Creación de Mensajes de Voz Profesionales en Línea: Una Guía Completa

¿Qué es un Mensaje de Voz Profesional? Un mensaje de voz profesional, también conocido como saludo de buzón de voz empresarial, es un mensaje pregrabado que los llamantes...

¿Qué es un Mensaje de Voz Profesional?

Un mensaje de voz profesional, también conocido como saludo de buzón de voz empresarial, es un mensaje pregrabado que los llamantes escuchan cuando llegan a tu número de teléfono pero no estás disponible para contestar. Establece la primera impresión de tu negocio, transmitiendo el tono y profesionalismo de tu marca. Un buen saludo de buzón de voz es conciso, informativo y cortés, asegurando que tus potenciales clientes o socios se sientan valorados y respetados.

¿Qué Debe Incluir el Mensaje de Voz?

Un saludo de buzón de voz profesional debe incluir el nombre de tu empresa, un breve mensaje indicando que actualmente no puedes atender la llamada, y un plazo para cuando el llamante puede esperar una devolución de llamada. Incluye tu horario de atención, información de contacto y cualquier forma alternativa de comunicación, como redes sociales o correo electrónico. También es esencial solicitar la información del llamante para facilitar la comunicación de seguimiento.

Para empresas que operan en diferentes zonas horarias, puede ser útil mencionar el horario de oficina de tu zona horaria principal. Además, considera tener mensajes separados para días laborables, fuera de horario y festivos, como un saludo especial para días festivos.

¿Qué es un mensaje de voz?

Un mensaje de voz es un sistema de grabación digital que permite a los llamantes dejar un mensaje de voz para el destinatario cuando no pueden contestar el teléfono. Funciona como una contestadora pero generalmente está integrada en el sistema telefónico. Los mensajes de voz pueden personalizarse, desde un mensaje breve y genérico que indica que el destinatario no puede atender el teléfono en ese momento, hasta mensajes detallados con información de contacto alternativa, horarios de atención o instrucciones específicas para el llamante.

Los mensajes de voz pueden ser accedidos y gestionados de varias maneras, como marcando un número particular desde el teléfono asociado con el buzón de voz, accediendo a ellos en una interfaz web, o recibiéndolos en una dirección de correo electrónico. Son cruciales para mantener la comunicación cuando la conversación directa no es posible de inmediato, permitiendo que se dejen mensajes en cualquier momento y se recuperen a conveniencia del destinatario.

En un contexto empresarial, un mensaje de voz profesional ayuda a mantener una imagen profesional, proporciona información importante y asegura a los llamantes que su mensaje será escuchado y respondido con prontitud.

¿Cuáles son los Beneficios de Grabar tu Mensaje de Voz en Línea?

Grabar tu mensaje de voz en línea puede permitir una locución de alta calidad y profesional, asegurando un buzón de voz perfecto cada vez. Permite el uso de talento de voz profesional, edición y funciones de asistente automático que pueden mejorar la experiencia del llamante. Además, las herramientas de creación de mensajes de voz en línea a menudo proporcionan plantillas y ejemplos de saludos de buzón de voz para guiarte.

Consejos para Crear un Mensaje de Voz Profesional

1. Mantenlo Breve: Un saludo de buzón de voz profesional debe ser un mensaje corto que transmita toda la información necesaria sin tomar demasiado tiempo del llamante.
2. Sé Profesional: Usa una voz clara y profesional. Evita saludos de buzón de voz graciosos a menos que se alineen con la personalidad de tu marca.
3. Actualiza Regularmente: Actualiza tu mensaje de voz para reflejar cambios en los horarios de atención o disponibilidad debido a festivos o vacaciones.
4. Incluye una Nota Positiva: Termina tu mensaje con una nota positiva, como desearle al llamante un buen día, para dejar una impresión positiva.

¿Cuándo es Apropiado Usar un Mensaje de Voz?

Un mensaje de voz profesional es apropiado siempre que no puedas contestar una llamada telefónica. Esto podría ser durante horas no laborables, cuando estás en otra llamada, o simplemente cuando no puedes atender el teléfono.

¿Cómo se Crea un Mensaje de Voz?

Con el auge de la tecnología VOIP, muchos servicios en línea te permiten grabar, editar y configurar tu saludo de buzón de voz profesional. Aquí están los ocho principales:

1. Grasshopper: Ofrece talento de voz profesional para grabar tus saludos, e incluye un sistema telefónico virtual adecuado para propietarios de pequeñas empresas. Los precios varían según tus necesidades.
2. RingCentral: Proporciona un asistente automático y funciones avanzadas de enrutamiento de llamadas. Incluye plantillas personalizables para saludos de buzón de voz.
3. 8x8: Ofrece un sistema telefónico empresarial completo, incluyendo saludos de buzón de voz profesionales, enrutamiento de llamadas y música en espera.
4. Phone.com: Presenta una interfaz fácil de usar para grabar saludos, con opciones para servicios de locución profesional.
5. Google Voice: Una opción gratuita ideal para pequeñas empresas. Puedes grabar y modificar fácilmente tu saludo de buzón de voz.
6. Nextiva: Proporciona un sistema telefónico empresarial integral con buzón de voz profesional, asistente automático y opciones avanzadas de enrutamiento de llamadas.
7. VirtualPBX: Ofrece análisis detallados, enrutamiento avanzado y servicios de grabación de voz profesional. Ideal para empresas de todos los tamaños.
8. Vonage: Ofrece un servicio VOIP asequible con saludos de buzón de voz personalizables, enrutamiento avanzado y música en espera.

Con estas herramientas y consejos, estarás bien preparado para crear un mensaje de buzón de voz profesional en línea que deje una impresión positiva en tus interlocutores. Recuerda, la clave es mantenerlo profesional, conciso y amigable.