Cum să-mi îmbunătățesc productivitatea

Productivitatea este esențială pentru o viață de succes și decisivă pentru profit și reușita pe termen lung în afaceri. Din păcate, să rămâi concentrat poate fi uneori o adevărată provocare.

Mai mulți factori pot sabota productivitatea, de la distragerea atenției de către rețelele sociale până la dificultăți legate de o sarcină complexă sau epuizare.

Din fericire, există mai multe metode prin care poți deveni mai eficient. Continuă să citești pentru a descoperi trucuri de productivitate care chiar funcționează.

Sfaturi generale pentru productivitate

Productivitatea este esențială pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Dacă ești o persoană productivă, vei descoperi că ai mereu timp cel puțin pentru a-ți termina cele mai importante sarcini.

Mai jos găsești câteva sfaturi pe care le poți pune în practică pentru a crește productivitatea angajaților. Chiar și antreprenorii pot beneficia de aceste recomandări pentru a limita amânarea și a-și îmbunătăți abilitățile de management al timpului.

Concentrează-te mai întâi pe sarcinile importante

Ca să-ți fie mai ușor să rămâi concentrat, începe cu sarcinile cele mai grele și consumatoare de timp, înainte de alte activități mai mici. Ia în considerare să-ți faci o listă de „to do”. Există numeroase aplicații care te pot ajuta să îți organizezi notițele, inclusiv aplicația Evernote.

Ordonează-ți activitățile de la cele mai solicitante sau urgente pentru o gestionare mai bună a timpului. Rezervă dimineața sau intervalul din zi în care ai cea mai multă energie și putere de concentrare pentru aceste sarcini, iar pe cele mai ușoare lasă-le pe finalul zilei.

Evită multitasking-ul

Chiar dacă pare că parcurgi lista „to do” mai rapid dacă jonglezi cu mai multe sarcini, concentrarea pe una singură la un moment dat îți poate crește productivitatea. Atunci când încerci să te ocupi de mai multe lucruri în același timp, pierzi timp făcând trecerea de la o sarcină la alta. Acest lucru poate duce la o treabă neterminată sau făcută de mântuială.

Dacă te concentrezi pe o singură activitate sau un singur proiect, vei reuși să duci sarcina la bun sfârșit mai repede și vei fi mai motivat să o bifezi și pe următoarea.

Ia pauze regulate

Poate fi tentant să duci la capăt o sarcină dintr-o suflare, fără nicio pauză. Totuși, dacă nu iei deloc pauze, acest lucru îți poate afecta negativ productivitatea și poate duce la oboseală sau epuizare.

Dacă ajungi în acest punct, este posibil să nu mai ai motivația de a continua și de a progresa. Pauzele regulate te ajută să te concentrezi mai bine și îți îmbunătățesc starea de spirit.

Ia în calcul planificarea mai multor pauze scurte pe parcursul zilei de lucru. În general, la locul de muncă se recomandă pauze obligatorii de 5-10 minute. Dacă lucrezi de la distanță, asigură-te că îți acorzi singur pauze regulate pentru a te reîncărca.

Tehnica Pomodoro

Metoda Pomodoro te poate ajuta să gestionezi mai eficient timpul alocat sarcinilor zilnice. Cu tehnica Pomodoro, îți setezi un timer de 30-45 de minute în care lucrezi la un proiect, iar după expirarea timpului iei o pauză de cinci minute.

Această tehnică poate fi foarte eficientă pentru un flux de lucru concentrat și neîntrerupt, presărat cu pauze regulate.

Aplică „regula celor două minute”

Nu irosi timp amânând sarcinile care pot fi făcute în două minute. Umple-ți ferestrele libere (nu pauzele!) cu lucruri pe care le poți termina în mai puțin de două minute și astfel vei economisi timp. Nu poți duce la capăt toate activitățile în două minute, dar poți folosi acest interval pentru a porni obiective noi care te vor ajuta să atingi repere importante.

Cum să gestionezi problemele de productivitate

Distragerile apar sub multe forme, fie că lucrezi la birou sau acasă, iar acestea îți pot afecta considerabil performanța. Adaptarea sfaturilor de productivitate la personalitatea și stilul tău de lucru poate ajuta la rezolvarea acestor probleme. Ia în considerare următoarele recomandări pentru a minimiza distragerile întâlnite frecvent la birou sau în munca de la distanță.

• Blochează apelurile și notificările de pe telefon. Pune-ți telefonul pe mod „Nu deranjați” în timpul programului de lucru și deloghează-te de pe aplicațiile de socializare.
• Evită conversațiile lungi cu colegii de muncă. Dacă este posibil, descurajează colegii să vină la biroul tău purtând căști. Nu este nevoie să asculți nimic. Doar faptul că porți căști îi va face pe ceilalți să nu te mai deranjeze. Dacă observi că cineva vrea să stea la povești, propune să programați o discuție atunci când aveți amândoi timp.
• Distrageri într-un birou open space. Zgomotele amplificate, precum telefoanele colegilor, tastarea, clicurile mouse-ului și agitația generală, sunt de obicei mai deranjante în astfel de medii. Dacă poți, găsește un loc mai liniștit pentru a lucra. Rezervă o sală de ședințe pentru o oră sau două sau mută-te într-o zonă mai retrasă a biroului.
• Notificări de mesaje de la instrumente de comunicare la distanță. Dacă folosești un instrument de comunicare precum Slack, poți să-ți setezi statusul pe absent sau să oprești temporar notificările. Poți răspunde la mesaje atunci când ești liber.

Procrastinarea

Procrastinarea este un alt mod frecvent prin care angajații pierd timp. Cercetările arată că procrastinarea la serviciu este un simptom al disconfortului emoțional. Creierul tău îți spune că ai nevoie de „mai mult” pentru a termina o sarcină, iar acest disconfort te face să amâni inconștient începerea unei activități sau chiar să nu o mai începi deloc.

Perfecționismul și frica sunt adevăratele motive din spatele procrastinării. Pentru a gestiona temerile care alimentează amânarea:

• Identifică-ți, analizează-ți și confruntă-ți temerile
• Gândește-te la impactul negativ și la posibilele beneficii ale depășirii lor
• Pregătește-te pentru succes

Folosește Speechify pentru a-ți crește productivitatea

Dacă implementezi metode clare pentru a-ți îmbunătăți managementul timpului, vei observa probabil că poți bifa mai multe sarcini din lista „to do” într-un timp mai scurt.

Aplicația text to speech, Speechify, te poate ajuta atât acasă, cât și la birou, prin îmbunătățirea concentrării și a capacității de a gestiona mai multe sarcini. Folosește tehnologie bazată pe inteligență artificială (AI) pentru a converti textul în audio și tehnologie de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a transforma o imagine a unui text în conținut audio.

Încearcă Speechify acum instalând extensia pentru Chrome pentru textul din browser sau desktop și aplicațiile mobile.

Întrebări frecvente

Care sunt 3 moduri de a-ți crește productivitatea?

Iată trei metode prin care poți deveni mai productiv:

1. Stabilirea obiectivelor
2. Evitarea multitasking-ului
3. Limitarea distragerilor, în special a rețelelor sociale

Cum afectează lipsa somnului productivitatea?

Cercetările arată că lipsa somnului poate compromite memoria, deciziile, rezolvarea problemelor și starea de vigilență. Toate acestea sunt esențiale pentru o productivitate optimă.

Care sunt cele mai frecvente 5 motive ale productivității scăzute?

Acestea sunt cinci motive frecvente pentru productivitatea scăzută a angajaților:

1. Lipsa instruirii
2. Lipsa recunoașterii
3. Supraveghere deficitară
4. Tehnologii inadecvate
5. Multitasking

Care sunt beneficiile îmbunătățirii productivității?

A fi productiv îți permite să îți controlezi mai bine timpul și să realizezi mai multe într-un interval mai scurt. Poate reduce stresul și îți poate îmbunătăți sănătatea mintală prin sentimentul de reușită.