Bedre Professionelle Telefonsvarerbeskeder: Bedste Praksis & Topværktøjer

Hvad adskiller en amatør fra en professionel? En del af det er, hvordan de præsenterer sig selv, og dette gælder også for telefonsvarerbeskeder. Hvis du nogensinde har været...

Hvad adskiller en amatør fra en professionel? En del af det er, hvordan de præsenterer sig selv, og dette gælder også for telefonsvarerbeskeder. Hvis du nogensinde har været i tvivl om, hvad der udgør den bedste professionelle telefonsvarerbesked, eller hvorfor det er vigtigt, så er denne guide til dig.

Hvad er den bedste professionelle telefonsvarerbesked?

En god telefonsvarerbesked er kort, men informativ. Den inkluderer dit navn eller firmanavn, en høflig anerkendelse af det missede opkald, en anmodning om de nødvendige oplysninger for at kunne ringe tilbage, og en professionel afslutning med et ønske om en god dag til opkalderen. Et eksempel på en god telefonsvarerbesked kunne være:

"Hej, du har nået [dit navn] hos [firmanavn]. Jeg kan desværre ikke tage dit opkald lige nu. Venligst efterlad dit navn, telefonnummer og en kort besked efter tonen, så vender jeg tilbage inden for en arbejdsdag. Hav en god dag!"

Hvad er en professionel personlig telefonsvarerbesked?

En professionel personlig telefonsvarerbesked, ligesom en forretningsbesked, formidler de samme nøgleoplysninger, men med et personligt præg. Dette kunne være for en lille virksomhedsejer eller en professionels mobiltelefon. Her er et eksempel:

"Hej, du har nået [Dit Navn]. Jeg kan ikke tage dit opkald lige nu, men dit opkald er vigtigt for mig. Venligst efterlad dit navn, telefonnummer og en kort besked efter tonen, så vender jeg tilbage så hurtigt som muligt. Tak og hav en god dag."

Eksempel på en uprofessionel telefonsvarerbesked

På den anden side kan en uprofessionel telefonsvarerbesked skade dit første indtryk. For eksempel: "Hej, det er mig. Savnede du mig? Efterlad en besked. Vi ses!" Den mangler professionalisme og nødvendige oplysninger, hvilket gør det til et dårligt valg i en professionel sammenhæng.

Vigtigheden af professionelle telefonsvarerbeskeder

En professionel telefonsvarerbesked kan være det første kontaktpunkt for potentielle kunder, teammedlemmer eller andre vigtige opkaldere. Den sætter tonen, giver et positivt indtryk af din virksomhed og viser respekt for opkalderen ved at anerkende deres forsøg på at nå dig.

Derudover giver den vigtige oplysninger såsom åbningstider, nødopkaldsnummer og andre relevante kontaktoplysninger. Dette kan være særligt nyttigt uden for åbningstid eller når du er ude af kontoret.

Hvorfor skal telefonsvareren lyde professionel

Ligesom en professionel personlig telefonsvarerbesked er afgørende, er tonen og klarheden i telefonsvareroptagelsen også vigtig. En klar, behagelig stemme kan gøre din telefonsvarer mere engagerende og lettere at forstå, hvilket sikrer, at opkalderen efterlader de nødvendige detaljer for et tilbagekald.

Hvorfor er en professionel telefonsvarerbesked vigtig?

En professionel telefonsvarerbesked er vigtig af flere grunde:

1. Førstehåndsindtryk: Det kan være det første kontaktpunkt for potentielle kunder, partnere eller kolleger. En professionel besked sætter en positiv tone og skaber et stærkt førstehåndsindtryk.
2. Professionalitet: En veludformet telefonsvarerbesked formidler professionalitet og opmærksomhed på detaljer, hvilket kan skabe tillid og selvtillid hos opkalderen.
3. Information: Den giver nødvendige oplysninger til opkalderen, såsom de bedste tidspunkter at ringe, alternative kontaktmetoder eller hvornår de kan forvente et tilbagekald.
4. Kundeservice: En høflig og klar telefonsvarerbesked kan forbedre kundeoplevelsen, ved at vise at du værdsætter deres opkald og vil følge op hurtigt.
5. Branding: For virksomheder kan en professionel telefonsvarerbesked styrke dit brandimage og værdier, hvilket bidrager til en ensartet kundeoplevelse på tværs af alle kontaktpunkter.

Husk, din telefonsvarerbesked er en forlængelse af dit personlige eller professionelle image. At sikre, at den lyder professionel og formidler de nødvendige oplysninger, kan bidrage væsentligt til dit omdømme og dine relationer.

Top 8 Telefonsvarersoftware/Apps

1. RingCentral: Dette VoIP-telefonsystem tilbyder tilpassede telefonsvarerbeskeder, telefonsvarer-til-email tjenester og mere.
2. Google Voice: Tilbyder et gratis telefonnummer og tilpassede telefonsvarerbeskeder. Transskriberer telefonsvarerbeskeder for nem brug.
3. YouMail: En gratis telefonsvarer-app, der giver dig mulighed for at sætte forskellige beskeder til forskellige opkaldere. Tilbyder også transskription.
4. Grasshopper: Et forretningstelefonsystem, der lader dig tilpasse din telefonsvarerbesked og tilbyder transskription af telefonsvarer.
5. 8x8: En VoIP-tjeneste, der tilbyder tilpassede telefonsvarerbeskeder og telefonsvarer-til-email tjenester.
6. Vonage: Tillader tilpassede telefonsvarerbeskeder og transskriberer telefonsvarer til tekst eller email.
7. Nextiva: En VoIP-løsning med funktioner til at tilpasse telefonsvarerbeskeder, telefonsvarer-til-email og transskription.
8. MightyCall: Giver dig mulighed for at optage tilpassede beskeder og transskriberer telefonsvarer til tekst.

Uanset om du laver en sjov telefonsvarer til højtiderne eller en ligefrem besked til åbningstider, husk at holde den professionel, behagelig og informativ. God fornøjelse med at lave telefonsvarer!