Comprendere i Messaggi Vocali IVR

I sistemi di Risposta Vocale Interattiva (IVR) sono stati fondamentali nel rivoluzionare i call center, i sistemi PBX e i contact center. Migliorano notevolmente il...

I sistemi di Risposta Vocale Interattiva (IVR) sono stati fondamentali nel rivoluzionare i call center, i sistemi PBX e i contact center. Migliorano notevolmente l'esperienza del cliente fornendo servizi efficienti e rendendo le applicazioni telefoniche più intuitive. Una parte critica di qualsiasi sistema IVR è il messaggio vocale. Questi messaggi IVR guidano i chiamanti attraverso il sistema telefonico, contribuendo a un processo di gestione delle chiamate snello e di alta qualità.

Cosa sono i Messaggi per IVR?

I messaggi IVR sono le comunicazioni vocali che i chiamanti ascoltano quando interagiscono con un sistema telefonico automatizzato. Questi messaggi possono includere messaggi di attesa, saluti, menu e istruzioni, tutti progettati per guidare il chiamante attraverso il sistema. Sono creati utilizzando registrazioni vocali professionali da attori vocali o generati tramite software di sintesi vocale.

Come Registrare un Messaggio IVR?

Per prima cosa, prepara i tuoi script IVR per registrare un messaggio IVR. Gli script devono essere semplici, chiari e includere tutte le informazioni necessarie di cui i tuoi chiamanti potrebbero aver bisogno.

Puoi quindi assumere un talento vocale professionale o utilizzare un artista vocale per la registrazione. Vale la pena considerare talenti vocali bilingue, come artisti di lingua spagnola, per una portata più ampia. In alternativa, si può utilizzare un software di sintesi vocale per generare i messaggi vocali.

Una volta completata la registrazione vocale, i file audio vengono modificati per chiarezza e coerenza, garantendo un prodotto finale di alta qualità.

La Differenza tra IVR e Messaggio

Mentre IVR si riferisce all'intero sistema di risposta vocale interattiva, inclusi design, funzionalità e gestione, un messaggio è un componente dell'IVR. Il messaggio, o la voce IVR, è il messaggio che i chiamanti ascoltano e a cui rispondono mentre navigano nel sistema IVR.

Quale Formato Vocale Usa l'IVR?

Il formato vocale standard per i sistemi IVR è WAV o MP3. Questi formati sono ampiamente supportati su varie piattaforme e garantiscono un'uscita audio di alta qualità. Il formato specifico potrebbe dipendere dai requisiti del tuo sistema telefonico.

Differenza Chiave tra un Messaggio e un Messaggio IVR

Un messaggio è un tipo specifico di messaggio IVR progettato per istruire il chiamante a compiere un'azione. Un messaggio IVR, tuttavia, può essere qualsiasi messaggio registrato che viene riprodotto durante una chiamata, come saluti, messaggi di attesa o informazioni sugli orari di apertura.

Come Caricare una Registrazione Vocale IVR?

Caricare una registrazione vocale IVR dipenderà dal tuo specifico sistema IVR o fornitore di servizi. Tuttavia, generalmente comporta l'accesso al portale amministrativo del sistema, la navigazione nella sezione dei messaggi o delle registrazioni vocali e il caricamento del file audio appropriato. Consulta sempre le linee guida del tuo fornitore o il servizio di assistenza per istruzioni specifiche.

Cosa Dovrei Dire Durante il Messaggio?

Quello che dici durante il messaggio IVR dipende dal suo scopo. Una buona regola è mantenere i messaggi chiari, concisi e rispettosi. Riconosci sempre il chiamante, fornisci le informazioni necessarie e guidalo nei passaggi successivi.

I Migliori 8 Software e App per Registrazioni IVR

1. Twilio: Conosciuto per la sua flessibilità e API robuste, Twilio supporta sistemi IVR personalizzati, inclusi messaggi vocali e registrazioni.
2. Genesys: Leader nell'esperienza del cliente, Genesys offre funzionalità IVR avanzate, inclusi instradamento dinamico e registrazioni di messaggi.
3. Avaya: Le soluzioni per contact center di Avaya includono capacità IVR avanzate e servizi di registrazione vocale professionale.
4. Nuance: Nuance offre soluzioni IVR e di risposta automatica con funzionalità avanzate di sintesi vocale e riconoscimento vocale. Il loro software supporta una vasta gamma di lingue.
5. 8x8: 8x8 fornisce soluzioni IVR complete, inclusa una facile gestione dei messaggi vocali, e vanta registrazioni vocali di alta qualità.
6. Five9: Conosciuto per il suo software di contact center cloud, Five9 offre anche capacità IVR con potenti funzionalità di self-service.
7. Aspect: Aspect fornisce sia servizi IVR self-service che assistiti da agenti, garantendo un'esperienza cliente senza interruzioni.
8. NICE inContact: Questa soluzione offre capacità IVR e ACD per opzioni di instradamento e self-service, rendendola adatta a contact center di tutte le dimensioni.

Ricorda, la scelta del software dipenderà dalle tue esigenze specifiche, dagli obiettivi di esperienza del cliente e dalle considerazioni sui prezzi.

I messaggi vocali IVR sono una parte essenziale di qualsiasi call center moderno o sistema PBX. Svolgono un ruolo significativo nel modellare l'esperienza del cliente e garantire interazioni fluide. Investire in messaggi vocali IVR di alta qualità e servizi di voice-over professionali può aiutare la tua organizzazione a presentare un'immagine più professionale e a servire i tuoi clienti in modo più efficace.

Per migliorare la tua comprensione dei sistemi IVR, utilizza strumenti come materiali di e-learning, demo, testimonianze e risorse podcast. Considera sempre i servizi di attori vocali professionisti e artisti di voice-over per garantire registrazioni IVR naturali e coinvolgenti.

Che tu stia registrando internamente o esternalizzando le tue registrazioni vocali, l'attenzione dovrebbe sempre essere sulla chiarezza, professionalità e qualità dei tuoi messaggi vocali. Con la giusta pianificazione ed esecuzione, il tuo sistema IVR può diventare uno strumento inestimabile per migliorare le interazioni con i clienti e migliorare la qualità complessiva del servizio.