Bedre profesjonelle telefonsvarerhilsener: Beste praksis og topp verktøy

Hva skiller en amatør fra en profesjonell? En faktor er hvordan de presenterer seg selv, og dette gjelder også telefonsvarerhilsener. Hvis du noen gang har vært...

Hva skiller en amatør fra en profesjonell? En faktor er hvordan de presenterer seg selv, og dette gjelder også telefonsvarerhilsener. Hvis du noen gang har vært usikker på hva som utgjør den beste profesjonelle telefonsvarerhilsenen eller hvorfor det er viktig, er denne guiden for deg.

Hva er den beste profesjonelle telefonsvarerhilsenen?

En god telefonsvarerhilsen er kort, men informativ. Den inkluderer ditt navn eller firmanavn, en høflig anerkjennelse av den tapte samtalen, en forespørsel om nødvendig informasjon for å ringe tilbake, og en profesjonell avslutning som ønsker innringeren en fin dag. Et eksempel på en flott telefonsvarerhilsen kan være:

"Hei, du har nådd [ditt navn] hos [firmanavn]. Jeg er for øyeblikket ikke tilgjengelig for å ta telefonen. Vennligst legg igjen ditt navn, telefonnummer og en kort beskjed etter pipetonen, så ringer jeg deg tilbake innen én arbeidsdag. Ha en fin dag!"

Hva er en profesjonell personlig telefonsvarerhilsen?

En profesjonell personlig telefonsvarerhilsen, mye som en forretningshilsen, formidler de samme viktige detaljene, men med en personlig vri. Dette kan være for en liten bedriftseier eller en profesjonells mobiltelefon. Her er et eksempel:

"Hei, du har nådd [Ditt Navn]. Jeg kan ikke ta telefonen akkurat nå, men samtalen din er viktig for meg. Vennligst legg igjen ditt navn, telefonnummer og en kort beskjed etter pipetonen, så tar jeg kontakt så snart som mulig. Takk og ha en fin dag."

Eksempel på uprofesjonell telefonsvarerhilsen

På den annen side kan en uprofesjonell telefonsvarermelding skade ditt førsteinntrykk. For eksempel: "Hei, det er meg. Savnet meg? Legg igjen en beskjed. Ha det!" Den mangler profesjonalitet og nødvendig informasjon, noe som gjør det til et dårlig valg i en profesjonell setting.

Viktigheten av profesjonelle telefonsvarerhilsener

En profesjonell telefonsvarerhilsen kan være det første kontaktpunktet for potensielle kunder, teammedlemmer eller andre viktige innringere. Den setter tonen, gir et positivt inntrykk av din virksomhet, og viser respekt for innringeren ved å anerkjenne deres innsats for å nå deg.

I tillegg gir den viktig informasjon som åpningstider, nødnummer og annen relevant kontaktinformasjon. Dette kan være spesielt nyttig etter arbeidstid eller når du er ute av kontoret.

Hvorfor telefonsvareren må høres profesjonell ut

Akkurat som en profesjonell personlig telefonsvarerhilsen er avgjørende, er også tonen og klarheten i telefonsvarermeldingen viktig. En klar, behagelig stemme kan gjøre telefonsvareren mer engasjerende og lettere å forstå, slik at innringeren legger igjen nødvendig informasjon for en tilbakeringing.

Hvorfor er en profesjonell telefonsvarerhilsen viktig?

En profesjonell telefonsvarerhilsen er viktig av flere grunner:

1. Førsteinntrykk: Det kan være det første kontaktpunktet for potensielle kunder, partnere eller kolleger. En profesjonell hilsen setter en positiv tone og gir et sterkt førsteinntrykk.
2. Profesjonalitet: En godt utformet telefonsvarerhilsen formidler profesjonalitet og oppmerksomhet på detaljer, noe som kan skape tillit og trygghet hos innringeren.
3. Informasjon: Den gir nødvendig informasjon til innringeren, som de beste tidene å ringe, alternative kontaktmetoder, eller når de kan forvente en tilbakeringing.
4. Kundeservice: En høflig og klar telefonsvarerhilsen kan forbedre kundeopplevelsen, ved å vise at du verdsetter deres samtale og vil følge opp raskt.
5. Branding: For bedrifter kan en profesjonell telefonsvarerhilsen styrke ditt merkeimage og verdier, og bidra til en konsistent kundeopplevelse på tvers av alle kontaktpunkter.

Husk, din telefonsvarerhilsen er en forlengelse av ditt personlige eller profesjonelle image. Å sørge for at den høres profesjonell ut og formidler nødvendig informasjon kan bidra betydelig til ditt omdømme og dine relasjoner.

Topp 8 telefonsvarersoftware/-apper

1. RingCentral: Dette VoIP-telefonsystemet tilbyr tilpassbare telefonsvarer, telefonsvarer-til-e-post-tjenester og mer.
2. Google Voice: Tilbyr et gratis telefonnummer og tilpassbare telefonsvarer. Transkriberer telefonsvarermeldinger for enkel bruk.
3. YouMail: En gratis telefonsvarer-app som lar deg sette forskjellige meldinger for ulike innringere. Tilbyr også transkripsjon.
4. Grasshopper: Et forretnings-telefonsystem som lar deg tilpasse din telefonsvarermelding og tilbyr transkripsjon av telefonsvarer.
5. 8x8: En VoIP-tjeneste som tilbyr tilpassbare telefonsvarermeldinger og telefonsvarer-til-e-post-tjenester.
6. Vonage: Lar deg lage tilpassede telefonsvarermeldinger og transkriberer telefonsvarere til tekst eller e-post.
7. Nextiva: En VoIP-løsning med funksjoner for å tilpasse telefonsvarermeldinger, telefonsvarer-til-e-post og transkripsjon.
8. MightyCall: Lar deg spille inn tilpassede meldinger og transkriberer telefonsvarere til tekst.

Enten du lager en morsom telefonsvarer for høytider eller en enkel telefonsvarermelding for arbeidstiden, husk å holde den profesjonell, hyggelig og informativ. Lykke til med å lage telefonsvarermeldinger!