Zrozumienie komunikatów głosowych IVR

Systemy Interactive Voice Response (IVR) odegrały kluczową rolę w rewolucjonizowaniu centrów obsługi telefonicznej, systemów PBX i centrów kontaktowych. Znacząco poprawiają...

Systemy Interactive Voice Response (IVR) odegrały kluczową rolę w rewolucjonizowaniu centrów obsługi telefonicznej, systemów PBX i centrów kontaktowych. Znacząco poprawiają doświadczenia klientów, oferując efektywne usługi i czyniąc aplikacje telefoniczne bardziej przyjaznymi dla użytkownika. Kluczowym elementem każdego systemu IVR jest komunikat głosowy. Te komunikaty IVR prowadzą dzwoniących przez system telefoniczny, przyczyniając się do usprawnienia i podniesienia jakości procesu obsługi rozmów.

Czym są komunikaty IVR?

Komunikaty IVR to wiadomości głosowe, które słyszą dzwoniący podczas interakcji z automatycznym systemem telefonicznym. Mogą to być wiadomości w trakcie oczekiwania, powitania, menu i instrukcje, wszystkie zaprojektowane, aby prowadzić dzwoniącego przez system. Są tworzone przy użyciu profesjonalnych nagrań głosowych przez lektorów lub generowane za pomocą oprogramowania do syntezy mowy.

Jak nagrać wiadomość IVR?

Najpierw przygotuj swoje skrypty IVR do nagrania wiadomości IVR. Skrypty powinny być proste, jasne i zawierać wszystkie niezbędne informacje, które mogą być potrzebne dzwoniącym.

Możesz następnie zatrudnić profesjonalnego lektora lub skorzystać z artysty głosowego do nagrania. Warto rozważyć dwujęzycznych lektorów, takich jak artyści mówiący po hiszpańsku, dla szerszego zasięgu. Alternatywnie, można użyć oprogramowania do syntezy mowy, aby wygenerować komunikaty głosowe.

Po zakończeniu nagrania głosowego, pliki audio są edytowane w celu zapewnienia klarowności i spójności, co gwarantuje wysoką jakość końcowego produktu.

Różnica między IVR a komunikatem

Podczas gdy IVR odnosi się do całego systemu interaktywnej odpowiedzi głosowej, w tym jego projektowania, funkcjonalności i zarządzania, komunikat jest elementem IVR. Komunikat, czyli głos IVR, to wiadomość, którą dzwoniący słyszą i na którą reagują podczas nawigacji przez system IVR.

Jaki format głosu używa IVR?

Standardowy format głosu dla systemów IVR to WAV lub MP3. Te formaty są szeroko obsługiwane na różnych platformach i zapewniają wysoką jakość dźwięku. Konkretne wymagania dotyczące formatu mogą zależeć od wymagań twojego systemu telefonicznego.

Kluczowa różnica między komunikatem a wiadomością IVR

Komunikat to specyficzny rodzaj wiadomości IVR zaprojektowany, aby instruować dzwoniącego do podjęcia działania. Wiadomość IVR może być jednak dowolnym nagranym komunikatem odtwarzanym podczas rozmowy, takim jak powitania, wiadomości w trakcie oczekiwania czy informacje o godzinach pracy.

Jak przesłać nagranie głosowe IVR?

Przesyłanie nagrania głosowego IVR będzie zależało od twojego konkretnego systemu IVR lub dostawcy usług. Zazwyczaj jednak polega to na uzyskaniu dostępu do portalu administracyjnego systemu, przejściu do sekcji komunikatów lub nagrań głosowych i przesłaniu odpowiedniego pliku audio. Zawsze konsultuj się z wytycznymi dostawcy lub pomocą techniczną w celu uzyskania szczegółowych instrukcji.

Co powinienem powiedzieć podczas wiadomości?

To, co powiesz podczas wiadomości IVR, zależy od jej celu. Dobrą zasadą jest, aby wiadomości były jasne, zwięzłe i pełne szacunku. Zawsze uznaj dzwoniącego, podaj niezbędne informacje i poprowadź go do kolejnych kroków.

Top 8 oprogramowania i aplikacji do nagrywania IVR

1. Twilio: Znane z elastyczności i solidnych API, Twilio wspiera niestandardowe systemy IVR, w tym komunikaty głosowe i nagrania.
2. Genesys: Lider w dziedzinie doświadczeń klienta, Genesys oferuje zaawansowaną funkcjonalność IVR, w tym dynamiczne trasowanie i nagrania komunikatów.
3. Avaya: Rozwiązania centrum kontaktowego Avaya obejmują zaawansowane możliwości IVR i profesjonalne usługi nagrywania głosu.
4. Nuance: Nuance oferuje rozwiązania IVR i automatycznego operatora z zaawansowanymi funkcjami syntezy mowy i rozpoznawania głosu. Ich oprogramowanie obsługuje szeroki zakres języków.
5. 8x8: 8x8 oferuje kompleksowe rozwiązania IVR, w tym łatwe zarządzanie komunikatami głosowymi, i szczyci się wysokiej jakości nagraniami lektorskimi.
6. Five9: Znane z oprogramowania chmurowego centrum kontaktowego, Five9 oferuje również możliwości IVR z potężnymi funkcjami samoobsługowymi.
7. Aspect: Aspect oferuje zarówno samoobsługowe IVR, jak i usługi wspomagane przez agentów, zapewniając płynne doświadczenie klienta.
8. NICE inContact: To rozwiązanie oferuje możliwości IVR i ACD do trasowania i opcji samoobsługowych, co czyni je odpowiednim dla centrów kontaktowych o różnej wielkości.

Pamiętaj, że wybór oprogramowania będzie zależał od Twoich specyficznych potrzeb, celów związanych z doświadczeniem klienta oraz rozważań dotyczących cen.

Nagrania głosowe IVR są niezbędnym elementem każdego nowoczesnego call center lub systemu PBX. Odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu doświadczeń klientów i zapewnieniu płynnych interakcji. Inwestowanie w wysokiej jakości nagrania głosowe IVR i profesjonalne usługi lektorskie może pomóc Twojej organizacji w prezentowaniu bardziej profesjonalnego wizerunku i skuteczniejszej obsłudze klientów.

Aby lepiej zrozumieć systemy IVR, korzystaj z narzędzi takich jak materiały e-learningowe, demonstracje, opinie użytkowników i zasoby podcastowe. Zawsze rozważaj usługi profesjonalnych lektorów i artystów głosowych, aby zapewnić naturalnie brzmiące i angażujące nagrania głosowe IVR.

Niezależnie od tego, czy nagrywasz we własnym zakresie, czy zlecasz nagrania na zewnątrz, zawsze skupiaj się na klarowności, profesjonalizmie i jakości swoich komunikatów głosowych. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i realizacji, Twój system IVR może stać się nieocenionym narzędziem do poprawy interakcji z klientami i ogólnej jakości świadczonych usług.