Las locuciones para IVR no son tan complicadas. Y, con la Guía Definitiva para Locuciones en Sistemas de Mensajería de Voz Interactiva, podemos hacerlo aún más fácil.

Los sistemas de mensajería de voz interactiva, también conocidos como sistemas IVR, han estado con nosotros por un tiempo, y los sistemas IVR multinivel todavía se utilizan principalmente para enrutar llamadas y gestionar llamadas entrantes y colas de llamadas por diferentes tipos de empresas. Este tipo de sistema ayuda a gestionar la distribución de llamadas y mantener el flujo de llamadas, así como a mantener los tiempos de espera, lo que ayuda a mejorar la experiencia del cliente. Las locuciones para sistemas IVR también ayudan cuando se trata de referir a los nuevos llamantes al departamento correcto.

Estos sistemas telefónicos combinan tecnologías TTS o mensajes pregrabados estándar con DTMF (frecuencia dual de tonos) y son posibles gracias a la tecnología CTI.

Esencialmente, el papel de estos sistemas es funcionar como un ACD y dar la bienvenida a los llamantes en la llamada telefónica o interactuar con ellos en lugar de un agente real, manteniéndolos en la línea y proporcionándoles información. El sistema de mensajería de voz automatizada también ayuda en el funcionamiento de los centros de distribución de llamadas automatizadas. 

Es comprensible que las locuciones para IVR (respuesta de voz interactiva) sean muy importantes. Después de todo, hace todo el trabajo de hablar, literalmente. Por lo tanto, es crucial que este asistente automático suene bien. Pero, ¿cómo puedes lograr eso? ¿Y cómo se hace una locución para IVR en primer lugar? Bueno, esta guía te llevará a través de todo eso y más, así que quédate y aprende todo al respecto.

¿Qué es la mensajería de voz interactiva (IVMS)?

Hemos repasado brevemente los sistemas IVR, pero vamos a profundizar en detalle con IVR e IVMS. Como ya hemos mencionado, los sistemas de respuesta de voz interactiva funcionan esencialmente como agentes automatizados.

Solo necesitas usar las opciones del menú IVR o IVMS y elegir la opción que te interese. Es prácticamente como hablar con un agente real, por supuesto, bajo la premisa de que todo funcione correctamente. Un sistema IVR debe estar bien diseñado.

Eso incluye que el mensaje sea fácil de entender, informativo y también fácil de escuchar. Si se cumplen estas condiciones, conducirá a tasas más altas de satisfacción del cliente y facilitará el mantenimiento de la gestión de relaciones con los clientes (CRM). 

¿Qué es el reconocimiento de voz interactivo (IVR)?

Como hemos mencionado, el reconocimiento de voz interactivo es una forma de acceder al menú IVR. Ciertos programas están creados de manera que permiten al cliente simplemente interactuar usando su voz. Es muy fácil y te ahorra el esfuerzo de usar el menú.

Los sistemas IVR generalmente se utilizan para atender un alto volumen de llamadas a un costo mínimo. Son muy interactivos y, como hemos mencionado, te ahorran el problema de hablar con un agente real.

Sin embargo, cuando la resolución en la primera llamada no funciona, los clientes que realizan llamadas entrantes pueden necesitar que el asistente automático los transfiera a un agente de centro de contacto real, por lo que es importante que todo funcione sin problemas. Después de todo, un IVR necesita un sistema, una base de datos, equipo de telefonía y su propia infraestructura para funcionar.

Hoy en día, la tecnología IVR puede hacer mucho por ti. Eso incluye notificarte sobre saldos de cuentas, acceder a información de cuentas, configurar o cambiar pines o contraseñas, buscar información, realizar pagos y transferir fondos, y así sucesivamente.

Otra parte clave del IVR es el mencionado menú. Es un sistema de respuesta que permite a los clientes operar el sistema IVR, y maneja las llamadas de los clientes. Puedes acceder a él con un simple método de teclado de tonos o acceder con tu voz, dependiendo de la programación.

Preparándote para tu proyecto de locución

Antes de sumergirte en tu trabajo de IVR para un sistema VoIP, necesitas hacer dos cosas principales: entender a quién te diriges y crear un guion convincente.

Primero, considera quién interactuará con tu trabajo de IVR. ¿Están familiarizados con el software del centro o es la primera vez que usan un sistema así? ¿Cuáles son sus preferencias? ¿Cómo se comunican? Este conocimiento es crucial, especialmente si tu locución está integrada en sistemas CRM locales.

Por ejemplo, si tu audiencia objetivo es más joven, una voz divertida y animada podría ser adecuada. Sin embargo, para un entorno profesional, un tono más serio podría ser más apropiado. Elegir la voz correcta asegura que tu mensaje resuene con el oyente, optimizando su experiencia.

Clavando un buen guion

El siguiente paso es el guion, un componente vital si buscas optimizar el recorrido del usuario a través de tu sistema VoIP o IVR. Piénsalo como el mapa para tu grabación de VR. Debe ser claro y conciso.

Reflexiona sobre las consultas comunes o la información que los usuarios podrían buscar y asegúrate de que tu guion las aborde. Mantén un lenguaje sencillo, casi como si estuvieras conversando con un amigo. Este enfoque garantiza claridad y facilidad de comprensión, especialmente cuando se integra con el software del centro.

Al redactar tu guion, indica dónde se necesita énfasis, dónde pausar o dónde se debe transmitir una emoción particular. Estos marcadores ayudan al artista de voz en off a entregar el contenido de manera efectiva, mejorando la experiencia del usuario.

Con un claro entendimiento de tu audiencia y un guion bien preparado, estás listo para embarcarte en tu proyecto de voz en off. Ya sea para sistemas locales o VoIP en la nube, la primera interacción que los usuarios tienen a menudo es a través de tu grabación de voz. ¡Asegúrate de que no sea solo un saludo, sino una bienvenida cálida e informativa!

Las ventajas y desventajas de usar IVMS

Existen varias ventajas importantes cuando se trata de IVMS. Un beneficio particularmente esencial es la capacidad de optimizar la disponibilidad, incluso fuera del horario comercial típico.

Permitir el autoservicio también ahorra dinero y tiempo a la empresa, ya que pueden dirigir a sus empleados hacia proyectos más complejos en lugar de tenerlos en el centro de llamadas respondiendo preguntas simples. IVMS también puede ser útil en momentos en que el cliente no puede hablar por teléfono.

Sin embargo, también hay desventajas en los sistemas IVMS. Pueden ahorrar dinero, pero dependiendo de las necesidades específicas de una empresa, incorporar IVMS podría costar más que tener un centro de llamadas. Además, es posible que no siempre proporcionen a los clientes las respuestas que necesitan, dejándolos desinformados o confundidos.

A diferencia del IVR, que permite a los clientes dejar un mensaje o programar una devolución de llamada proporcionando su número de teléfono o incluso obteniendo la información que necesitan, el IVMS puede ser más complicado. Además, el IVMS no puede transferirte al departamento correcto en caso de que cometas un error al dirigir una llamada, ya que esencialmente se reduce a un intercambio de SMS.

Cómo usar Speechify para tus necesidades de voz en off

Speechify es un servicio de texto a voz que puede convertir cualquier formato de texto en una grabación de audio. Usando Speechify, puedes convertir PDFs, Google Docs, artículos e incluso libros reales en un archivo de audio en solo unos minutos en tiempo real.

Speechify tiene una amplia colección de diferentes voces que suenan realistas y son fáciles de escuchar. También tiene una variedad de diferentes idiomas, lo que lo hace viable para usuarios que no hablan inglés. Speechify también tiene precios muy asequibles y está disponible en casi todos los dispositivos.

Es por eso que los servicios de TTS, como Speechify, pueden ser la solución perfecta de IVR para casos de uso de automatización de correo de voz. Además, Speechify también se puede usar si necesitas una grabación de voz que pueda reproducirse durante los tiempos de espera.

Lo más importante es que estos lectores TTS son ideales para sistemas IVR, ya que generalmente vienen con voces muy realistas que pueden tranquilizar e informar a las personas. O, al menos, los mantienen en la línea hasta que estén listos para ser transferidos a un operador del centro de llamadas.

¿Cómo puede Speechify ayudar con tus necesidades de IVM?

IVM incluye diferentes métodos de transmisión de voz respaldados por sistemas telefónicos y subcontratación automatizada. Y, las voces de Speechify son tan versátiles que puedes usarlas para todo tipo de sistemas de mensajería de voz interactiva.

Específicamente, Speechify y herramientas similares son excelentes para necesidades personalizadas de transmisión de voz y voz en off para grabación de llamadas debido a su asequibilidad y versatilidad. Los precios son, nuevamente, asequibles, lo cual es una gran oferta para propietarios de pequeñas empresas que intentan ahorrar presupuesto.

Como hemos mencionado, el autoservicio es conveniente e importante, y Speechify también puede ayudar con eso. Además, no necesitas preocuparte por la disponibilidad de idiomas al buscar el proveedor de voz en off perfecto, ya que Speechify tiene muchos idiomas entre los que puedes elegir. Eso es genial porque muchos centros de contacto atienden a una gran base de clientes.

Speechify también es excelente ya que puedes explorar y probar las diferentes voces antes de decidir, lo que significa que puedes tomarte tu tiempo para elegir la voz perfecta para tus necesidades de IVM. Por último, las voces suenan muy realistas, y las opciones de lenguaje natural son excelentes, mejorando la experiencia del cliente y el uso.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es el mejor sistema IVR?

Algunos de los mejores software IVR disponibles actualmente incluyen VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk y CloudTalk.

¿Por qué usar IVMS?

Un IVMS puede ser especialmente útil durante tiempos de alto volumen de llamadas, permitiendo a los clientes obtener la información que necesitan a través de autoservicio.

¿Cuáles son las mejores prácticas para IVR?

Existen varias prácticas que pueden mejorar el uso de IVR y la experiencia del cliente. Por ejemplo, hacer que las opciones sean fáciles de entender, tener una voz que suene humana, ofrecer al cliente la opción de conectarse con un operador del centro de llamadas, tener tiempo de espera promocional, animar a los usuarios a conectarse a otros canales y ofrecer al llamante tanto IVR como IVMS.