W miarę jak świat biznesu staje się coraz bardziej zdigitalizowany, wybór odpowiedniego systemu telefonicznego jest kluczowy dla małej firmy. Najlepszy system telefoniczny dla małych firm powinien zapewniać płynne przesyłanie wiadomości, pocztę głosową, wideokonferencje, nagrywanie rozmów, przekierowywanie i przełączanie połączeń oraz wiele więcej. Niezależnie od tego, czy preferujesz usługę telefoniczną w chmurze, czy bardziej tradycyjny telefon stacjonarny, powinien on dobrze integrować się z systemem telefonicznym w biurze i oferować solidną funkcjonalność na urządzeniach mobilnych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu telefonicznego dla małej firmy
Przy wyborze systemu telefonicznego dla małej firmy należy wziąć pod uwagę kilka aspektów. Szukaj systemu, który poradzi sobie z ilością połączeń telefonicznych w Twojej firmie, zawiera automatyczną sekretarkę do efektywnego zarządzania połączeniami i oferuje doskonałe wsparcie klienta. System telefoniczny powinien łatwo integrować się z popularnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak Salesforce, Microsoft i Google Workspace, a także obsługiwać połączenia wideo, SMS-y i mieć aplikację mobilną na urządzenia z systemem iOS i Android, zapewniając zintegrowaną komunikację niezależnie od liczby użytkowników.
Liczba linii telefonicznych potrzebnych małej firmie może się różnić. Idealnie, powinieneś mieć wystarczającą liczbę linii, aby obsłużyć jednoczesne połączenia telefoniczne wykonywane przez członków zespołu. Obejmuje to nie tylko połączenia zewnętrzne, ale także wewnętrzne do przesyłania wiadomości i koordynacji zespołu.
Zrozumienie systemów PBX i VoIP
System PBX (Private Branch Exchange) to prywatna sieć telefoniczna w Twojej firmie, która umożliwia przekierowywanie połączeń, transfer połączeń i tworzenie grup dzwoniących. Może być hostowany na miejscu lub jako system telefoniczny w chmurze. Korzyści z systemu PBX dla małych firm obejmują skalowalność, zaawansowane funkcje i możliwość korzystania z kombinacji telefonów IP, analogowych lub tradycyjnych słuchawek telefonicznych oraz softfonów.
Z drugiej strony, system telefoniczny VoIP (Voice Over Internet Protocol) wykorzystuje połączenie internetowe do wykonywania połączeń telefonicznych. Obsługuje połączenia głosowe w czasie rzeczywistym, nieograniczone rozmowy, spotkania wideo i wiadomości tekstowe, a zazwyczaj zawiera funkcje takie jak poczta głosowa na e-mail i transkrypcja poczty głosowej.
PBX vs VoIP: Który jest lepszy?
Wybór między systemem PBX a VoIP zależy od potrzeb Twojej firmy. Systemy PBX oferują większą kontrolę nad komunikacją biznesową i jakością połączeń. Zazwyczaj są bardziej odpowiednie dla dużych firm z ustaloną przestrzenią biurową.
Systemy VoIP natomiast oferują większą elastyczność i zazwyczaj są tańsze na początku. Te systemy są lepiej dostosowane do firm z zespołami zdalnymi, ponieważ pozwalają pracownikom na wykonywanie połączeń z aplikacji na komputerze stacjonarnym lub telefonie komórkowym. Usługi VoIP również oferują aktualizacje, dodatki i są łatwe do skalowania.
Top 8 systemów telefonicznych dla małych firm
1. RingCentral: Kompleksowy system telefoniczny, wideo i przesyłania wiadomości zespołowych z solidnymi integracjami CRM i możliwością połączeń międzynarodowych.
2. Nextiva: System telefoniczny w chmurze z doskonałą obsługą klienta, zaawansowanymi funkcjami zarządzania połączeniami i niezawodną usługą w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie.
3. Ooma: Znany z wyjątkowej jakości połączeń, oferuje szereg usług telefonicznych dla firm, w tym wirtualny system telefoniczny, numer bezpłatny i usługi numeru lokalnego.
4. Dialpad: Oferuje usługi głosowe i przesyłania wiadomości napędzane przez AI z integracją Google Workspace i Salesforce.
5. Vonage: Znany z solidnych aplikacji mobilnych i desktopowych, Vonage oferuje solidną usługę VoIP z doskonałą jakością połączeń i wieloma funkcjami dzwonienia.
6. Grasshopper: Idealny dla właścicieli małych firm i przedsiębiorców, zapewnia numer telefonu biznesowego na telefonie komórkowym.
7. GoTo Connect: Oferuje połączoną usługę telefoniczną VoIP dla firm i rozwiązanie do wideokonferencji.
8. Microsoft Teams: Choć głównie narzędzie do współpracy zespołowej, Teams dodał możliwości dzwonienia, które integrują się z jego ogólnym systemem komunikacji.
Wybór odpowiedniego systemu telefonicznego dla małej firmy polega na zrozumieniu potrzeb Twojej firmy i tego, jak potencjalna usługa telefoniczna może je spełnić. Właściciele małych firm powinni dokładnie rozważyć liczbę potrzebnych linii telefonicznych, zdolność systemu do integracji z istniejącym oprogramowaniem i przepływami pracy oraz poziom wsparcia klienta oferowany przez dostawcę usług. Czy system PBX czy VoIP będzie najlepszym wyborem, w dużej mierze zależy od charakteru działalności i zamierzonego wykorzystania systemu.
Pamiętaj, że to nie tylko kwestia wykonywania połączeń telefonicznych. System telefoniczny może usprawnić komunikację w firmie, oferując funkcje takie jak wiadomości zespołowe, wideokonferencje, pocztę głosową na e-mail oraz integracje z CRM. Najlepsze systemy telefoniczne dla małych firm to te, które oferują szereg funkcji i usług dostosowanych do potrzeb Twojej firmy. Dlatego poświęć czas na zbadanie tematu, a na pewno znajdziesz odpowiednie rozwiązanie.
