Compreendendo as Mensagens de Gravação de Voz IVR

Os sistemas de Resposta de Voz Interativa (IVR) têm sido fundamentais na revolução dos call centers, sistemas PBX e centros de contato. Eles melhoram significativamente a...

Os sistemas de Resposta de Voz Interativa (IVR) têm sido fundamentais na revolução dos call centers, sistemas PBX e centros de contato. Eles melhoram significativamente a experiência do cliente ao fornecer serviços eficientes e tornar as aplicações de telefonia mais amigáveis. Uma parte crítica de qualquer sistema IVR é a mensagem de voz. Essas mensagens IVR guiam os chamadores através do sistema telefônico, contribuindo para um processo de atendimento de chamadas simplificado e de alta qualidade.

O que são as Mensagens para IVR?

As mensagens IVR são as mensagens de voz que os chamadores ouvem ao interagir com um sistema telefônico automatizado. Essas mensagens podem incluir mensagens de espera, saudações, menus e instruções, todas projetadas para guiar o chamador através do sistema. Elas são criadas usando gravações de voz profissionais por atores de voz ou geradas usando software de conversão de texto em fala.

Como Gravar uma Mensagem IVR?

Primeiro, prepare seus roteiros IVR para gravar uma mensagem IVR. Os roteiros devem ser simples, claros e incluir todas as informações necessárias que seus chamadores possam precisar.

Você pode então contratar um talento de voz profissional ou usar um artista de voz para a gravação. Vale a pena considerar talentos de voz bilíngues, como artistas que falam espanhol, para um alcance mais amplo. Alternativamente, software de conversão de texto em fala pode ser usado para gerar mensagens de voz.

Uma vez que a gravação de voz esteja completa, os arquivos de áudio são editados para clareza e consistência, garantindo um produto final de alta qualidade.

A Diferença Entre IVR e Mensagem

Enquanto IVR se refere a todo o sistema de resposta de voz interativa, incluindo seu design, funcionalidade e gestão, uma mensagem é um componente do IVR. A mensagem, ou a voz do IVR, é a mensagem que os chamadores ouvem e respondem enquanto navegam pelo sistema IVR.

Qual Formato de Voz o IVR Usa?

O formato de voz padrão para sistemas IVR é WAV ou MP3. Esses formatos são amplamente suportados em várias plataformas e garantem uma saída de áudio de alta qualidade. O formato específico pode depender dos requisitos do seu sistema de telefonia.

Diferença Chave Entre uma Mensagem e uma Mensagem IVR

Uma mensagem é um tipo específico de mensagem IVR projetada para instruir o chamador a tomar uma ação. Uma mensagem IVR, no entanto, pode ser qualquer mensagem gravada que toca durante uma chamada, como saudações, mensagens de espera ou informações sobre horários de funcionamento.

Como Fazer o Upload de uma Gravação de Voz IVR?

O upload de uma gravação de voz IVR dependerá do seu sistema IVR específico ou do provedor de serviços. No entanto, geralmente envolve acessar o portal de administração do sistema, navegar até a seção de mensagens ou gravações de voz e fazer o upload do arquivo de áudio apropriado. Sempre consulte as diretrizes do seu provedor ou o suporte técnico para instruções específicas.

O Que Devo Dizer Durante a Mensagem?

O que você diz durante a mensagem IVR depende do seu propósito. Uma boa regra é manter as mensagens claras, concisas e respeitosas. Sempre reconheça o chamador, forneça as informações necessárias e guie-o para os próximos passos.

Top 8 Softwares e Aplicativos de Gravação IVR

1. Twilio: Conhecido por sua flexibilidade e APIs robustas, o Twilio suporta sistemas IVR personalizados, incluindo mensagens de voz e gravações.
2. Genesys: Um líder em experiência do cliente, o Genesys oferece funcionalidades avançadas de IVR, incluindo roteamento dinâmico e gravações de mensagens.
3. Avaya: As soluções de centro de contato da Avaya incluem capacidades avançadas de IVR e serviços profissionais de gravação de voz.
4. Nuance: A Nuance oferece soluções de IVR e atendimento automático com recursos avançados de conversão de texto em fala e reconhecimento de voz. Seu software suporta uma ampla gama de idiomas.
5. 8x8: O 8x8 fornece soluções abrangentes de IVR, incluindo fácil gerenciamento de mensagens de voz, e conta com gravações de voz de alta qualidade.
6. Five9: Conhecido por seu software de centro de contato em nuvem, o Five9 também oferece capacidades de IVR com recursos poderosos de autoatendimento.
7. Aspect: A Aspect fornece tanto autoatendimento IVR quanto serviço assistido por agentes, garantindo uma experiência do cliente sem interrupções.
8. NICE inContact: Esta solução oferece capacidades de IVR e ACD para roteamento e opções de autoatendimento, tornando-a adequada para centros de contato de todos os tamanhos.

Lembre-se, a escolha do software dependerá das suas necessidades específicas, objetivos de experiência do cliente e considerações de preço.

Os prompts de gravação de voz IVR são uma parte essencial de qualquer call center moderno ou sistema PBX. Eles desempenham um papel significativo na formação da experiência do cliente e garantem interações suaves. Investir em prompts de voz IVR de alta qualidade e serviços profissionais de locução pode ajudar sua organização a apresentar uma imagem mais profissional e atender seus clientes de forma mais eficaz.

Para aprimorar seu entendimento sobre sistemas IVR, utilize ferramentas como materiais de e-learning, demonstrações, depoimentos e recursos de podcast. Sempre considere os serviços de locutores profissionais e artistas de voz para garantir gravações de IVR que soem naturais e envolventes.

Seja gravando internamente ou terceirizando suas gravações de voz, o foco deve sempre estar na clareza, profissionalismo e qualidade das suas mensagens de voz. Com o planejamento e execução adequados, seu sistema IVR pode se tornar uma ferramenta inestimável para melhorar as interações com os clientes e aprimorar a entrega geral de seus serviços.