5 Consejos Esenciales para Establecer un Sistema Telefónico Empresarial VoIP y Buzón de Voz

Dirigir un negocio exitoso en el entorno competitivo de hoy requiere un sistema de comunicación robusto. La columna vertebral de este sistema suele ser un...

Dirigir un negocio exitoso en el entorno competitivo de hoy requiere un sistema de comunicación robusto. La columna vertebral de este sistema suele ser un sistema telefónico empresarial confiable y un buzón de voz. Este artículo ofrece cinco consejos críticos para configurar un sistema telefónico empresarial VoIP (Protocolo de Voz sobre Internet) y buzón de voz, y enumera los ocho mejores programas y aplicaciones para ayudarte con la tarea.

¿Cómo configuro un sistema telefónico empresarial?

Configurar un sistema telefónico empresarial requiere varios pasos:

• Evalúa tus necesidades: Determina el número de líneas telefónicas, características y tipo de sistema telefónico que necesitas (VoIP o línea fija).
• Elige un proveedor de servicios: Según tus necesidades, selecciona un proveedor de servicios telefónicos que ofrezca las características, fiabilidad y estructura de precios que se adapten a tu negocio.
• Configura tu equipo: Instala teléfonos físicos o configura teléfonos virtuales en dispositivos móviles. Asegúrate de tener una conexión a internet estable si estás utilizando un sistema VoIP.
• Configura tu sistema: Establece el enrutamiento de llamadas, buzones de voz, asistente automático y otras características según las necesidades de tu negocio.

¿Cómo configuro un sistema telefónico VoIP para pequeñas empresas?

Configurar un sistema telefónico VoIP implica los siguientes pasos:

• Elige un proveedor de servicios VoIP: Busca fiabilidad, calidad de servicio, precios y las características ofrecidas.
• Prepara tu equipo: Asegúrate de tener una conexión a internet estable y de alta velocidad. Puedes usar smartphones, computadoras existentes o teléfonos VoIP especiales.
• Configura tu sistema: Instala el software o la aplicación VoIP en tus dispositivos. Configura características como desvío de llamadas, asistente automático, grabación de llamadas, etc.

¿Qué debo buscar en un sistema telefónico para pequeñas empresas?

Características esenciales a considerar en un sistema telefónico para pequeñas empresas incluyen:

• Capacidades de enrutamiento, desvío y grabación de llamadas
• Servicios de buzón de voz
• Integración con CRM
• Características de asistente automático
• Calidad de servicio y fiabilidad
• Rentabilidad y escalabilidad
• Soporte para aplicaciones móviles

¿Cuál es la mejor manera de crear un número de teléfono empresarial?

La mejor manera de crear un número de teléfono empresarial es acudir a un proveedor de servicios telefónicos empresariales. Ellos ofrecerán opciones como números locales, números gratuitos o números personalizados. Elige lo que mejor se adapte a la imagen y necesidades de tu negocio.

¿Cuáles son los beneficios del buzón de voz?

El buzón de voz permite a las empresas gestionar las llamadas de manera eficiente, especialmente fuera del horario laboral. Asegura que no se pierda ninguna llamada, y los mensajes pueden ser transcritos y enviados por correo electrónico para una fácil recuperación. Proporciona una imagen profesional y apoya el servicio al cliente al permitir que los llamantes dejen mensajes detallados.

¿Cuáles son las ventajas del VoIP?

VoIP ofrece múltiples ventajas como ahorro de costos (especialmente en llamadas de larga distancia), la capacidad de usarlo en cualquier dispositivo con conexión a internet, servicios ricos en funciones (como enrutamiento de llamadas, buzón de voz, grabación de llamadas) y fácil integración con herramientas empresariales como sistemas CRM.

¿Cómo configuro el buzón de voz?

Configurar el buzón de voz generalmente implica:

• Acceder a la configuración del buzón de voz en tu sistema telefónico o dispositivo móvil.
• Grabar un saludo de buzón de voz profesional y claro.
• Configurar diferentes buzones de voz si es necesario.
• Habilitar servicios de transcripción de buzón de voz si están disponibles.

¿Cuál es la diferencia entre una máquina de fax y una máquina de fax?

Esto parece ser una pregunta duplicada ya que está pidiendo diferenciar entre dos cosas idénticas: una máquina de fax. Si quisiste decir otra cosa, por favor aclara.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema telefónico VoIP?

Los sistemas telefónicos VoIP ofrecen muchos beneficios, incluyendo ahorro de costos, flexibilidad (puede usarse desde cualquier lugar con conexión a internet), escalabilidad (fácil de añadir o eliminar líneas) e integración con otras herramientas empresariales.

¿Cuál es la diferencia entre un buzón de voz empresarial y uno personal?

Un buzón de voz empresarial debe ser más formal e informativo que uno personal. A menudo incluye el horario de atención, métodos de contacto alternativos y una promesa de respuesta oportuna. Los buzones de voz personales suelen ser más informales y menos estructurados.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema telefónico empresarial y un sistema telefónico VoIP?

Un sistema telefónico empresarial es un término general que puede incluir sistemas de línea fija tradicionales o sistemas VoIP modernos. Los sistemas telefónicos VoIP son un tipo de sistema telefónico empresarial que utiliza internet para realizar llamadas, ofreciendo mayor flexibilidad y rentabilidad.

Los 8 mejores programas y aplicaciones de sistemas telefónicos empresariales:

1. RingCentral: Ofrece servicios de VoIP y sistemas telefónicos virtuales, operadora automática, grabación de llamadas, mensajes de texto e integraciones con varios sistemas CRM.
2. Nextiva: Proporciona servicios VoIP robustos, llamadas en conferencia, operadora automática e integraciones con CRM.
3. Vonage: Conocido por sus soluciones VoIP empresariales, soporta desvío de llamadas, dispositivos móviles y tiene una aplicación móvil fácil de usar.
4. 8x8: Ofrece sistema telefónico VoIP, colaboración entre miembros del equipo, grabación de llamadas e integraciones con CRM.
5. Grasshopper: Ideal para pequeñas empresas, ofrece enrutamiento de llamadas, números personalizados y una línea dedicada para negocios.
6. Dialpad: Conocido por sus capacidades de IA como transcripción de voz, Dialpad también ofrece enrutamiento de llamadas y mensajes de texto empresariales.
7. Mitel: Ofrece sistema PBX basado en la nube y en las instalaciones, operadora automática y funciones de enrutamiento de llamadas.
8. Jive: Proporciona servicios VoIP basados en la nube, sistema PBX, grabación de llamadas e integración con CRM.

En conclusión, configurar un sistema telefónico empresarial y un buzón de voz requiere una planificación cuidadosa y consideración de las necesidades de su negocio. Al elegir un proveedor de servicios confiable, un número de teléfono empresarial adecuado y configurar correctamente su sistema VoIP y buzón de voz, puede mejorar significativamente las comunicaciones de su empresa.