Sistemul telefonic Voice Over Internet Protocol (VoIP) permite atât apeluri vocale, cât și mesaje prin intermediul unei conexiuni la internet, spre deosebire de serviciile clasice de telefonie fixă, ce folosesc semnale analogice prin Rețeaua Publică de Telefonie Comutată (PSTN). Acest ghid te va ajuta să parcurgi pașii necesari pentru a-ți configura propriul sistem telefonic VoIP.
Ce echipament îți trebuie pentru o instalație VoIP?
Pentru a instala un sistem VoIP, ai nevoie de o conexiune la internet, un router, un furnizor de servicii VoIP și un telefon IP sau un telefon tradițional cu adaptor VoIP. Dacă folosești un computer, un softphone poate înlocui un telefon IP. Alte dispozitive care îți pot îmbunătăți experiența VoIP includ căști pentru o calitate mai bună a apelurilor și un cablu ethernet pentru o conexiune de bandă largă mai stabilă.
Configurarea unui sistem telefonic VoIP pentru afaceri mici
Pentru o afacere mică, instalarea unui sistem VoIP poate fi o alegere foarte avantajoasă, deoarece oferă funcții avansate precum secretară automată, redirecționare apeluri, conferințe video, mesagerie vocală, identificare apelant (caller ID) și chiar numere gratuite. Un sistem Private Branch Exchange (PBX), un tip de centrală telefonică folosită în cadrul unei companii, poate fi util pentru direcționarea apelurilor primite.
- Alege un furnizor de servicii VoIP: Există numeroși furnizori între care poți alege. Ține cont de nevoile afacerii tale și caută un furnizor care oferă suport pentru clienți de calitate. Printre furnizorii cunoscuți se numără RingCentral și Nextiva.
- Achiziționează telefoane compatibile VoIP: Investește în telefoane IP, softphone-uri sau folosește telefonul existent cu un adaptor. Telefoanele de birou sunt ideale pentru mediul office, iar aplicațiile mobile îți permit să folosești sistemul telefonic al afacerii oriunde te-ai afla.
- Configurează-ți routerul: Un router configurat corect este esențial pentru o calitate optimă a apelurilor. Asigură-te că routerul poate prioritiza apelurile VoIP pentru a minimiza întârzierea și a menține o conexiune stabilă.
- Setează-ți PBX-ul: Asta presupune configurarea sistemului pentru gestionarea apelurilor primite și efectuate, setarea secretarei automate și configurarea mesageriei vocale.
- Testează-ți sistemul: Efectuează apeluri de test pentru a verifica dacă sistemul funcționează corect. Testează calitatea apelurilor, funcționalitatea caller ID, rutarea apelurilor și celelalte caracteristici.
Top 8 aplicații și programe VoIP
- RingCentral: Oferă soluții de comunicare de afaceri în cloud, cu mesagerie unificată, conferințe video și suport pentru clienți solid.
- Nextiva: Cunoscut pentru funcții avansate, precum transcrierea mesajelor vocale în email și înregistrarea apelurilor.
- Vonage: Oferă servicii de încredere și apeluri vocale de calitate superioară.
- 8x8: Oferă o soluție cloud completă pentru voce, video, chat și contact center.
- Ooma: O soluție VoIP pentru afaceri mici, cu o interfață ușor de folosit.
- Mitel: Oferă o gamă largă de telefoane IP și funcții precum rutarea apelurilor și capabilități mobile.
- Google Voice: Cunoscut pentru aplicația mobilă pentru Android și iOS și pentru apelurile internaționale la prețuri accesibile.
- Skype for Business: Oferă apeluri vocale și video gratuite între utilizatori, precum și apeluri la prețuri avantajoase către telefoane mobile și fixe.
Avantajele VoIP
Spre deosebire de sistemele telefonice tradiționale, VoIP îți permite mult mai mult decât simple apeluri vocale. Funcții precum comunicații unificate, conferințe video și redirecționare a apelurilor aduc mai multă flexibilitate comunicării în afacerea ta. Costurile de instalare și operare sunt, de obicei, mai reduse decât în cazul telefoanelor fixe clasice, iar scalabilitatea tehnologiei VoIP o transformă într-o soluție ideală pentru afacerile care vor să crească.
Faptul că nu este nevoie de o linie fixă pentru VoIP reprezintă un alt avantaj important, oferind posibilitatea de a efectua și primi apeluri de pe telefonul mobil, ceea ce asigură flexibilitate pentru angajații care lucrează de la distanță sau sunt mereu pe drum.
Care este costul instalării unui sistem VoIP?
Costul configurării unui sistem de telefonie VoIP poate varia în funcție de furnizorul de servicii VoIP, de numărul de utilizatori și de planul de servicii VoIP ales pentru afacere. În general, instalarea implică un cost inițial redus pentru telefoane IP și, eventual, un adaptor VoIP, dacă vrei să folosești telefoanele existente.
Ulterior, vei plăti lunar pentru serviciul VoIP propriu-zis, cu tarife care variază, de regulă, între 10 și 50 de dolari per linie, în funcție de furnizor și serviciile incluse. Merită menționat și că anumite companii oferă reduceri pentru abonamentele anuale, față de cele lunare.
VoIP a revoluționat comunicarea în afaceri, făcând mai simplă și mai accesibilă gestionarea unui sistem telefonic de calitate superioară. Trecerea de la sistemele clasice cu linie fixă la un sistem VoIP poate fi lipsită de bătăi de cap, dacă înțelegi corect cerințele, procesul de instalare și ofertele furnizorilor de servicii.
Cu informațiile prezentate în acest ghid, ar trebui să fii pregătit să îți configurezi propriul sistem telefonic VoIP, adaptat nevoilor afacerii tale. Nu uita să testezi sistemul temeinic și să profiți de funcțiile avansate oferite de furnizorul tău VoIP, pentru a valorifica la maximum beneficiile acestei tehnologii remarcabile.
