Fordelene ved å bruke stemmebasert IVR-systemprogramvare

Hvis bedriften din håndterer et høyt volum av innkommende eller utgående samtaler, kan implementering av et stemmebasert interaktivt stemmesvar (IVR) system...

Hvis bedriften din håndterer et høyt volum av innkommende eller utgående samtaler, kan implementering av et stemmebasert interaktivt stemmesvar (IVR) system være en effektiv måte å effektivisere samtalehåndtering og gi kundene en mer effektiv og personlig opplevelse. I denne artikkelen vil vi utforske fordelene ved å bruke stemmebasert IVR-teknologi og se nærmere på dens mange bruksområder. Vi vil også diskutere hvordan du velger riktig stemmebasert IVR-systemprogramvare for å møte dine spesifikke forretningsbehov.

Forstå stemmebaserte IVR-systemer

Interaktivt stemmesvar (IVR) systemer er automatiserte forretningssystemer designet for å interagere med innringere, samle informasjon og dirigere samtaler til de riktige agentene eller avdelingene. Disse systemene er mye brukt av bedrifter og organisasjoner for å forbedre kundeservice og effektivisere driften.

Hva er et IVR-system?

Tradisjonelt har IVR-systemer brukt tastetrykk for å veilede innringere gjennom en serie med valg og menyer. Men med teknologiske fremskritt har stemmebaserte IVR-systemer blitt mer utbredt. Stemmebaserte IVR-systemer bruker naturlig språkprosessering (NLP) for å la innringere snakke sine svar, noe som gjør interaksjonen mer intuitiv og effektiv.

IVR-systemer kan tilpasses for å møte de spesifikke behovene til en bedrift eller organisasjon. De kan brukes til en rekke formål, som å gi kundestøtte, behandle bestillinger og samle tilbakemeldinger.

Hvordan stemmebaserte IVR-systemer fungerer

Stemmebaserte IVR-apper fungerer ved å gjenkjenne talte ord og fraser og matche dem med forhåndsdefinerte nøkkelord og handlinger. Systemet ber innringere om å oppgi formålet med samtalen, og basert på deres innspill kan det dirigere samtaler til spesifikke agenter eller avdelinger, gi informasjon eller utføre handlinger som å planlegge avtaler eller gjøre reservasjoner.

Systemet kan også programmeres til å gi tilpassede svar basert på innringerens historie med selskapet eller organisasjonen. For eksempel, hvis en innringer tidligere har gjort et kjøp, kan systemet gjenkjenne telefonnummeret deres og gi personlig service. Husk imidlertid at du trenger en VoIP-telefontjenesteleverandør som tilbyr et IVR-system for å komme i gang med IVR.

Nøkkelkomponenter i stemmebaserte IVR-systemer

Nøkkelkomponentene i et stemmebasert IVR-system inkluderer en talegjenkjenningsmotor, en naturlig språkprosessering motor, en tekst-til-tale motor, en database og en applikasjonsserver. Sammen gjør disse komponentene det mulig for systemet å motta og tolke telefoninnspill, behandle forespørsler og gi svar i sanntid.

Talegjenkjenningsmotoren er ansvarlig for å gjenkjenne og tolke talte ord og fraser. Den naturlige språkprosessering motoren analyserer innringerens innspill for å bestemme intensjonen bak forespørselen deres. Den skybaserte tekst-til-tale motoren konverterer systemets svar til talte ord som innringeren kan forstå. Databasen lagrer informasjon om innringeren og deres historie med selskapet eller organisasjonen. Applikasjonsserveren styrer den overordnede driften av IVR-systemet.

Alt i alt er stemmebaserte IVR-systemer et kraftig verktøy for bedrifter og organisasjoner som ønsker å forbedre kundeservicen og effektivisere driften. Ved å gi en mer intuitiv og effektiv måte for innringere å interagere med systemet, kan disse systemene bidra til å forbedre den totale kundeopplevelsen.

Fordeler med stemmebaserte IVR-systemer

Med utviklingen av samtale-AI blir stemmebaserte interaktive stemmesvarsystemer stadig mer populære blant bedrifter, da de tilbyr flere fordeler og forbedret funksjonalitet over tradisjonelle tastetone-systemer. Alle har fordeler til tross for å ha ulike prisklasser og funksjoner, som talepost, samtaleopptak, tilbakeringing og mer. I denne delen vil vi diskutere noen av fordelene ved å bruke stemmebasert IVR-programvare.

Forbedret kundeopplevelse

En av de viktigste fordelene med et stemmebasert IVR-system for din callsenter-programvare er at det kan forbedre den totale kundeopplevelsen. Ved å tilby et brukervennlig grensesnitt som gjenkjenner talespråk og tilbyr personlige alternativer, kan kundene få den informasjonen eller hjelpen de trenger raskt og enkelt. Dette kan bidra til å redusere frustrasjon og forbedre kundetilfredsheten. IVR kan også få tilgang til mer data og forbedre kundeklassifiseringen ved hjelp av et kundebehandlingssystem, eller CRM-integrasjon.

For eksempel, når en kunde ringer en banks kundeservicelinje, kan de bruke det stemmebaserte IVR-systemet for å sjekke kontosaldoen, overføre penger eller rapportere et tapt eller stjålet kort. Systemet kan gjenkjenne kundens stemme og gi personlige alternativer basert på kontoinformasjonen deres. Dette kan spare kunden tid og krefter og gjøre opplevelsen deres mer behagelig.

Når en innringers forespørsler ikke kan besvares, fungerer et IVR-system sammen med et automatisert samtalefordelingssystem (ACD) for omnikanalruting for å hjelpe med å dirigere dem til riktig kundebehandler.

Økt effektivitet og produktivitet

Du trenger ikke lenger å kaste bort teamets verdifulle samtaletid på noe et IVR-meny kan håndtere bedre, selv utenom åpningstidene. Stemmebaserte IVR-systemer kan betydelig forbedre effektiviteten i samtalehåndtering ved å optimalisere samtaleflyten og automatisere rutineoppgaver som samtaleruting, køer og datainnsamling. Dette kan hjelpe bedrifter med å redusere ventetider og håndtere et større volum av samtaler med eksisterende ansatte.

Ved å frigjøre agenter fra repeterende oppgaver, kan stemmebaserte IVR-systemer også øke agentens produktivitet og la dem fokusere på mer komplekse kundebehov. Et IVR-system legger også til rette for automatisk samtalefordeling, slik at innkommende samtaler kommer til riktig agent så raskt som mulig.

For eksempel kan et reisebyrå bruke et stemmebasert IVR-system for å håndtere kundehenvendelser om flytider, hotellreservasjoner og turpakker. Systemet kan rute samtaler til riktig avdeling basert på kundens input og samle inn relevant informasjon som reisedatoer og destinasjoner. Dette kan spare byrået tid og ressurser og gjøre det mulig for dem å betjene flere kunder på kortere tid.

Kostnadsbesparelser for bedrifter

Implementering av et stemmebasert IVR-system kan føre til betydelige kostnadsbesparelser for bedrifter ved å redusere arbeidskostnader og behovet for ekstra ansatte, spesielt hvis du har høyt samtalevolum. Ved å automatisere rutineoppgaver kan bedrifter også redusere risikoen for feil og forbedre den generelle nøyaktigheten av kundedata. I tillegg kan stemmebaserte IVR-systemer hjelpe bedrifter med å skalere sine kundeserviceoperasjoner uten å pådra seg ekstra kostnader for ansettelse og opplæring av nye agenter.

For eksempel kan et detaljhandelsselskap bruke et stemmebasert IVR-system for å håndtere kundehenvendelser om produkt tilgjengelighet, leveringsstatus og retur. Systemet kan gi automatiserte svar basert på kundens input og henvise dem til en live agent om nødvendig. Dette kan spare selskapet penger på bemanning og opplæringskostnader og gjøre det mulig for dem å håndtere et høyere volum av kundebehov.

Forbedret sikkerhet og personvern

Stemmebaserte IVR-systemer kan hjelpe bedrifter med å forbedre datasikkerheten og personvernet ved å redusere risikoen for datainnbrudd og svindel. Ved å håndtere sensitiv informasjon som kredittkortnumre og personnummer gjennom et automatisert system, kan bedrifter minimere risikoen for menneskelige feil og feilbehandling av data.

For eksempel kan en helseleverandør bruke et stemmebasert IVR-system for å håndtere pasienthenvendelser om medisinske journaler, reseptfornyelser og timebestillinger. Systemet kan verifisere pasientens identitet gjennom stemmegjenkjenning og gi sikker tilgang til deres informasjon. Dette kan sikre at pasientdata er beskyttet og overholder forskrifter som HIPAA.

Avslutningsvis tilbyr stemmebaserte IVR-systemer flere fordeler over tonetast-systemer og kan hjelpe bedrifter med å forbedre kundeopplevelsen, effektiviteten, kostnadsbesparelsene og sikkerheten. Ved å ta i bruk et stemmebasert IVR-system kan bedrifter forbli konkurransedyktige og møte kundenes stadig skiftende behov.

Anvendelser av stemmebaserte IVR-systemer

Stemmebaserte interaktive stemmesvar (IVR) systemer blir stadig mer populære i ulike bransjer på grunn av deres evne til å gi personlig og effektiv støtte til kunder uten behov for en agent. I denne artikkelen vil vi utforske noen av de vanlige anvendelsene av stemmebaserte IVR-systemer.

Kundestøtte og kontaktsentre

Kundestøtte, callsentre og hjelpedesker mottar ofte et høyt volum av samtaler fra kunder som søker assistanse. Stemmebaserte IVR-systemer kan hjelpe med å håndtere dette volumet ved å gi automatisert støtte til kundene. Ved å utnytte talegjenkjenning og naturlig språkbehandling kan stemmebaserte IVR-systemer forstå og svare på kundespørsmål, og gi rask og effektiv service. Dette reduserer ikke bare arbeidsmengden for kundeservicemedarbeidere, men forbedrer også den totale kundeopplevelsen.

For eksempel kan en kunde som ringer et teleselskap sitt kundesenter bruke et stemmebasert IVR-system for å sjekke saldoen på kontoen, aktivere eller deaktivere en tjeneste, eller rapportere et nettverksproblem. IVR-systemet kan forstå kundens forespørsel og gi riktig svar, uten behov for en agent.

Bank og finansielle tjenester

Stemmebaserte IVR-systemer er ofte brukt i bank- og finanssektoren for å gi kunder et bredt spekter av tjenester som kontosaldo, transaksjonshistorikk og regningsbetalinger. Ved å automatisere rutineoppgaver kan stemmebaserte IVR-systemer hjelpe finansinstitusjoner med å redusere arbeidskostnader og forbedre den totale kundeopplevelsen.

For eksempel kan en kunde som ringer bankens kundesenter bruke et stemmebasert IVR-system for å sjekke kontosaldoen, overføre penger, eller rapportere et tapt eller stjålet kort. IVR-systemet kan autentisere kundens identitet og gi den forespurte informasjonen eller tjenesten, uten behov for en agent.

Helseindustrien

Stemmebaserte IVR-systemer blir stadig mer brukt i helsevesenet for å hjelpe pasienter med å avtale timer, fornye resepter og få grunnleggende medisinsk informasjon. Ved å automatisere rutineoppgaver og redusere ventetider, kan stemmebaserte IVR-systemer forbedre pasienttilfredshet og resultater, samtidig som de reduserer administrative kostnader.

For eksempel kan en pasient ringe helseleverandørens IVR-system for å avtale en time med legen, sjekke testresultater eller få informasjon om medisiner. IVR-systemet kan forstå pasientens forespørsel og gi riktig svar, uten behov for en resepsjonist eller sykepleier.

Detaljhandel og e-handel

Stemmebaserte IVR-systemer kan brukes i detaljhandel og e-handel for å gi kunder produktinformasjon, sporing av bestillinger og statusoppdateringer. Ved å tilby en selvbetjeningsmulighet for kunder, kan stemmebaserte IVR-systemer hjelpe bedrifter med å redusere arbeidsmengden for kundeservicemedarbeidere, samtidig som de opprettholder et høyt servicenivå.

For eksempel kan en kunde ringe et e-handelsselskaps IVR-system for å spore bestillingsstatus, returnere et produkt eller få informasjon om et produkts funksjoner. IVR-systemet kan forstå kundens forespørsel og gi riktig svar, uten behov for en kundeservicerepresentant.

Avslutningsvis blir stemmebaserte IVR-systemer stadig mer populære i ulike bransjer på grunn av deres evne til å gi personlig og effektiv støtte til kunder. Ved å automatisere rutineoppgaver og redusere ventetider, kan stemmebaserte IVR-systemer forbedre kundetilfredshet, samtidig som de reduserer arbeidskostnader for bedrifter.

Velge riktig stemmebasert IVR-systemprogramvare

Med så mange IVR-systemer som Aircall, Zendesk og Twilio, kan det være vanskelig å velge det rette for deg. I tillegg kan forvirrende meldinger, et overdrevent antall menyvalg eller dårlig interaktiv talegjenkjenning i ditt IVR-system irritere kundene betydelig. Her er noen IVR-funksjoner du bør se etter når du kjøper programvare for kontaktsentre:

Viktige funksjoner å se etter

Når du velger programvare for et stemmebasert IVR-system, er det viktig å se etter funksjoner som naturlig språkbehandling, tekst-til-tale-konvertering og integrasjon med eksisterende systemer. I tillegg bør du se etter et system som er skalerbart og tilpassbart for å møte dine spesifikke forretningsbehov.

Integrasjon med eksisterende systemer

Evnen til å integrere med eksisterende systemer er avgjørende for bedrifter som ønsker å implementere stemmebaserte IVR-systemer. Systemet bør være kompatibelt med ditt eksisterende telefonsystem, database og kundehåndteringssystem (CRM) for å sikre en sømløs overgang og forbedre den totale effektiviteten.

Skalerbarhet og tilpasningsmuligheter

Systemet du velger bør være skalerbart og tillate tilpasning for å møte dine spesifikke forretningsbehov. Det bør kunne håndtere et økende antall samtaler og tilby ulike alternativer for innringere basert på forespørselens art. I tillegg bør det være enkelt å konfigurere og endre etter hvert som dine forretningsbehov endres.

Få en skalerbar TTS IVR-løsning med Speechifys topprangerte naturlige TTS-teknologi

Når det gjelder å drive en vellykket virksomhet, er kommunikasjon nøkkelen. Og hva er vel bedre enn å effektivisere kommunikasjonen med Speechifys topprangerte naturlig lydende TTS API? Denne innovative løsningen gir et skalerbart IVR-system som kan tilpasses dine spesifikke forretningsbehov.

Med evnen til å produsere livaktig tale, vil kundene dine føle at de snakker med en ekte person i den andre enden av linjen. I tillegg, med EN-US utgangsspråkkode, vil meldingene dine bli levert på en måte som er lett forståelig for et bredt spekter av kunder. Si farvel til klønete, robotaktige stemmeopptak og hei til en mer naturlig og engasjerende kundeopplevelse. Prøv Speechifys TTS IVR-løsning i dag og se virksomheten din blomstre.

Avslutningsvis kan et stemmebasert IVR-system tilby bedrifter, spesielt skybaserte kontaktsentre, mange fordeler som forbedret kundeopplevelse, økt effektivitet og produktivitet, kostnadsbesparelser for bedrifter, samt forbedret sikkerhet og personvern. Det kan brukes i ulike bransjer som kundestøtte og callsentre, bank- og finansielle tjenester, helsevesen, detaljhandel og e-handel. Når du velger programvare for stemmebaserte IVR-systemer som din kontaktsenterløsning, er det viktig å vurdere nøkkelfunksjoner som muliggjør integrasjon med eksisterende systemer og skalerbarhet og tilpasningsmuligheter. Velg et telefonsystem som tilbyr SMS og gruppemeldinger, videokonferanser, samtalehvisking, samtaleopptak og god tilkobling blant flere funksjoner.

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål 1: Hva er stemmebasert IVR-systemprogramvare?

Stemmebasert IVR-systemprogramvare er en teknologi som lar innringere samhandle med et system ved hjelp av talekommandoer i stedet for tastetrykk. Dette kan inkludere både talegjenkjenning (for å forstå innringerens talekommandoer) og tekst-til-tale (for å gi systemrespons med tale).

Q2: Hva er fordelene med å bruke stemmebasert IVR-systemprogramvare?

Stemmebaserte IVR-systemer kan gi en mer brukervennlig og tilgjengelig opplevelse for innringere, da de enkelt kan si hva de ønsker i stedet for å navigere gjennom en rekke tastetrykk. Det kan også håndtere mer komplekse interaksjoner og tilby mer personlig service.

Q3: Kan stemmebasert IVR-systemprogramvare håndtere flere språk?

Ja, mange stemmebaserte IVR-systemer kan forstå og svare på flere språk, noe som gjør dem egnet for bedrifter med et mangfoldig kundebase.