Comprendre les Messages Vocaux IVR

Les systèmes de Réponse Vocale Interactive (IVR) ont été essentiels pour révolutionner les centres d'appels, les systèmes PBX et les centres de contact. Ils améliorent considérablement le...

Les systèmes de Réponse Vocale Interactive (IVR) ont été essentiels pour révolutionner les centres d'appels, les systèmes PBX et les centres de contact. Ils améliorent considérablement l'expérience client en offrant des services efficaces et en rendant les applications téléphoniques plus conviviales. Un élément crucial de tout système IVR est le message vocal. Ces messages IVR guident les appelants à travers le système téléphonique, contribuant à un processus de gestion des appels fluide et de haute qualité.

Qu'est-ce qu'un Message IVR ?

Les messages IVR sont les messages vocaux que les appelants entendent lorsqu'ils interagissent avec un système téléphonique automatisé. Ces messages peuvent inclure des messages d'attente, des salutations, des menus et des instructions, tous conçus pour guider l'appelant à travers le système. Ils sont créés à l'aide d'enregistrements vocaux professionnels par des acteurs vocaux ou générés à l'aide de logiciels de synthèse vocale.

Comment Enregistrer un Message IVR ?

Tout d'abord, préparez vos scripts IVR pour enregistrer un message IVR. Les scripts doivent être simples, clairs et inclure toutes les informations nécessaires dont vos appelants pourraient avoir besoin.

Vous pouvez ensuite engager un talent vocal professionnel ou utiliser un artiste vocal pour l'enregistrement. Il est judicieux de considérer un talent vocal bilingue, comme des artistes hispanophones, pour une portée plus large. Alternativement, un logiciel de synthèse vocale peut être utilisé pour générer des messages vocaux.

Une fois l'enregistrement vocal terminé, les fichiers audio sont édités pour assurer clarté et cohérence, garantissant un produit final de haute qualité.

La Différence entre IVR et Message

Alors que l'IVR se réfère à l'ensemble du système de réponse vocale interactive, y compris sa conception, sa fonctionnalité et sa gestion, un message est un composant de l'IVR. Le message, ou la voix IVR, est le message que les appelants entendent et auquel ils répondent en naviguant dans le système IVR.

Quel Format Vocal Utilise l'IVR ?

Le format vocal standard pour les systèmes IVR est WAV ou MP3. Ces formats sont largement pris en charge sur diverses plateformes et garantissent une sortie audio de haute qualité. Le format spécifique peut dépendre des exigences de votre système téléphonique.

Différence Clé entre un Message et un Message IVR

Un message est un type spécifique de message IVR conçu pour inciter l'appelant à agir. Un message IVR, cependant, peut être tout message enregistré qui joue pendant un appel, comme des salutations, des messages d'attente ou des informations sur les heures d'ouverture.

Comment Télécharger un Enregistrement Vocal IVR ?

Le téléchargement d'un enregistrement vocal IVR dépendra de votre système IVR spécifique ou de votre fournisseur de services. Cependant, cela implique généralement d'accéder au portail d'administration du système, de naviguer vers la section des messages ou enregistrements vocaux, et de télécharger le fichier audio approprié. Consultez toujours les directives de votre fournisseur ou le service d'assistance pour des instructions spécifiques.

Que Dire Pendant le Message ?

Ce que vous dites pendant le message IVR dépend de son objectif. Une bonne règle est de garder les messages clairs, concis et respectueux. Toujours reconnaître l'appelant, fournir les informations nécessaires et les guider vers les étapes suivantes.

Top 8 des Logiciels et Applications d'Enregistrement IVR

1. Twilio : Connu pour sa flexibilité et ses API robustes, Twilio prend en charge les systèmes IVR personnalisés, y compris les messages vocaux et les enregistrements.
2. Genesys : Leader de l'expérience client, Genesys offre des fonctionnalités IVR avancées, y compris le routage dynamique et les enregistrements de messages.
3. Avaya : Les solutions de centre de contact d'Avaya incluent des capacités IVR avancées et des services d'enregistrement vocal professionnels.
4. Nuance : Nuance propose des solutions IVR et de standard automatique avec des fonctionnalités avancées de synthèse vocale et de reconnaissance vocale. Leur logiciel prend en charge une large gamme de langues.
5. 8x8 : 8x8 offre des solutions IVR complètes, y compris une gestion facile des messages vocaux, et se vante d'enregistrements vocaux de haute qualité.
6. Five9 : Connu pour son logiciel de centre de contact cloud, Five9 offre également des capacités IVR avec des fonctionnalités puissantes d'auto-service.
7. Aspect : Aspect propose à la fois un service IVR en libre-service et un service assisté par agent, garantissant une expérience client fluide.
8. NICE inContact : Cette solution offre des capacités IVR et ACD pour le routage et les options d'auto-service, la rendant adaptée aux centres de contact de toutes tailles.

N'oubliez pas que le choix du logiciel dépendra de vos besoins spécifiques, de vos objectifs en matière d'expérience client et de vos considérations budgétaires.

Les messages vocaux IVR sont une partie essentielle de tout centre d'appels moderne ou système PBX. Ils jouent un rôle crucial dans la création de l'expérience client et assurent des interactions fluides. Investir dans des messages vocaux IVR de haute qualité et des services de voix off professionnels peut aider votre organisation à projeter une image plus professionnelle et à mieux servir vos clients.

Pour approfondir votre compréhension des systèmes IVR, utilisez des outils tels que des supports d'apprentissage en ligne, des démonstrations, des témoignages et des ressources de podcasts. Pensez toujours à faire appel à des acteurs vocaux professionnels et à des artistes de voix off pour garantir des enregistrements IVR naturels et engageants.

Que vous enregistriez en interne ou externalisiez vos enregistrements vocaux, l'accent doit toujours être mis sur la clarté, le professionnalisme et la qualité de vos messages vocaux. Avec une bonne planification et exécution, votre système IVR peut devenir un outil inestimable pour améliorer les interactions avec les clients et optimiser la qualité de votre service.