Voice-overs for IVR er ikke så kompliserte. Og med den ultimate guiden til voice-overs for interaktive talemeldingssystemer, kan vi gjøre det enda enklere.

Interaktive talemeldingssystemer, også kjent som IVR-systemer, har vært med oss en stund, og flernivå IVR-systemer brukes fortsatt primært til samtaleruting og håndtering av innkommende samtaler og samtalekøer av ulike typer selskaper. Denne typen system hjelper med å administrere samtalefordeling og holde samtaleflyten i gang, samt opprettholde ventetider, noe som bidrar til å forbedre kundeopplevelsen. Voice-overs for IVR-systemer hjelper også når det gjelder å henvise førstegangsringer til riktig avdeling.

Disse telefonsystemene kombinerer TTS-teknologier eller standard forhåndsinnspilte meldinger med DTMF (Dual-tone multi-frequency) og muliggjøres av CTI-teknologi.

I hovedsak er rollen til disse systemene å fungere som en ACD og ønske innringere velkommen til telefonsamtalen eller engasjere seg med dem i stedet for en faktisk agent, holde dem på linjen og gi dem informasjon. Det automatiserte talemeldingssystemet hjelper også i driften ved automatiserte samtalefordelingssentre. 

Forståelig nok er voice-overs for IVR (interaktiv talerespons) veldig viktig. Tross alt gjør det all snakkingen — bokstavelig talt. Så det er avgjørende at denne automatiske assistenten høres riktig ut. Men hvordan kan du få til det? Og hvordan lager du en IVR voice-over i utgangspunktet? Vel, denne guiden vil lede deg gjennom alt det og litt til, så bli med og lær alt om det.

Hva er interaktiv talemelding (IVMS)?

Vi har kort gått over IVR-systemer, men la oss gå nærmere inn på IVR og IVMS. Som vi allerede har nevnt, fungerer interaktive talerespons-systemer i hovedsak som automatiserte agenter.

Du trenger bare å bruke IVR- eller IVMS-menyvalgene og velge hvilket alternativ som interesserer deg. Det er omtrent som å snakke med en faktisk agent, selvfølgelig under forutsetning av at alt fungerer riktig. Et IVR-system bør være riktig designet.

Det inkluderer at meldingen er lett å forstå, informativ og også lett å lytte til. Hvis disse betingelsene er oppfylt, vil det føre til høyere kundetilfredshetsrater og lette vedlikeholdet av kundebehandlingssystemer (CRM). 

Hva er interaktiv talegjenkjenning (IVR)?

Som vi har nevnt, er interaktiv talegjenkjenning en form for tilgang til IVR-menyen. Visse programmer er laget på en måte som lar kunden enkelt samhandle ved å bruke stemmen sin. Det er veldig enkelt og sparer deg for bryet med å bruke menyen.

IVR-systemer brukes generelt til å håndtere høyt samtalevolum til en minimal kostnad. De er veldig interaktive og, som vi har nevnt, sparer deg for bryet med å snakke med en faktisk agent.

Men når førstegangsløsning ikke fungerer, kan klienter som ringer inn trenge at den automatiske assistenten overfører dem til en faktisk kontaktagentsenteragent, så det er viktig at alt går glatt. Tross alt trenger en IVR et system, en database, teleutstyr og sin egen infrastruktur for å fungere.

I dag kan IVR-teknologi gjøre mye for deg. Det inkluderer å varsle deg om kontosaldoer, få tilgang til kontoinformasjon, sette opp eller endre PIN-koder eller passord, søke opp informasjon, foreta betalinger og overføre midler, og så videre.

En annen viktig del av IVR er den nevnte menyen. Det er et responssystem som lar kunder betjene IVR-systemet, og det håndterer kundesamtaler. Du kan få tilgang til det med en enkel tastaturmetode eller få tilgang til det med stemmen din, avhengig av programmeringen.

Forberede ditt voice-over-prosjekt

Før du dykker inn i IVR-arbeidet ditt for et VoIP-system, må du gjøre to hovedting: forstå hvem du henvender deg til og lage et overbevisende manus.

Først, vurder hvem som vil samhandle med IVR-arbeidet ditt. Er de kjent med senterprogramvare, eller er dette deres første gang de bruker et slikt system? Hva er deres preferanser? Hvordan kommuniserer de? Denne innsikten er avgjørende, spesielt hvis din voice-over er integrert i lokale CRM-systemer.

For eksempel, hvis målgruppen din er yngre, kan en morsom og livlig stemme være passende. Men for en profesjonell setting kan en mer seriøs tone være mer egnet. Å velge riktig stemme sikrer at budskapet ditt resonnerer med lytteren, og gjør opplevelsen deres smidigere.

Spikre et godt manus

Neste steg er manuset, en viktig del hvis du ønsker å forenkle brukerens reise gjennom ditt VoIP- eller IVR-system. Tenk på det som veikartet for din VR-innspilling. Det bør være enkelt og konsist.

Tenk over de vanlige spørsmålene eller informasjonen brukerne kan søke, og sørg for at manuset ditt adresserer dem. Hold språket enkelt, nesten som om du snakker med en venn. Denne tilnærmingen sikrer klarhet og lett forståelse, spesielt når det er integrert med sentersoftware.

Når du utarbeider manuset ditt, angi hvor det trengs betoning, hvor du skal ta pauser, eller hvor en bestemt følelse skal uttrykkes. Slike markører hjelper stemmeskuespilleren med å levere innholdet effektivt, og forbedrer brukeropplevelsen.

Med en klar forståelse av publikum og et godt forberedt manus, er du klar til å starte ditt stemmeprosjekt. Enten det er for lokale systemer eller skybasert VoIP, er den første interaksjonen brukerne har ofte gjennom din stemmeopptak. Sørg for at det ikke bare er en hilsen, men en varm og informativ velkomst!

Fordeler og ulemper ved å bruke IVMS

Det er flere viktige fordeler med IVMS. En særlig viktig fordel er muligheten til å optimalisere tilgjengelighet, selv utenfor vanlige åpningstider.

Å tillate selvbetjening sparer også penger og tid for selskapet, siden de kan rette sine ansatte mot mer komplekse prosjekter i stedet for å bruke tid på kundesenteret med å svare på enkle spørsmål. IVMS kan også være nyttig når kunden ikke kan snakke i telefonen.

Det er imidlertid også ulemper med IVMS-systemer. De kan spare penger, men avhengig av selskapets spesifikke behov, kan det å innlemme IVMS koste mer enn å ha et kundesenter. I tillegg kan de ikke alltid gi kundene de svarene de trenger, noe som kan føre til feilinformasjon eller forvirring.

I motsetning til IVR, som gjør det mulig for kunder å legge igjen en melding eller avtale en tilbakeringing ved å oppgi telefonnummeret sitt eller til og med få den informasjonen de trenger, kan IVMS være mer utfordrende. I tillegg kan ikke IVMS overføre deg til riktig avdeling hvis du gjør en feil når du dirigerer en samtale, siden det i hovedsak bare koker ned til SMS-utveksling.

Hvordan bruke Speechify for dine stemmebehov

Speechify er en tekst-til-tale-tjeneste som kan gjøre om alle tekstformater til en lydopptak. Med Speechify kan du gjøre PDF-er, Google Docs, artikler og til og med faktiske bøker om til en lydfil på bare noen få minutter i sanntid.

Speechify har en omfattende samling av forskjellige stemmer som høres realistiske ut og er behagelige å lytte til. Det har også et utvalg av forskjellige språk, noe som gjør det levedyktig for ikke-engelsktalende brukere også. Speechify har også svært rimelige priser og er tilgjengelig på nesten alle enheter.

Derfor kan TTS-tjenester, som Speechify, være den perfekte IVR-løsningen for automatisering av telefonsvarer. I tillegg kan Speechify også brukes hvis du trenger en stemmeopptak som kan spilles av under ventetider.

Viktigst av alt, disse TTS-leserne er ideelle for IVR-systemer, da de vanligvis kommer med svært livaktige stemmer og kan berolige og informere folk. Eller, i det minste, holde dem på linjen til de er klare til å bli overført til en kundesenteroperatør.

Hvordan kan Speechify hjelpe med dine IVM-behov?

IVM inkluderer forskjellige metoder for stemmeutsendelse støttet av automatisert outsourcing og telefonsystemer. Og, Speechify-stemmer er så allsidige at du kan bruke dem for alle typer interaktive stemmemeldingssystemer.

Spesielt er Speechify og lignende verktøy utmerkede for tilpasset stemmeutsendelse og stemmeopptak-behov for samtaleopptak på grunn av rimelighet og allsidighet. Prisene er, igjen, rimelige, noe som er en god avtale for småbedriftseiere som prøver å spare budsjett.

Som vi har nevnt, er selvbetjening praktisk og viktig, og Speechify kan også hjelpe med det. I tillegg trenger du ikke bekymre deg for språktilgjengelighet når du leter etter den perfekte stemmeleverandøren, siden Speechify har mange språk du kan velge mellom. Det er flott fordi mange kontaktsentre betjener en stor kundebase.

Speechify er også flott fordi du kan bla gjennom og sjekke ut de forskjellige stemmene før du bestemmer deg, noe som betyr at du kan ta deg god tid til å velge den perfekte stemmen for dine IVM-behov. Til slutt er stemmene veldig realistiske, og de naturlige språkvalgene er flotte, noe som forbedrer kundeopplevelsen og bruken.

FAQ

Hva er det beste IVR-systemet?

Noen av de beste IVR-programvarene som er tilgjengelige nå inkluderer VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk og CloudTalk.

Hvorfor bruke IVMS?

Et IVMS kan være spesielt nyttig i perioder med høy samtalevolum, slik at kundene kan få den informasjonen de trenger gjennom selvbetjening.

Hva er de beste IVR-praksisene?

Det finnes flere praksiser som kan forbedre IVR-bruk og kundeopplevelse. For eksempel, gjøre alternativene enkle å forstå, ha en menneskelignende stemme, tilby kunden muligheten til å koble til en kundesenteroperatør, ha promotering under ventetid, oppmuntre brukere til å koble til andre kanaler, og tilby innringeren både IVR og IVMS.