Le guide complet des transcriptions de réunions : définition, importance et meilleurs outils

Qu'est-ce qu'une transcription de réunion ? Une transcription de réunion est un enregistrement écrit du contenu audio et parfois vidéo d'une réunion, englobant chaque détail...

Qu'est-ce qu'une transcription de réunion ?

Une transcription de réunion est un enregistrement écrit du contenu audio et parfois vidéo d'une réunion, englobant chaque détail prononcé lors de la session. Que ce soit sur Zoom ou Google Meet, les services de transcription de réunions convertissent l'enregistrement audio complet de la conférence en un format lisible. Ce processus, connu sous le nom de 'transcription', capture chaque mot et inclut souvent des éléments supplémentaires comme des horodatages et l'identification des intervenants.

Comment obtenir une transcription de réunion ?

Obtenir une transcription de réunion est simple, grâce à la multitude de services de transcription disponibles. La plupart des plateformes de visioconférence, telles que Zoom et Microsoft Teams, disposent de fonctionnalités de transcription intégrées qui peuvent transcrire les réunions en temps réel ou à partir de fichiers enregistrés. De plus, des outils tiers sont disponibles pour fournir des services de transcription précis, prenant en charge divers cas d'utilisation, y compris les webinaires, les podcasts et les réunions virtuelles. Ces outils s'intègrent souvent aux plateformes de visioconférence et à d'autres outils de travail collaboratif tels que Google Calendar, Slack et Dropbox.

Transcription de réunion vs. compte rendu de réunion

Bien que les transcriptions de réunions et les comptes rendus fournissent tous deux un enregistrement écrit d'une réunion, ils servent des objectifs différents. Les transcriptions de réunions offrent un compte rendu mot à mot de ce qui a été discuté, capturant tous les détails, y compris les mots de remplissage utilisés. En revanche, les comptes rendus de réunion se concentrent sur les points clés, les actions à entreprendre et les décisions prises lors de la réunion. Ils suivent généralement un ordre du jour et sont souvent préparés dans des modèles pour assurer la cohérence.

Transcriptions de réunions dans Microsoft Teams et Zoom

Dans les réunions vidéo sur Microsoft Teams, la fonctionnalité de transcription de réunion est disponible sous le menu '...' dans les contrôles de la réunion. La transcription est générée en temps réel et peut être téléchargée sous forme de fichier .txt ou .docx. De même, Zoom propose également un service de transcription. À la date de publication de ce blog, la fonctionnalité de transcription de Zoom n'était pas disponible en temps réel et nécessitait un processus séparé de téléchargement des enregistrements de réunion vers un service de transcription.

Les avantages d'une transcription de réunion

Les transcriptions de réunions offrent plusieurs avantages :

1. Inclusif : Elles accommodent les personnes qui pourraient avoir des difficultés à suivre le langage parlé en temps réel.
2. Révision : Elles permettent aux participants de revoir le contenu de la réunion à leur propre rythme, garantissant qu'aucun point clé n'est manqué.
3. Enregistrement : Elles offrent un enregistrement détaillé des réunions pour référence future.
4. Efficacité : Elles font gagner du temps sur la prise de notes et permettent de se concentrer sur la discussion pendant la réunion.
5. Clarté : Elles aident à clarifier toute incompréhension en fournissant un enregistrement précis de ce qui a été dit.

Les 8 meilleurs outils de transcription de réunions

1. Otter.ai : Un service de transcription basé sur l'IA qui s'intègre à Zoom et Google Meet, offrant une transcription en temps réel, des fonctionnalités de collaboration et des horodatages. Disponible sur iOS, Android et web.
2. Rev : Un service de transcription populaire fournissant des transcriptions précises avec un délai d'exécution rapide, adapté aux fichiers volumineux et aux réunions longues.
3. Descript : Offre un flux de travail complet pour transcrire, éditer et peaufiner les transcriptions. Prend également en charge le montage vidéo.
4. Transcribe : Un outil spécialisé dans la conversion de fichiers audio en texte. Il permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers et de transcrire en temps réel.
5. Trint : Offre une plateforme facile à utiliser pour transcrire des fichiers audio et vidéo, et dispose d'un éditeur intégré pour affiner les transcriptions.
6. Scribie : Fournit des services de transcription automatiques et manuels, avec un accent sur la précision.
7. Temi : Un service abordable basé sur l'IA idéal pour des transcriptions rapides et de haut niveau.
8. Happy Scribe : Offre une gamme de fonctionnalités incluant la transcription, les sous-titres et la traduction en plusieurs langues, dont le portugais.

Chaque fournisseur propose différents modèles de tarification, alors considérez vos besoins et votre budget lors du choix d'un service. Beaucoup offrent également des intégrations avec diverses applications et des versions d'applications mobiles pour le travail à distance.

En adoptant des outils de transcription de réunions, vous pouvez améliorer la productivité et l'efficacité de vos réunions, en vous assurant que tout le monde reste sur la même longueur d'onde et que les actions à entreprendre sont suivies.

N'oubliez pas que le choix d'un outil de transcription de réunion doit correspondre à vos besoins, à la taille de votre organisation et à la nature de vos discussions. Avec ces conseils, vous êtes prêt à saisir chaque conversation précieuse lors de vos réunions.