Qu'est-ce qu'un standard automatique et pourquoi en avoir un ?

Dans cet article, nous allons explorer ce qu'est un standard automatique, comment il fonctionne, les avantages de l'installer pour votre système téléphonique d'entreprise, comment le configurer et les alternatives à un standard automatique.

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est crucial d'offrir une expérience fluide et professionnelle aux appelants. C'est là qu'intervient un standard automatique. Un standard automatique sert de réceptionniste virtuel, gérant efficacement les appels entrants et dirigeant les appelants vers le bon service ou la bonne personne. Dans cet article, nous allons explorer ce qu'est un standard automatique, comment il fonctionne, les avantages de l'installer pour votre système téléphonique d'entreprise, comment le configurer, les alternatives à un standard automatique, et l'option d'utiliser Speechify pour créer un contenu voix off unique pour votre standard automatique.

Qu'est-ce qu'un Standard Automatique ?

Un standard automatique, également connu sous le nom de standard automatisé ou réceptionniste virtuel, est un système de réponse vocale interactive (IVR) qui accueille les appelants, propose des options de menu et dirige les appels vers la destination souhaitée au sein de votre organisation. Il sert de premier point de contact pour les appelants, garantissant une expérience professionnelle et fluide. Un standard automatique sert de réceptionniste virtuel pour les entreprises, gérant efficacement les appels entrants et offrant une première impression professionnelle aux appelants. En utilisant la technologie de réponse vocale interactive (IVR), un système de standard automatique propose un système de menu avec diverses options, permettant aux appelants de naviguer dans le menu à l'aide de leur clavier téléphonique. Il dirige les appelants vers le bon service ou la bonne personne, aidant à rationaliser le flux d'appels et à minimiser les temps d'attente. Des messages d'accueil personnalisés peuvent être enregistrés pour personnaliser l'expérience de l'appelant et fournir des informations importantes sur l'entreprise telles que les horaires d'ouverture ou les options de menu. Avec un standard automatique en place, les entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, peuvent optimiser la gestion des appels, améliorer l'expérience client et réaliser des économies en réduisant le besoin d'un réceptionniste à plein temps ou de sous-traiter à un service de réponse. La fonction de standard automatique, intégrée à un système téléphonique d'entreprise ou à un service VoIP, assure un routage efficace des appels, réduit les appels manqués et augmente la satisfaction des clients.

Comment Fonctionne un Standard Automatique ?

Lorsqu'un appelant compose le numéro de téléphone de votre entreprise, le standard automatique l'accueille avec un message enregistré et présente des options de menu via un menu vocal. Les appelants peuvent sélectionner parmi diverses options de menu en utilisant le clavier de leur téléphone. En fonction de l'option sélectionnée, le standard automatique utilise des règles de routage des appels pour transférer l'appel à l'extension, au service ou à la boîte vocale appropriée.

Les Avantages d'Installer un Standard Automatique pour Votre Système Téléphonique d'Entreprise

1. Simplifie l'Expérience Client : Un standard automatique simplifie l'expérience de l'appelant en fournissant des options de menu claires, garantissant que les appelants sont dirigés vers le bon service ou la bonne personne sans avoir besoin de transferts manuels ou de longs temps d'attente.
2. Réduit les Appels Manqués : Avec un standard automatique, les appels entrants sont gérés et dirigés efficacement, minimisant les risques d'appels manqués ou d'appelants transférés à la mauvaise extension.
3. Crée des Expériences Cohérentes et de Qualité : Un standard automatique offre des messages d'accueil et de messagerie cohérents et professionnels, laissant une première impression positive aux appelants et maintenant un haut niveau de professionnalisme tout au long de l'appel.
4. Libère du Temps pour les Employés : En automatisant le routage des appels et en fournissant des options de libre-service, les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de passer du temps à transférer manuellement les appels ou à répondre à des demandes répétitives.
5. Vous Aide à Annoncer des Changements Importants : Un standard automatique vous permet de mettre à jour facilement les messages d'accueil et les options de menu, en faisant un outil précieux pour annoncer des changements importants tels que les horaires d'ouverture, les promotions spéciales ou les fermetures de bureaux.
6. C'est une Solution Économique : Mettre en place un standard automatique dans le cadre de votre système téléphonique d'entreprise est une alternative économique à l'embauche d'un réceptionniste à plein temps ou à la sous-traitance de services de réponse. Il offre une gestion efficace des appels sans dépenses supplémentaires significatives.

Comment Configurer un Standard Automatique

La configuration d'un standard automatique implique les étapes suivantes :

1. Déterminer le Flux d'Appels : Définissez comment vous souhaitez que les appels soient dirigés au sein de votre organisation et identifiez les services ou les personnes que les appelants peuvent avoir besoin de joindre.
2. Créer des Options de Menu : Concevez le système de menu avec des options claires et concises qui correspondent à la structure de votre entreprise et aux besoins de vos clients.
3. Enregistrer des Messages d'Accueil Personnalisés : Utilisez des enregistrements de voix off professionnels ou utilisez des outils comme Speechify pour créer un contenu vocal unique pour votre standard automatique. Des messages d'accueil clairs et amicaux contribuent à une expérience client positive.
4. Configurer le Routage des Appels : Configurez les règles de routage des appels en fonction des options de menu pour garantir que les appels sont dirigés avec précision. Cela peut inclure le routage des appels vers des extensions spécifiques, des boîtes vocales ou des files d'attente d'appels.
5. Tester et Optimiser : Effectuez des tests approfondis pour vous assurer que le standard automatique fonctionne comme prévu. Apportez les ajustements nécessaires pour améliorer l'expérience de l'appelant.

Alternatives à un Standard Automatique

Bien qu'un standard automatique soit un choix populaire pour la gestion des appels, il existe des alternatives à considérer :

1. Opérateur en direct : Employer un opérateur en direct ou externaliser les services de réponse apporte une touche humaine à la gestion des appels, mais peut entraîner des coûts plus élevés.
2. Répertoire par nom : Mettre en place un répertoire par nom permet aux appelants de trouver des personnes spécifiques en entrant leur nom sur le clavier, évitant ainsi le besoin de passer par des options de menu.

Utilisez Speechify pour Créer un Contenu Vocal Unique pour Votre Standard Automatique

Speechify offre une solution innovante pour créer un contenu vocal unique pour votre standard automatique. Grâce à des capacités avancées de synthèse vocale, Speechify peut générer des enregistrements vocaux de haute qualité qui correspondent aux besoins de votre entreprise et renforcent le professionnalisme de votre standard automatique. En conclusion, un standard automatique est un outil précieux pour gérer efficacement les appels entrants, améliorer l'expérience client et rationaliser le flux d'appels au sein de votre organisation. En simplifiant l'expérience client, en réduisant les appels manqués et en offrant des interactions cohérentes et professionnelles, un standard automatique contribue à améliorer la satisfaction client. La mise en place d'un standard automatique implique de définir le flux d'appels, de créer des options de menu, d'enregistrer des messages d'accueil personnalisés et de configurer le routage des appels. Cependant, des alternatives telles que les opérateurs en direct ou les répertoires par nom peuvent être envisagées en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. Enfin, Speechify offre une option pratique pour créer un contenu vocal unique afin d'améliorer l'efficacité de votre standard automatique, garantissant une expérience d'appel fluide et une gestion efficace des appels.