Ce este un PDF? Ce înseamnă PDF?

Cu toții am folosit un PDF, poate chiar de mii de ori. Dar ce este cu adevărat un PDF? Un PDF, sau Portable Document Format, este un format de fișier creat pentru a prezenta și schimba documente în mod fiabil, indiferent de software, hardware sau sistem de operare. Termenul „PDF” provine de la Portable Document Format și este folosit pentru a salva fișiere ce nu pot fi modificate, dar pot fi ușor partajate și tipărite. Acesta cuprinde diverse elemente precum text, imagini, hyperlink-uri, formulare, butoane, elemente grafice și fonturi. Haideți să descoperim ce este, de fapt, un PDF.

Istoria PDF-ului: Cine l-a inventat, când și de ce

Adobe Systems a inventat PDF-ul în 1992. Scopul era de a crea un format de fișier care să păstreze formatarea fixă, asemănătoare unui document tipărit. Făcând ca documentele să arate la fel pe orice calculator, acestea au devenit mai accesibile și mai ușor de partajat, sporind productivitatea în afaceri. De atunci, PDF-urile s-au răspândit atât în mediul personal, cât și în cel de afaceri, iar oamenii au început să se întrebe „ce este un PDF?”

Ce este, mai exact, formatul de fișier PDF?

Un fișier PDF, care înseamnă Portable Document Format, este un format folosit pentru a prezenta și schimba documente în mod fiabil, indiferent de software, hardware sau sistem de operare. Creat de Adobe, fișierele PDF pot include o varietate largă de tipuri de documente, de la text și imagini până la design-uri 3D interactive complexe.

O caracteristică esențială a fișierelor PDF Adobe este capacitatea lor de a păstra aspectul documentului — inclusiv layout, fonturi, culori și elemente grafice — pe toate platformele, asigurând astfel că documentul arată la fel, indiferent de dispozitivul sau software-ul folosit pentru deschidere. Acesta este un avantaj major atunci când documentele trebuie partajate sau tipărite într-un format universal.

Fișierele PDF pot conține, de asemenea, elemente interactive precum link-uri, formulare, butoane, elemente video și audio. Acestea pot fi protejate cu parolă pentru securitate, iar semnăturile digitale pot fi folosite pentru a autentifica sursa unui fișier PDF.

În plus, PDF-urile pot fi optimizate pentru tipărire de înaltă calitate, tipărire standard sau pentru un ebook. Ele suportă și o variantă dedicată arhivării pe termen lung, în care toată informația necesară pentru a afișa documentul în același mod este încorporată în fișier.

Acest format de fișier universal și flexibil este folosit pe scară largă în contexte profesionale și personale, de la contracte, manuale și cărți electronice, până la documente scanate, formulare interactive și multe altele.

Ce este un PDF și cum îl folosești?

Acum că știm ce este un PDF, să vedem cum îl putem folosi. Pentru a folosi un fișier PDF, ai nevoie de un cititor PDF. Cel mai popular este Adobe Acrobat Reader, un vizualizator PDF gratuit care poate deschide și interacționa cu orice tip de conținut PDF. Este disponibil pentru mai multe sisteme de operare, inclusiv Windows, MacOS și Android. Alte cititoare PDF includ Foxit, browserul web Google Chrome și diverse alte aplicații gratuite pentru iOS și Android.

Un PDF, sau Portable Document Format, este un format de fișier versatil care păstrează fonturile, imaginile, elementele grafice și aranjarea oricărui document sursă, indiferent de computerul sau software-ul pe care a fost creat inițial. Acest lucru face ca partajarea electronică a documentelor să fie mai fiabilă și mai simplă, întrucât menține designul și aspectul original pe toate dispozitivele.

PDF-urile sunt folosite în multe contexte, de la documente de afaceri și juridice la formulare, manuale, cărți electronice și multe altele. Ele pot conține link-uri și butoane, câmpuri de formular, audio, video și chiar logică de business. Îți poți proteja PDF-urile cu parole și permisiuni, le poți integra în fluxuri de lucru și poți folosi semnături electronice.

Cum folosești un PDF este simplu:

1. Deschiderea și citirea PDF-urilor: Poți deschide un fișier PDF pe aproape orice dispozitiv folosind diverse aplicații. Majoritatea browserelor web, precum Google Chrome, Firefox și Safari, pot deschide PDF-uri. Există și cititoare PDF dedicate, precum Adobe Acrobat Reader, disponibile pentru Windows, MacOS, iOS, Android și alte sisteme de operare.
2. Crearea PDF-urilor: Există mai multe moduri de a crea un PDF. Multe programe de procesare a textului, precum Microsoft Word sau Google Docs, au o funcție de salvare sau export ca PDF. Software-uri specializate, precum Adobe Acrobat, pot crea PDF-uri mai complexe.
3. Editarea PDF-urilor: Pentru a edita un fișier PDF, ai nevoie de un editor PDF precum Adobe Acrobat Pro, PDFelement sau Foxit PhantomPDF. Aceste aplicații îți permit să schimbi textul, să adaugi imagini, să modifici layout-ul și multe altele. Reține că posibilitatea de editare a unui PDF poate fi restricționată dacă fișierul a fost protejat cu parolă de către creator.
4. Partajarea PDF-urilor: Partajarea fișierelor PDF este la fel de ușoară ca trimiterea unui fișier pe email, distribuirea unui link dacă PDF-ul e stocat într-un serviciu de cloud sau chiar trimiterea acestuia prin aplicații de mesagerie.
5. Amintește-ți, principalul avantaj al folosirii unui PDF este capacitatea de a păstra conținutul și aranjarea exactă a documentelor, indiferent de computerul sau software-ul folosit pentru deschidere.

Care este scopul principal al PDF-ului?

Scopul principal al formatului PDF este să asigure că un document arată exact la fel, indiferent de dispozitivul sau sistemul de operare folosit pentru vizualizare. PDF-ul surprinde un document ca pe o imagine, astfel încât conținutul său rămâne neschimbat pe toate platformele.

Cum transform un document în PDF?

Pentru a transforma un document în PDF, poți folosi funcția „Salvează ca” din Microsoft Word, Excel sau Google Docs. Alege formatul PDF la salvare și documentul tău va fi convertit într-un PDF. Poți, de asemenea, folosi Adobe Acrobat pentru a converti fișiere din alte formate, cum ar fi DOCX, PNG sau JPG, în PDF.

Cum arată un PDF?

Un PDF arată ca o imagine capturată a unui document, păstrând formatarea originală, fonturile și aranjarea documentului. Poate include și elemente interactive, precum formulare, butoane sau link-uri. Spre deosebire de paginile web, care pot arăta diferit în funcție de browser sau dimensiunea ecranului, un PDF va arăta identic pe orice dispozitiv.

Care sunt avantajele PDF-ului?

Fișierele PDF au numeroase avantaje. Își păstrează formatul indiferent de dispozitiv, sistem de operare sau software-ul folosit pentru deschidere. Sunt compacte și pot fi partajate sau tipărite ușor. Pot fi protejate cu parolă pentru securitate și pot suporta funcții interactive. PDF-urile pot conține și adnotări sau semnături digitale. De asemenea, pot fi conforme cu standardul PDF/A, o versiune aprobată ISO a PDF-ului, dedicată arhivării digitale și păstrării pe termen lung a documentelor electronice.

Care este diferența între pdf și pdf/a?

PDF și PDF/A sunt ambele formate de fișiere bazate pe standardul PDF, însă există câteva diferențe principale adaptate nevoilor diferite.

PDF (Portable Document Format): Acesta este formatul standard creat de Adobe, folosit pentru păstrarea și schimbul de documente digitale. Fișierele PDF pot conține o varietate largă de conținut, inclusiv text, grafică, imagini și elemente multimedia precum audio, video și câmpuri interactive. De asemenea, pot include o serie de referințe și dependențe externe, precum fonturi, profile de culoare sau link-uri.

PDF/A (Portable Document Format for Archiving): Aceasta este o versiune a standardului PDF destinată stocării pe termen lung și arhivării documentelor. Litera „A” din PDF/A vine de la „Archiving” (arhivare). Fișierele PDF/A sunt auto-conținute, adică toate informațiile necesare pentru afișarea documentului în mod identic, indiferent de timp sau tehnologia folosită, sunt încorporate în fișier.

Diferența principală dintre cele două formate ține de acest concept de auto-conținere. Într-un PDF standard, anumite elemente, cum ar fi fonturile sau profilele de culoare, pot fi legate de resurse externe. Dacă acele resurse externe se modifică sau devin indisponibile în viitor, PDF-ul ar putea să nu fie afișat corect.

În schimb, un PDF/A încorporează toate resursele necesare direct în fișier, astfel încât documentul să poată fi reprodus fidel și în viitor, chiar dacă resursele originale folosite la crearea documentului nu mai sunt disponibile. De exemplu, toate fonturile utilizate într-un document PDF/A sunt încorporate direct în fișier.

Astfel, PDF/A devine formatul ideal pentru arhivarea documentelor ce trebuie păstrate cu exactitate pe termen lung. Totuși, asta înseamnă că fișierele PDF/A pot fi mai mari decât PDF-urile standard și nu pot conține anumite tipuri de conținut, precum elemente multimedia sau JavaScript, care pot suferi modificări în timp sau pot prezenta riscuri de securitate.

Formatul PDF/A este o versiune standardizată ISO a standardului PDF și există mai multe subtipuri (precum PDF/A-1, PDF/A-2 și PDF/A-3) care oferă niveluri variate de conformitate și compatibilitate. Acestea sunt concepute pentru a răspunde nevoilor și constrângerilor diferite de arhivare.

Care este diferența dintre un PDF și un document Word?

Deși atât PDF-ul, cât și documentele Word sunt folosite pentru a afișa text, ele au scopuri diferite. Un document Word (.doc sau .docx) este un fișier ușor de editat și formatat. Este folosit atunci când conținutul fișierului este încă în curs de scriere, editare sau necesită modificări. Un PDF, în schimb, este folosit pentru versiunea finală a documentelor ce trebuie partajate sau tipărite, deoarece formatul rămâne neschimbat pe toate platformele.

Care sunt avantajele și dezavantajele folosirii unui PDF?

Principalul avantaj al utilizării unui PDF este independența față de platformă. Aspectul unui PDF nu se schimbă în funcție de dispozitivul sau software-ul folosit pentru vizualizare. În plus, PDF-urile pot fi securizate cu parolă, împiedicând accesul neautorizat. De asemenea, permit integrarea de elemente multimedia, cum ar fi audio, video, hyperlink-uri și formulare interactive.

Totuși, editarea unui PDF poate fi dificilă și adesea necesită programe specifice, precum un editor PDF. Deși PDF-urile pot include diverse tipuri de media, fișierele mari pot crește considerabil dimensiunea PDF-ului, făcându-l greu de partajat.

Diferența dintre Adobe Acrobat și Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader este un vizualizator PDF gratuit care îți permite să citești, să tipărești și să adnotezi documente PDF. Adobe Acrobat, însă, este un software plătit care oferă funcții ce depășesc simpla vizualizare a PDF-urilor. Include instrumente pentru creare, editare, securizare și conversie a fișierelor PDF.

Top programe pentru crearea PDF-urilor

Care este cea mai bună aplicație pentru crearea PDF-urilor?

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat este recunoscut ca unul dintre cele mai puternice și versatile programe pentru crearea PDF-urilor. Permite utilizatorilor să convertească diverse tipuri de fișiere, precum DOCX, PPT și HTML, în PDF-uri, păstrând formatarea și layout-ul. Oferă și funcții avansate precum adăugarea de setări de securitate, integrarea de multimedia, crearea de formulare și multe altele. Este disponibil pentru Windows și MacOS.
2. Microsoft Word: Deși este în principal un procesor de text, Microsoft Word oferă o metodă ușoară și rapidă de creare a PDF-urilor. Utilizatorii își pot redacta și formata documentul ca de obicei, apoi aleg să îl salveze ca PDF. Astfel, documentul Word se va converti într-un PDF, păstrând toate formatarea, fonturile și imaginile. Word face parte din suita Microsoft Office și este disponibil pentru Windows, MacOS și ca aplicație web.
3. Google Docs: Google Docs, parte a suitei gratuite bazate pe web de la Google, le permite utilizatorilor să creeze PDF-uri direct din browser. Similar cu Microsoft Word, după ce este creat documentul în Google Docs, acesta poate fi descărcat ca PDF, iar toate formatarea și textele sunt păstrate. Fiind bazată pe cloud, permite partajarea și colaborarea facilă.
4. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF este o soluție robustă pentru PDF, oferind o suită de funcționalități. Utilizatorii pot crea PDF-uri din formate comune de fișiere, scannere, pagini goale și chiar din clipboard. De asemenea, oferă funcții avansate precum creare de fișiere conforme PDF/A pentru arhivare, adăugarea de watermark-uri, antete, subsoluri și semnături digitale. Este disponibil pentru Windows și MacOS.
5. PDFCreator (Windows): PDFCreator este o aplicație populară pentru crearea PDF-urilor pe Windows. Acest instrument gratuit se instalează sub forma unui subsistem de imprimare, permițând crearea unui PDF din orice aplicație Windows care poate imprima. Oferă și opțiunea de a cripta PDF-urile și de a le proteja împotriva deschiderii sau tipăririi neautorizate.
6. PDF Expert (MacOS): PDF Expert este un editor PDF rapid, robust și elegant pentru MacOS. Pe lângă citirea și adnotarea PDF-urilor, permite utilizatorilor să creeze PDF-uri direct din aplicație sau prin salvarea altor fișiere ca PDF. Există și opțiunea de a îmbina mai multe documente într-un singur PDF.

Top programe pentru citirea PDF-urilor

Care este cea mai bună aplicație pentru citirea PDF-urilor? Sunt multe, dar există un câștigător clar. Vezi lista de mai jos.

1. Speechify PDF Reader: Speechify PDF Reader este cea mai bună aplicație pentru citirea PDF-urilor. Cu funcții precum peste 200 de voci, suport pentru mai multe limbi, experiență interactivă de ascultare și citire concentrată și cu un bot AI integrat la care poți pune întrebări despre documentul tău, rivalizează cu aplicații precum Adobe și Foxit. Încearcă-l gratuit.
2. Adobe Acrobat Reader: Adobe Acrobat Reader este cel mai folosit program pentru vizualizarea fișierelor PDF. Este gratuit, de încredere și disponibil pentru mai multe sisteme de operare, inclusiv Windows, MacOS, Android și iOS. Pe lângă citirea PDF-urilor, permite utilizatorilor să adnoteze cu comentarii, evidențieri și instrumente de desen, ceea ce îl face o unealtă PDF completă.
3. Google Chrome: Google Chrome nu este doar un browser web, ci și un vizualizator PDF convenabil. Deschide PDF-urile într-un nou tab de browser atunci când dai click pe un link PDF, permițând vizualizarea documentului fără software suplimentar. Are și funcții de bază precum zoom, căutare și imprimare, fiind eficient pentru citirea rapidă a PDF-urilor.
4. Foxit Reader: Foxit Reader este un vizualizator PDF cu multe funcții, cunoscut pentru viteză și design minimalist. Oferă funcții avansate precum adnotare, completare formulare și partajare prin email sau rețele sociale. Poate deschide PDF-uri protejate cu parolă și cu semnături digitale. Èi este disponibil pe Windows, MacOS, Linux și pe mobil.
5. Nitro PDF Reader (Windows): Nitro PDF Reader este un vizualizator PDF gratuit și robust pentru Windows. Include funcții pentru citire, creare și convertire PDF-uri. Software-ul se remarcă prin interfața în stil Office, ușurința în utilizare și funcțiile avansate precum completare formulare, semnare documente și extragere de text.
6. Preview (MacOS): Preview este vizualizatorul PDF implicit pentru MacOS. În afară de citire PDF-uri, permite adăugarea de adnotări, inserarea de semnături și completarea formularelor. Poți folosi Preview și pentru vizualizarea și editarea fișierelor de imagine, fiind un instrument versatil pentru utilizatorii MacOS.
7. Xodo (Android, iOS): Xodo este un vizualizator și adnotator PDF prietenos cu mobilul. Este gratuit și ușor de folosit, oferind o gamă de funcții precum evidențiere, subliniere și adăugare de comentarii la PDF-uri. Este integrat în cloud, permițând accesul și gestionarea fișierelor PDF din Google Drive, Dropbox sau OneDrive.

Top programe pentru editarea PDF-urilor

1. Adobe Acrobat Pro: Adobe Acrobat Pro este un software premium pentru editarea PDF-urilor, oferind o suită de instrumente pentru modificare și îmbunătățire a PDF-urilor. Utilizatorii pot adăuga, șterge sau modifica texte și imagini; adăuga adnotări, comentarii și semnături digitale; și manipula paginile dintr-un PDF. Include și funcții pentru conversie PDF-uri în alte formate sau pentru crearea de formulare completabile. Este disponibil pentru Windows și MacOS.
2. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF oferă o experiență completă de editare PDF, cu instrumente pentru editarea textului, adăugarea de imagini și modificarea layout-ului documentului. Include, de asemenea, funcții pentru combinarea sau împărțirea PDF-urilor, securizarea acestora prin criptare și adăugarea de adnotări sau semnături digitale. Este apreciat pentru viteză și interfața ușor de folosit și este disponibil pe Windows și MacOS.
3. Nitro Pro (Windows): Nitro Pro este un editor PDF complet pentru Windows care oferă o gamă largă de funcții. Permite editarea textului, imaginilor și paginilor; conversia PDF-urilor din și în alte formate; revizuirea și adnotarea PDF-urilor; și protejarea acestora cu parole și permisiuni. Interfața sa similară cu Microsoft Office îl face ușor de navigat.
4. PDFpenPro (MacOS): PDFpenPro este o unealtă puternică pentru editarea PDF-urilor pe MacOS. Oferă funcții pentru editarea textului, imaginilor și layout-ului paginii; adnotarea și marcarea PDF-urilor; OCR (Recunoaștere Optică a Caracterelor); și crearea de formulare interactive PDF. Are și instrumente pentru securizarea PDF-urilor cu criptare și protecție prin parolă.
5. PDFelement (Windows, MacOS, iOS, Android): PDFelement este un software versatil de editare PDF ce oferă instrumente pentru editare, adnotare, conversie, creare și securizare PDF-uri. Se remarcă prin interfața curată, intuitivă și capabilități OCR. Softul suportă și procesarea în loturi, fiind potrivit pentru afaceri sau persoane ce lucrează cu numeroase PDF-uri.
6. Sejda (Web, Windows, MacOS, Linux): Sejda este un editor PDF ușor de folosit ce funcționează direct în browser, eliminând necesitatea de a instala software. Oferă instrumente pentru editarea textului și imaginilor, îmbinarea sau împărțirea PDF-urilor, semnarea și securizarea PDF-urilor, precum și conversia PDF-urilor către și din alte formate. Există și o versiune desktop pentru utilizare offline. Interfața bazată pe browser îl face o alegere flexibilă pentru orice sistem de operare.

Poți converti PDF-uri în alte formate?

Da, poți converti PDF-uri în diverse alte formate de fișiere. Acest lucru este util mai ales când ai nevoie să editezi conținutul unui fișier PDF într-un format mai flexibil, cum ar fi un document Word, sau atunci când vrei să folosești datele dintr-un PDF într-un alt context, precum un tabel sau o prezentare.

Există mai multe modalități prin care poți converti un PDF în alt format:

1. Programe de editare PDF: Instrumente precum Adobe Acrobat Pro și Foxit PhantomPDF pot salva PDF-urile ca alte tipuri de fișiere, inclusiv documente Word (.doc, .docx), foi de calcul Excel (.xls, .xlsx), prezentări PowerPoint (.ppt, .pptx) și fișiere imagine (.jpg, .png etc.).
2. Instrumente online de conversie: Există numeroase convertoare PDF gratuite online care permit încărcarea unui fișier PDF și conversia lui într-un alt format. De regulă, acestea pot converti PDF-uri în diverse tipuri de fișiere, inclusiv documente Word, foi de calcul Excel, prezentări PowerPoint și fișiere imagine.
3. Software Office: Unele suite Office, precum Microsoft Word și Google Docs, pot deschide fișiere PDF și le pot converti în formatele lor native. Totuși, acuratețea conversiei poate varia, mai ales în cazul layout-urilor complexe.

Amintește-ți că procesul de conversie nu păstrează întotdeauna exact layout-ul și formatarea inițiale ale PDF-ului, în special dacă acesta conține elemente complexe precum tabele, grafice sau fonturi speciale. De asemenea, unele PDF-uri pot fi protejate cu parolă sau pot avea alte setări de securitate care împiedică conversia.

Poți integra PDF-uri cu alte aplicații?

Da, PDF-urile pot fi integrate cu diverse alte aplicații în mai multe moduri. Această integrare poate oferi productivitate crescută, colaborare îmbunătățită și fluxuri de lucru mai eficiente. Iată câteva exemple comune:

1. Sisteme de management al documentelor (DMS): Aplicații precum Microsoft SharePoint, Google Drive sau Dropbox pot stoca PDF-uri și permit partajare, colaborare și controlul versiunilor. Utilizatorii pot accesa aceste PDF-uri de oriunde și, adesea, direct din aplicația DMS.
2. Editoare PDF bazate pe cloud: Aplicații precum Adobe Acrobat DC și Xodo îți permit să deschizi, editezi și adnotezi PDF-uri direct din browser. Aceste unelte includ frecvent opțiuni pentru partajare și colaborare.
3. Aplicații pentru semnătură electronică: Instrumente precum DocuSign și Adobe Sign pot fi integrate cu PDF-uri pentru a facilita semnarea electronică a documentelor, contractelor, formularelor și altor acte.
4. Instrumente de management al proiectelor: Aplicații precum Trello, Asana și Slack pot fi integrate cu fișiere PDF pentru a permite utilizatorilor să partajeze și să discute documente PDF direct în cadrul unui proiect sau task.
5. Clienți de email: Majoritatea clienților de email pot previzualiza atașamentele PDF direct în interfață. Unii, ca Outlook, oferă și opțiunea de salvare a emailurilor sau a folderelor ca PDF-uri.
6. Aplicații mobile: Diverse aplicații mobile permit deschiderea, adnotarea și partajarea PDF-urilor pe smartphone sau tabletă. Unele pot chiar capta imagini sau text și le pot converti în PDF.
7. Software OCR: Softuri de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), precum Adobe Acrobat sau ABBYY FineReader, pot converti PDF-uri scanate sau imagini în text editabil și căutabil.

Este important de reținut că nivelul și tipul de integrare depind de fiecare aplicație și de caracteristicile sale. Aplicația poate necesita configurare pentru a lucra cu PDF-uri sau ar putea fi nevoie de o extensie sau un plugin suplimentar. În unele cazuri, doar anumite versiuni ale aplicației (de exemplu, cea plătită) pot suporta integrarea cu PDF.

PDF-ul a devenit o parte integrantă a vieții noastre digitale datorită ușurinței de utilizare și consistenței pe platforme diferite. În ciuda apariției multor alte tipuri de fișiere, PDF-ul rămâne formatul preferat pentru partajarea de documente sigure, fiabile și portabile.

Sperăm că acest articol ți-a răspuns la întrebarea „ce este un PDF” și că ai reușit să alegi cel mai bun cititor PDF. Încearcă Speechify PDF Reader gratuit.