Locuções para IVR não são tão complicadas. E, com o Guia Definitivo para Locuções em Sistemas de Mensagens de Voz Interativas, podemos tornar isso ainda mais fácil.

Sistemas de mensagens de voz interativas, também conhecidos como sistemas IVR, estão conosco há um tempo, e sistemas IVR de múltiplos níveis ainda são usados principalmente para roteamento de chamadas e gerenciamento de chamadas recebidas e filas de chamadas por diferentes tipos de empresas. Este tipo de sistema ajuda a gerenciar a distribuição de chamadas e manter o fluxo de chamadas, bem como manter os tempos de espera, o que ajuda a melhorar a experiência do cliente. Locuções para sistemas IVR também ajudam quando se trata de encaminhar os novos chamadores para o departamento correto.

Esses sistemas telefônicos combinam tecnologias TTS ou mensagens pré-gravadas padrão com DTMF (Frequência Dupla de Tom) e são viabilizados pela tecnologia CTI.

Essencialmente, o papel desses sistemas é funcionar como um ACD e receber os chamadores na ligação ou interagir com eles no lugar de um agente real, mantendo-os na linha e fornecendo informações. O sistema de mensagens de voz automatizado também auxilia na operação em centros de distribuição de chamadas automatizados. 

Compreensivelmente, as locuções para IVR (resposta de voz interativa) são muito importantes. Afinal, é ela que faz toda a comunicação — literalmente. Portanto, é crucial que este atendente automático soe bem. Mas como você pode fazer isso? E como você faz uma locução para IVR em primeiro lugar? Bem, este guia irá conduzi-lo por tudo isso e um pouco mais, então fique por aqui e aprenda tudo sobre isso.

O que é mensagem de voz interativa (IVMS)?

Já falamos brevemente sobre sistemas IVR, mas vamos nos aprofundar mais em IVR e IVMS. Como já mencionamos, os sistemas de resposta de voz interativa funcionam essencialmente como agentes automatizados.

Você só precisa usar as opções de menu do IVR ou IVMS e escolher a opção que lhe interessa. É praticamente como falar com um agente real, claro, sob a premissa de que tudo funciona corretamente. Um sistema IVR deve ser bem projetado.

Isso inclui ter a mensagem fácil de entender, informativa e também agradável de ouvir. Se essas condições forem cumpridas, isso levará a taxas mais altas de satisfação do cliente e facilitará a manutenção do gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). 

O que é reconhecimento de voz interativa (IVR)?

Como mencionamos, o reconhecimento de fala interativa é uma forma de acessar o menu IVR. Certos programas são criados de forma que permitem ao cliente simplesmente interagir usando sua voz. É muito fácil e economiza o esforço de usar o menu.

Os sistemas IVR são geralmente utilizados para atender a um alto volume de chamadas a um custo mínimo. Eles são muito interativos e, como mencionamos, economizam o trabalho de falar com um agente real.

No entanto, quando a resolução na primeira chamada não funciona, os clientes que fazem chamadas de entrada podem precisar que o atendente automático os transfira para um agente real do centro de contato, então é importante que tudo corra bem. Afinal, um IVR precisa de um sistema, um banco de dados, equipamentos de telefonia e sua própria infraestrutura para funcionar.

Hoje em dia, a tecnologia IVR pode fazer muito por você. Isso inclui notificá-lo sobre saldos de contas, acessar informações de contas, configurar ou alterar PINs ou senhas, buscar informações, fazer pagamentos e transferir fundos, e assim por diante.

Outra parte fundamental do IVR é o menu mencionado anteriormente. É um sistema de resposta que permite aos clientes operar o sistema IVR, e lida com as chamadas dos clientes. Você pode acessá-lo com um simples método de teclado de toque ou acessá-lo com sua voz, dependendo da programação.

Preparando-se para seu projeto de locução

Antes de mergulhar no seu trabalho de IVR para um sistema VoIP, você precisa fazer duas coisas principais: entender para quem você está se dirigindo e criar um roteiro atraente.

Primeiro, considere quem estará interagindo com seu trabalho de IVR. Eles estão familiarizados com o software de centro ou é a primeira vez que usam esse tipo de sistema? Quais são suas preferências? Como eles se comunicam? Este insight é crucial, especialmente se sua locução estiver integrada em sistemas de CRM locais.

Por exemplo, se seu público-alvo for mais jovem, uma voz divertida e animada pode ser adequada. No entanto, para um ambiente profissional, um tom mais sério pode ser mais apropriado. Escolher a voz certa garante que sua mensagem ressoe com o ouvinte, facilitando sua experiência.

Elaborando um bom roteiro

O próximo passo é o roteiro, um componente vital se você deseja otimizar a jornada do usuário pelo seu sistema VoIP ou IVR. Pense nele como o mapa para a sua gravação de VR. Deve ser direto e conciso.

Reflita sobre as dúvidas comuns ou informações que os usuários possam buscar e garanta que seu roteiro as aborde. Mantenha a linguagem simples, como se estivesse conversando com um amigo. Essa abordagem garante clareza e facilidade de compreensão, especialmente quando integrado com o software do centro.

Ao elaborar seu roteiro, indique onde é necessário dar ênfase, onde pausar ou onde uma emoção específica deve ser transmitida. Esses marcadores ajudam o artista de voz a entregar o conteúdo de forma eficaz, melhorando a experiência do usuário.

Com uma compreensão clara do seu público e um roteiro bem preparado, você está pronto para iniciar seu projeto de locução. Seja para sistemas locais ou VoIP baseados em nuvem, a primeira interação dos usuários é frequentemente através da sua gravação de voz. Garanta que não seja apenas uma saudação, mas um acolhimento caloroso e informativo!

As vantagens e desvantagens de usar IVMS

Existem várias vantagens importantes quando se trata de IVMS. Um benefício particularmente essencial é a capacidade de otimizar a disponibilidade, mesmo fora do horário comercial típico.

Permitir o autoatendimento também economiza dinheiro e tempo para a empresa, já que podem direcionar seus funcionários para projetos mais complexos em vez de tê-los no call center respondendo a perguntas simples. O IVMS também pode ser útil em momentos em que o cliente não pode falar ao telefone.

No entanto, também existem desvantagens nos sistemas IVMS. Eles podem economizar dinheiro, mas dependendo das necessidades específicas de uma empresa, incorporar IVMS pode custar mais do que ter um call center. Além disso, eles podem não sempre fornecer as respostas que os clientes precisam, deixando-os desinformados ou confusos.

Ao contrário do IVR, que permite que os clientes deixem uma mensagem ou agendem um retorno de chamada fornecendo seu número de telefone ou até mesmo obtendo as informações de que precisam, o IVMS pode ser mais complicado. Além disso, o IVMS não é capaz de transferi-lo para o departamento correto caso você cometa um erro ao direcionar uma chamada, já que essencialmente se resume a uma troca de SMS.

Como usar o Speechify para suas necessidades de locução

O Speechify é um serviço de texto para fala que pode transformar qualquer formato de texto em uma gravação de áudio. Usando o Speechify, você pode transformar PDFs, Google Docs, artigos e até mesmo livros em arquivos de áudio em apenas alguns minutos em tempo real.

O Speechify possui uma extensa coleção de vozes diferentes que soam realistas e são fáceis de ouvir. Também possui uma variedade de diferentes idiomas, tornando-o viável também para usuários que não falam inglês. O Speechify também tem preços muito acessíveis e está disponível em quase todos os dispositivos.

É por isso que serviços de TTS, como o Speechify, podem ser a solução perfeita de IVR para casos de uso de automação de correio de voz. Além disso, o Speechify também pode ser usado se você precisar de uma gravação de voz que possa tocar durante os tempos de espera.

Mais importante ainda, esses leitores de TTS são ideais para sistemas IVR, pois geralmente vêm com vozes muito realistas e podem tranquilizar e informar as pessoas. Ou, pelo menos, mantê-las na linha até que estejam prontas para serem transferidas para um operador de call center.

Como o Speechify pode ajudar com suas necessidades de IVM?

O IVM inclui diferentes métodos de transmissão de voz suportados por terceirização automatizada e sistemas telefônicos. E as vozes do Speechify são tão versáteis que você pode usá-las para todos os tipos de sistemas de mensagens de voz interativas.

Especificamente, o Speechify e ferramentas semelhantes são excelentes para necessidades de transmissão de voz personalizada e locução para gravação de chamadas devido à acessibilidade e versatilidade. O preço é, novamente, acessível, o que é um ótimo negócio para pequenos empresários que tentam economizar no orçamento.

Como mencionamos, o autoatendimento é conveniente e importante, e o Speechify pode ajudar com isso também. Além disso, você não precisa se preocupar com a disponibilidade de idiomas ao procurar o provedor de locução perfeito, já que o Speechify possui muitos idiomas que você pode escolher. Isso é ótimo porque muitos centros de contato atendem a uma grande base de clientes.

Speechify é ótimo porque você pode explorar e conferir as diferentes vozes antes de decidir, o que significa que você pode escolher com calma a voz perfeita para suas necessidades de IVM. Por fim, as vozes são muito realistas, e as opções de linguagem natural são excelentes, melhorando a experiência do cliente e o uso.

Perguntas Frequentes

Qual é o melhor sistema de IVR?

Alguns dos melhores softwares de IVR atualmente disponíveis incluem VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk e CloudTalk.

Por que usar IVMS?

Um IVMS pode ser especialmente útil durante períodos de alto volume de chamadas, permitindo que os clientes obtenham as informações de que precisam por meio de autoatendimento.

Quais são as melhores práticas de IVR?

Existem várias práticas que podem melhorar o uso do IVR e a experiência do cliente. Por exemplo, tornar as opções fáceis de entender, ter uma voz que soe humana, oferecer ao cliente a opção de se conectar a um operador de call center, ter tempo de espera promocional, incentivar os usuários a se conectarem a outros canais e oferecer ao chamador tanto IVR quanto IVMS.