertere PDF-er til ulike filtyper, inkludert Word-dokumenter, Excel-regneark, PowerPoint-presentasjoner og bildefiler.
3. Kontorprogramvare: Noen kontorprogramvaresuiter, som Microsoft Word og Google Docs, kan åpne PDF-filer og konvertere dem til sine egne formater. Imidlertid kan nøyaktigheten av konverteringen variere, spesielt med komplekse oppsett.

Husk at konverteringsprosessen kanskje ikke alltid bevarer den nøyaktige layouten og formateringen av den opprinnelige PDF-en, spesielt hvis den inneholder komplekse elementer som tabeller, grafikk og spesialfonter. Det er også verdt å merke seg at noen PDF-er kan være passordbeskyttet eller ha andre sikkerhetsinnstillinger som hindrer dem fra å bli konvertert.

Kan du integrere PDF-er med andre apper?

Ja, PDF-er kan integreres med ulike andre apper på flere måter. Denne integrasjonen kan gi økt produktivitet, forbedret samarbeid og strømlinjeformede arbeidsflyter. Her er noen vanlige eksempler:

1. Dokumenthåndteringssystemer (DMS): Apper som Microsoft SharePoint, Google Drive eller Dropbox kan lagre PDF-er og tillate enkel deling, samarbeid og versjonskontroll. Brukere kan få tilgang til disse PDF-ene fra hvor som helst, ofte direkte fra DMS-appen.
2. Skybaserte PDF-redigeringsverktøy: Apper som Adobe Acrobat DC og Xodo lar deg åpne, redigere og kommentere PDF-er direkte fra nettleseren din. Disse verktøyene inkluderer ofte funksjoner for deling og samarbeid.
3. Elektroniske signaturapper: Verktøy som DocuSign og Adobe Sign kan integreres med PDF-er for å lette elektronisk signering av dokumenter, kontrakter, skjemaer og annet papirarbeid.
4. Prosjektstyringsverktøy: Apper som Trello, Asana og Slack kan integreres med PDF-filer for å la brukere dele og diskutere PDF-dokumenter direkte innenfor et prosjekt eller en oppgave.
5. E-postklienter: De fleste e-postklienter kan forhåndsvise PDF-vedlegg direkte i e-postgrensesnittet. Noen, som Outlook, tilbyr også muligheten til å lagre e-poster eller hele mapper som PDF-er.
6. Mobilapper: Ulike mobilapper lar brukere åpne, kommentere og dele PDF-er på smarttelefoner eller nettbrett. Noen kan til og med ta bilder eller tekst og konvertere dem til PDF.
7. OCR-programvare: Optisk tegngjenkjenning (OCR) programvare som Adobe Acrobat eller ABBYY FineReader kan konvertere skannede PDF-er eller bilder til redigerbar og søkbar tekst.

Det er viktig å merke seg at nivået og typen integrasjon avhenger av den spesifikke appen og dens funksjoner. Appen kan trenge å bli konfigurert for å fungere med PDF-er, eller en utvidelse eller plugin kan være nødvendig. I noen tilfeller kan det være at bare visse versjoner av en app (f.eks. den betalte versjonen) støtter PDF-integrasjon.

PDF har blitt en integrert del av våre digitale liv, takket være sin brukervennlighet og plattformuavhengige konsistens. Til tross for fremveksten av mange andre filtyper, fortsetter PDF å være det foretrukne formatet for sikker, pålitelig og bærbar dokumentdeling.

Vi håper denne bloggen besvarte hva en PDF er, og at du klarte å velge den beste PDF-leseren. Prøv Speechify PDF Reader gratis.