De voordelen van het gebruik van spraakgestuurde IVR-systeemsoftware

Als uw bedrijf te maken heeft met een groot aantal inkomende of uitgaande oproepen, kan het implementeren van een spraakgestuurd interactief voice response (IVR) systeem...

Als uw bedrijf te maken heeft met een groot aantal inkomende of uitgaande oproepen, kan het implementeren van een spraakgestuurd interactief voice response (IVR) systeem een effectieve manier zijn om het beheer van oproepen te stroomlijnen en klanten een efficiëntere en persoonlijkere ervaring te bieden. In dit artikel verkennen we de voordelen van het gebruik van spraakgestuurde IVR-technologie en gaan we in op de vele toepassingen ervan. We bespreken ook hoe u de juiste spraakgestuurde IVR-systeemsoftware kunt kiezen die aan uw specifieke bedrijfsbehoeften voldoet.

Inzicht in spraakgestuurde IVR-systemen

Interactieve Voice Response (IVR) systemen zijn geautomatiseerde zakelijke telefoonsystemen die zijn ontworpen om te communiceren met bellers, informatie te verzamelen en oproepen door te sturen naar de juiste agenten of afdelingen. Deze systemen worden veel gebruikt door bedrijven en organisaties om de klantenservice te verbeteren en hun operaties te stroomlijnen.

Wat is een IVR-systeem?

Traditioneel gebruikten IVR-systemen toetsenbordinvoer om bellers door een reeks prompts en menu's te leiden. Met de technologische vooruitgang zijn spraakgestuurde IVR-systemen echter steeds gebruikelijker geworden. Spraakgestuurde IVR-systemen maken gebruik van natuurlijke taalverwerking (NLP) om bellers hun antwoorden te laten inspreken, waardoor de interactie intuïtiever en efficiënter wordt.

IVR-systemen kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf of organisatie. Ze kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals het bieden van klantenondersteuning, het verwerken van bestellingen en het verzamelen van feedback.

Hoe werken spraakgestuurde IVR-systemen?

Spraakgestuurde IVR-apps werken door gesproken woorden en zinnen te herkennen en deze te koppelen aan vooraf gedefinieerde trefwoorden en acties. Het systeem vraagt bellers om hun reden voor bellen te vermelden, en op basis van hun invoer kan het oproepen doorsturen naar specifieke agenten of afdelingen, informatie verstrekken of acties ondernemen zoals het plannen van afspraken of het maken van reserveringen.

Het systeem kan ook worden geprogrammeerd om aangepaste reacties te geven op basis van de geschiedenis van de beller met het bedrijf of de organisatie. Als een beller bijvoorbeeld eerder een aankoop heeft gedaan, kan het systeem hun telefoonnummer herkennen en gepersonaliseerde service bieden. Houd er echter rekening mee dat u een VoIP-telefoniedienstverlener nodig heeft die een IVR-systeem biedt om aan de slag te gaan met IVR.

Belangrijke componenten van spraakgestuurde IVR-systemen

De belangrijkste componenten van een spraakgestuurd IVR-systeem zijn een spraakherkenningsengine, een natuurlijke taalverwerkingsengine, een tekst-naar-spraakengine, een database en een applicatieserver. Samen stellen deze componenten het systeem in staat om telefooninvoer te ontvangen en te interpreteren, verzoeken te verwerken en in realtime reacties te geven.

De spraakherkenningsengine is verantwoordelijk voor het herkennen en interpreteren van gesproken woorden en zinnen. De natuurlijke taalverwerkingsengine analyseert de invoer van de beller om de intentie achter hun verzoek te bepalen. De cloudgebaseerde tekst-naar-spraakengine zet de reacties van het systeem om in gesproken woorden die de beller kan begrijpen. De database slaat informatie op over de beller en hun geschiedenis met het bedrijf of de organisatie. De applicatieserver beheert de algehele werking van het IVR-systeem.

Over het algemeen zijn spraakgestuurde IVR-systemen een krachtig hulpmiddel voor bedrijven en organisaties die hun klantenservice willen verbeteren en hun operaties willen stroomlijnen. Door een intuïtievere en efficiëntere manier te bieden voor bellers om met het systeem te communiceren, kunnen deze systemen helpen de algehele klantervaring te verbeteren.

Voordelen van spraakgestuurde IVR-systemen

Met de evolutie van conversatie-AI worden spraakgestuurde interactieve voice response-systemen steeds populairder bij bedrijven, omdat ze verschillende voordelen en verbeterde functionaliteit bieden ten opzichte van traditionele toetsenbordsystemen. Ze hebben allemaal voordelen, ondanks dat ze verschillende prijsklassen en functies hebben, zoals voicemail, oproepopname, terugbellen en meer. In dit gedeelte bespreken we enkele van de voordelen van het gebruik van spraakgestuurde IVR-software.

Verbeterde klantervaring

Een van de belangrijkste voordelen van een spraakgestuurd IVR-systeem voor uw callcenter-software is dat het de algehele klantervaring kan verbeteren. Door een gebruiksvriendelijke interface te bieden die gesproken taal herkent en gepersonaliseerde opties biedt, kunnen klanten snel en gemakkelijk de informatie of hulp krijgen die ze nodig hebben. Dit kan helpen om frustratie te verminderen en de klanttevredenheid te verbeteren. De IVR kan ook meer gegevens openen en de klantclassificatie verbeteren met behulp van een klantrelatiebeheersysteem, of CRM-integratie.

Wanneer een klant bijvoorbeeld de klantenservice van een bank belt, kan hij het spraakgestuurde IVR-systeem gebruiken om zijn saldo te controleren, geld over te maken of een verloren of gestolen kaart te melden. Het systeem kan de stem van de klant herkennen en gepersonaliseerde opties bieden op basis van hun accountinformatie. Dit kan de klant tijd en moeite besparen en hun ervaring aangenamer maken.

Wanneer de verzoeken van een beller niet kunnen worden afgehandeld, werkt een IVR-systeem samen met een geautomatiseerd oproepdistributiesysteem (ACD) voor omnichannel routing om hen naar de juiste ondersteuningsmedewerker te leiden.

Verhoogde efficiëntie en productiviteit

Je hoeft de kostbare beltijd van je team niet langer te verspillen aan iets wat een IVR-menu beter kan afhandelen, zelfs buiten kantooruren. Spraakgestuurde IVR-systemen kunnen de efficiëntie van het afhandelen van oproepen aanzienlijk verbeteren door oproepstromen te optimaliseren en routinetaken zoals oproeprouting, wachtrijen en gegevensverzameling te automatiseren. Dit kan bedrijven helpen wachttijden te verkorten en een groter aantal oproepen met bestaand personeel af te handelen.

Door agenten te bevrijden van repetitieve taken, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen ook de productiviteit van agenten verhogen en hen in staat stellen zich te concentreren op complexere klantbehoeften. Een IVR-systeem faciliteert ook automatische oproepdistributie, waardoor inkomende oproepen zo snel mogelijk bij de juiste agent terechtkomen.

Een reisbureau kan bijvoorbeeld een spraakgestuurd IVR-systeem gebruiken om klantvragen over vluchtschema's, hotelreserveringen en reisarrangementen af te handelen. Het systeem kan oproepen routeren naar de juiste afdeling op basis van de invoer van de klant en relevante informatie verzamelen, zoals reisdata en bestemmingen. Dit kan het bureau tijd en middelen besparen en hen in staat stellen meer klanten in kortere tijd te bedienen.

Kostenbesparing voor bedrijven

Het implementeren van een spraakgestuurd IVR-systeem kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven door de arbeidskosten te verlagen en de behoefte aan extra personeel te verminderen, vooral bij hoge oproepvolumes. Door routinetaken te automatiseren, kunnen bedrijven ook het risico op fouten verminderen en de algehele nauwkeurigheid van klantgegevens verbeteren. Bovendien kunnen spraakgestuurde IVR-systemen bedrijven helpen hun klantenservice op te schalen zonder extra kosten voor het aannemen en trainen van nieuwe agenten.

Een retailbedrijf kan bijvoorbeeld een spraakgestuurd IVR-systeem gebruiken om klantvragen over productbeschikbaarheid, verzendstatus en retouren af te handelen. Het systeem kan geautomatiseerde antwoorden geven op basis van de invoer van de klant en hen indien nodig doorverwijzen naar een live agent. Dit kan het bedrijf geld besparen op personeels- en trainingskosten en hen in staat stellen een groter aantal klantverzoeken af te handelen.

Verbeterde beveiliging en privacy

Spraakgestuurde IVR-systemen kunnen bedrijven helpen hun gegevensbeveiliging en privacy te verbeteren door het risico op datalekken en fraude te verminderen. Door gevoelige informatie zoals creditcardnummers en burgerservicenummers via een geautomatiseerd systeem te verwerken, kunnen bedrijven het risico op menselijke fouten en gegevensmisbruik minimaliseren.

Een zorgverlener kan bijvoorbeeld een spraakgestuurd IVR-systeem gebruiken om patiëntvragen over medische dossiers, herhaalrecepten en het plannen van afspraken af te handelen. Het systeem kan de identiteit van de patiënt verifiëren via spraakherkenning en veilige toegang tot hun informatie bieden. Dit kan ervoor zorgen dat patiëntgegevens worden beschermd en voldoen aan regelgeving zoals HIPAA.

Concluderend bieden spraakgestuurde IVR-systemen verschillende voordelen ten opzichte van systemen met druktoetsen en kunnen ze bedrijven helpen hun klantervaring, efficiëntie, kostenbesparingen en beveiliging te verbeteren. Door een spraakgestuurd IVR-systeem te adopteren, kunnen bedrijven concurrerend blijven en voldoen aan de veranderende behoeften van hun klanten.

Toepassingen van spraakgestuurde IVR-systemen

Spraakgestuurde Interactive Voice Response (IVR)-systemen worden steeds populairder in verschillende sectoren vanwege hun vermogen om gepersonaliseerde en efficiënte ondersteuning aan klanten te bieden zonder dat er een agent nodig is. In dit artikel verkennen we enkele van de veelvoorkomende toepassingen van spraakgestuurde IVR-systemen.

Klantenservice en contactcentra

Klantenservice, callcenters en helpdesks ontvangen vaak een groot aantal oproepen van klanten die hulp zoeken. Spraakgestuurde IVR-systemen kunnen helpen dit volume te beheren door geautomatiseerde ondersteuning aan klanten te bieden. Door gebruik te maken van spraakherkenning en natuurlijke taalverwerking, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen klantvragen begrijpen en beantwoorden, waardoor snelle en efficiënte service wordt geboden. Dit vermindert niet alleen de werkdruk van het klantenserviceteam, maar verbetert ook de algehele klantervaring.

Een klant die het klantenservicecentrum van een telecombedrijf belt, kan bijvoorbeeld een spraakgestuurd IVR-systeem gebruiken om zijn saldo te controleren, een dienst te activeren of deactiveren, of een netwerkprobleem te melden. Het IVR-systeem kan de vraag van de klant begrijpen en de juiste reactie geven, zonder dat er een agent nodig is.

Bank- en financiële diensten

Spraakgestuurde IVR-systemen worden veel gebruikt in de bank- en financiële sector om klanten een breed scala aan diensten te bieden, zoals saldocontroles, transactiegeschiedenis en het betalen van rekeningen. Door routinetaken te automatiseren, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen financiële instellingen helpen arbeidskosten te verlagen en de algehele klantervaring te verbeteren.

Een klant die het klantenservicecentrum van zijn bank belt, kan bijvoorbeeld een spraakgestuurd IVR-systeem gebruiken om zijn saldo te controleren, geld over te maken of een verloren of gestolen kaart te melden. Het IVR-systeem kan de identiteit van de klant verifiëren en de gevraagde informatie of dienst leveren, zonder dat er een agent nodig is.

Gezondheidszorgsector

Spraakgestuurde IVR-systemen worden steeds vaker gebruikt in de gezondheidszorg om patiënten te helpen bij het plannen van afspraken, het bijvullen van recepten en het verkrijgen van basis medische informatie. Door routinetaken te automatiseren en wachttijden te verkorten, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen de patiënttevredenheid en -resultaten verbeteren, terwijl ze ook de administratieve kosten verlagen.

Een patiënt kan bijvoorbeeld het IVR-systeem van zijn zorgverlener bellen om een afspraak met de dokter te maken, testresultaten te controleren of informatie over zijn medicatie te krijgen. Het IVR-systeem kan de vraag van de patiënt begrijpen en de juiste reactie geven, zonder dat er een receptionist of verpleegkundige nodig is.

Retail en e-commerce

Spraakgestuurde IVR-systemen kunnen in de detailhandel en e-commerce worden gebruikt om klanten productinformatie, ordertracking en statusupdates te bieden. Door klanten een zelfbedieningsoptie te geven, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen bedrijven helpen de werkdruk op het klantenserviceteam te verminderen, terwijl ze toch een hoog serviceniveau aan klanten bieden.

Een klant kan bijvoorbeeld het IVR-systeem van een e-commercebedrijf bellen om de status van zijn bestelling te volgen, een product te retourneren of informatie over de kenmerken van een product te krijgen. Het IVR-systeem kan de vraag van de klant begrijpen en de juiste reactie geven, zonder dat er een klantenservicemedewerker nodig is.

Concluderend, spraakgestuurde IVR-systemen worden steeds populairder in verschillende sectoren vanwege hun vermogen om gepersonaliseerde en efficiënte ondersteuning aan klanten te bieden. Door routinetaken te automatiseren en wachttijden te verkorten, kunnen spraakgestuurde IVR-systemen de klanttevredenheid verbeteren en tegelijkertijd de arbeidskosten voor bedrijven verlagen.

Het juiste spraakgestuurde IVR-systeem kiezen

Met zoveel IVR-systemen zoals Aircall, Zendesk en Twilio, kan het moeilijk zijn om de juiste te kiezen. Bovendien kunnen verwarrende prompts, een overmatig aantal menu-opties of slechte interactieve spraakherkenning in uw IVR-systeem klanten enorm irriteren. Hier zijn enkele IVR-functies waar u op moet letten bij het aanschaffen van contactcentersoftware:

Belangrijke functies om op te letten

Bij het kiezen van een spraakgestuurd IVR-systeem is het belangrijk om te letten op functies zoals natuurlijke taalverwerking, tekst-naar-spraak conversie en integratie met bestaande systemen. Daarnaast moet u op zoek gaan naar een systeem dat schaalbaar en aanpasbaar is aan uw specifieke bedrijfsbehoeften.

Integratie met bestaande systemen

De mogelijkheid om te integreren met bestaande systemen is cruciaal voor bedrijven die spraakgestuurde IVR-systemen willen implementeren. Het systeem moet compatibel zijn met uw bestaande telefoonsysteem, database en klantrelatiebeheer (CRM) systeem om een naadloze overgang te garanderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Schaalbaarheid en aanpassingsmogelijkheden

Het systeem dat u kiest, moet schaalbaar zijn en aanpassingsmogelijkheden bieden om aan uw specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen. Het moet in staat zijn om een groeiend aantal oproepen te verwerken en verschillende opties voor bellers bieden op basis van de aard van hun verzoek. Bovendien moet het eenvoudig te configureren en aan te passen zijn naarmate uw bedrijfsbehoeften veranderen.

Krijg een schaalbare TTS IVR-oplossing met Speechify's hooggewaardeerde natuurlijk klinkende TTS-technologie

Als het gaat om het runnen van een succesvol bedrijf, is communicatie de sleutel. En wat is een betere manier om communicatie te stroomlijnen dan met Speechify's hooggewaardeerde natuurlijk klinkende TTS API? Deze innovatieve oplossing biedt een schaalbaar IVR-systeem dat kan worden aangepast aan uw specifieke bedrijfsbehoeften.

Met de mogelijkheid om levensechte spraak te produceren, zullen uw klanten het gevoel hebben dat ze met een echt persoon aan de andere kant van de lijn praten. Bovendien worden uw berichten met de EN-US uitvoertaalcode op een manier afgeleverd die gemakkelijk te begrijpen is voor een breed scala aan klanten. Zeg vaarwel tegen haperende, robotachtige voice-overs en hallo tegen een natuurlijkere en boeiendere klantervaring. Probeer Speechify's TTS IVR-oplossing vandaag nog en zie uw bedrijf floreren.

Concluderend, een spraakgestuurd IVR-systeem kan bedrijven, vooral cloud contactcenters, tal van voordelen bieden zoals verbeterde klantervaring, verhoogde efficiëntie en productiviteit, kostenbesparingen voor bedrijven en verbeterde beveiliging en privacy. Het kan worden gebruikt in verschillende sectoren zoals klantenondersteuning en callcenters, bank- en financiële diensten, gezondheidszorg, retail en e-commerce. Bij het selecteren van spraakgestuurde IVR-systeemsoftware als uw contactcenteroplossing, is het belangrijk om rekening te houden met belangrijke functies die integratie met bestaande systemen en schaalbaarheid en aanpassingsmogelijkheden mogelijk maken. Kies een telefoonsysteem dat SMS en groepsberichten, videoconferenties, call whispering, gespreksopname en geweldige connectiviteit biedt, naast meer functies.

Veelgestelde vragen

Vraag 1: Wat is spraakgestuurde IVR-systeemsoftware?

Spraakgestuurde IVR-systeemsoftware is een technologie waarmee bellers met een systeem kunnen communiceren via spraakopdrachten in plaats van toetsen in te drukken. Dit kan zowel spraakherkenning (om de spraakopdrachten van de beller te begrijpen) als tekst-naar-spraak (om systeemreacties te verwoorden) omvatten.

Q2: Wat zijn de voordelen van het gebruik van spraakgestuurde IVR-systeemsoftware?

Spraakgestuurde IVR-systemen kunnen een gebruiksvriendelijkere en toegankelijkere ervaring bieden voor bellers, omdat ze eenvoudig hun verzoeken kunnen inspreken in plaats van een reeks toetsen te moeten volgen. Het kan ook complexere interacties aan en biedt meer gepersonaliseerde service.

Q3: Kan spraakgestuurde IVR-systeemsoftware meerdere talen aan?

Ja, veel spraakgestuurde IVR-systemen kunnen meerdere talen begrijpen en erop reageren, waardoor ze geschikt zijn voor bedrijven met een diverse klantenkring.