Nagrania głosowe dla IVR nie są takie skomplikowane. A dzięki Ostatecznemu Przewodnikowi po Nagraniach Głosowych dla Interaktywnych Systemów Głosowych, możemy to jeszcze bardziej ułatwić.

Interaktywne systemy głosowe, znane również jako systemy IVR, są z nami od jakiegoś czasu, a wielopoziomowe systemy IVR są nadal głównie używane do kierowania połączeń i zarządzania przychodzącymi połączeniami oraz kolejkami połączeń przez różne typy firm. Tego typu system pomaga zarządzać dystrybucją połączeń i utrzymywać przepływ połączeń, a także skracać czas oczekiwania, co poprawia doświadczenie klienta. Nagrania głosowe dla systemów IVR również pomagają w kierowaniu nowych dzwoniących do odpowiedniego działu.

Te systemy telefoniczne łączą technologie TTS lub standardowe nagrania z DTMF (Dual-tone multi-frequency) i są możliwe dzięki technologii CTI.

Zasadniczo, rola tych systemów polega na działaniu jako ACD i witaniu dzwoniących w rozmowie telefonicznej lub angażowaniu ich zamiast rzeczywistego agenta, utrzymując ich na linii i dostarczając im informacji. Zautomatyzowany system głosowy wspomaga również działanie w centrach dystrybucji połączeń.

Zrozumiałe jest, że nagrania głosowe dla IVR (interaktywnej odpowiedzi głosowej) są bardzo ważne. W końcu to one wykonują całą rozmowę — dosłownie. Dlatego kluczowe jest, aby ten automatyczny asystent brzmiał odpowiednio. Ale jak to zrobić? I jak w ogóle stworzyć nagranie głosowe dla IVR? Cóż, ten przewodnik przeprowadzi Cię przez to wszystko i jeszcze więcej, więc zostań z nami i dowiedz się wszystkiego na ten temat.

Czym jest interaktywne przesyłanie wiadomości głosowych (IVMS)?

Krótko omówiliśmy systemy IVR, ale przyjrzyjmy się bliżej IVR i IVMS. Jak już wspomnieliśmy, interaktywne systemy odpowiedzi głosowej działają zasadniczo jako zautomatyzowani agenci.

Wystarczy skorzystać z opcji menu IVR lub IVMS i wybrać tę, która Cię interesuje. To prawie jak rozmowa z prawdziwym agentem, oczywiście pod warunkiem, że wszystko działa poprawnie. System IVR powinien być odpowiednio zaprojektowany.

To obejmuje posiadanie wiadomości, która jest łatwa do zrozumienia, informacyjna i również przyjemna do słuchania. Jeśli te warunki są spełnione, prowadzi to do wyższych wskaźników zadowolenia klientów i ułatwia utrzymanie zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Czym jest interaktywne rozpoznawanie głosu (IVR)?

Jak już wspomnieliśmy, interaktywne rozpoznawanie mowy to forma dostępu do menu IVR. Niektóre programy są stworzone w taki sposób, że pozwalają klientowi po prostu komunikować się za pomocą głosu. To bardzo proste i oszczędza wysiłek związany z używaniem menu.

Systemy IVR są zazwyczaj wykorzystywane do obsługi dużej liczby połączeń przy minimalnych kosztach. Są bardzo interaktywne i, jak już wspomnieliśmy, oszczędzają kłopotów związanych z rozmową z rzeczywistym agentem.

Jednak gdy rozwiązanie przy pierwszym połączeniu nie działa, klienci wykonujący połączenia przychodzące mogą potrzebować, aby automatyczny asystent przekierował ich do rzeczywistego agenta centrum kontaktowego, więc ważne jest, aby wszystko przebiegało sprawnie. W końcu IVR potrzebuje systemu, bazy danych, sprzętu telekomunikacyjnego i własnej infrastruktury, aby działać.

Obecnie technologia IVR może wiele dla Ciebie zrobić. Obejmuje to powiadamianie o saldach kont, dostęp do informacji o koncie, ustawianie lub zmienianie pinów lub haseł, wyszukiwanie informacji, dokonywanie płatności i przelewy środków, i tak dalej.

Kolejną kluczową częścią IVR jest wspomniane menu. To system odpowiedzi, który pozwala klientom obsługiwać system IVR i zajmuje się połączeniami klientów. Możesz uzyskać do niego dostęp za pomocą prostego metody klawiatury tonowej lub za pomocą głosu, w zależności od programowania.

Przygotowanie do projektu nagrania głosowego

Zanim zanurzysz się w pracy nad IVR dla systemu VoIP, musisz zrobić dwie główne rzeczy: zrozumieć, do kogo się zwracasz i stworzyć przekonujący scenariusz.

Najpierw zastanów się, kto będzie korzystał z Twojej pracy nad IVR. Czy są zaznajomieni z oprogramowaniem centrum, czy to ich pierwszy raz z takim systemem? Jakie są ich preferencje? Jak się komunikują? Ta wiedza jest kluczowa, zwłaszcza jeśli Twoje nagranie głosowe jest zintegrowane z systemami CRM na miejscu.

Na przykład, jeśli Twoją grupą docelową są młodsi odbiorcy, odpowiedni może być zabawny i żywy głos. Jednak w profesjonalnym otoczeniu bardziej odpowiedni może być poważniejszy ton. Wybór odpowiedniego głosu zapewnia, że Twoja wiadomość rezonuje ze słuchaczem, upraszczając jego doświadczenie.

Tworzenie dobrego scenariusza

Kolejnym krokiem jest skrypt, kluczowy element, jeśli chcesz usprawnić podróż użytkownika przez system VoIP lub IVR. Pomyśl o nim jak o mapie drogowej dla nagrania VR. Powinien być prosty i zwięzły.

Zastanów się nad typowymi pytaniami lub informacjami, których mogą szukać użytkownicy, i upewnij się, że twój skrypt je uwzględnia. Używaj prostego języka, jakbyś rozmawiał z przyjacielem. Takie podejście zapewnia jasność i łatwość zrozumienia, zwłaszcza gdy jest zintegrowane z oprogramowaniem centrum.

Podczas tworzenia skryptu zaznacz, gdzie potrzebny jest nacisk, gdzie zrobić pauzę lub gdzie przekazać określone emocje. Takie wskazówki pomagają lektorowi skutecznie dostarczyć treść, poprawiając doświadczenie użytkownika.

Z jasnym zrozumieniem swojej publiczności i dobrze przygotowanym skryptem jesteś gotowy, aby rozpocząć projekt lektorski. Niezależnie od tego, czy chodzi o systemy lokalne, czy oparte na chmurze VoIP, pierwsze wrażenie użytkowników często pochodzi z twojego nagrania głosowego. Upewnij się, że to nie tylko powitanie, ale ciepłe i informacyjne przyjęcie!

Zalety i wady korzystania z IVMS

Istnieje kilka ważnych zalet związanych z IVMS. Szczególnie istotną korzyścią jest możliwość optymalizacji dostępności, nawet poza typowymi godzinami pracy.

Umożliwienie samoobsługi również oszczędza firmie pieniądze i czas, ponieważ mogą skierować swoich pracowników do bardziej złożonych projektów, zamiast spędzać czas w centrum obsługi na odpowiadaniu na proste pytania. IVMS może być również przydatny, gdy klient nie może rozmawiać przez telefon.

Jednak istnieją również wady systemów IVMS. Mogą one oszczędzać pieniądze, ale w zależności od specyficznych potrzeb firmy, wprowadzenie IVMS może kosztować więcej niż posiadanie centrum obsługi. Dodatkowo, mogą nie zawsze dostarczać klientom potrzebnych odpowiedzi, pozostawiając ich niedoinformowanych lub zdezorientowanych.

W przeciwieństwie do IVR, który umożliwia klientom pozostawienie wiadomości lub umówienie się na oddzwonienie, podając swój numer telefonu lub uzyskując potrzebne informacje, IVMS może być bardziej skomplikowany. Dodatkowo, IVMS nie jest w stanie przekierować cię do odpowiedniego działu w przypadku pomyłki przy kierowaniu połączenia, ponieważ sprowadza się to zasadniczo do wymiany SMS-ów.

Jak korzystać z Speechify do potrzeb lektorskich

Speechify to usługa zamiany tekstu na mowę, która może przekształcić dowolny format tekstu w nagranie audio. Korzystając z Speechify, możesz zamienić PDF-y, Dokumenty Google, artykuły, a nawet książki w plik audio w zaledwie kilka minut w czasie rzeczywistym.

Speechify ma szeroką kolekcję różnych głosów, które brzmią realistycznie i są łatwe do słuchania. Posiada również różnorodność różnych języków, co czyni go dostępnym również dla użytkowników nieanglojęzycznych. Speechify oferuje bardzo przystępne ceny i jest dostępny na prawie wszystkich urządzeniach.

Dlatego usługi TTS, takie jak Speechify, mogą być idealnym rozwiązaniem IVR do automatyzacji poczty głosowej. Dodatkowo, Speechify można również używać, jeśli potrzebujesz nagrania głosowego, które może być odtwarzane podczas oczekiwania.

Co najważniejsze, te czytniki TTS są idealne dla systemów IVR, ponieważ zazwyczaj oferują bardzo realistyczne głosy, które mogą uspokoić i poinformować użytkowników. Albo przynajmniej utrzymują ich na linii, aż będą gotowi do przekierowania do operatora centrum obsługi.

Jak Speechify może pomóc w potrzebach IVM?

IVM obejmuje różne metody nadawania głosu wspierane przez automatyczne outsourcing i systemy telefoniczne. A głosy Speechify są tak wszechstronne, że można je wykorzystać do wszystkich typów interaktywnych systemów wiadomości głosowych.

Konkretne, Speechify i podobne narzędzia są doskonałe do niestandardowego nadawania głosu i potrzeb lektorskich do nagrywania rozmów ze względu na przystępność cenową i wszechstronność. Ceny są ponownie przystępne, co jest świetną ofertą dla właścicieli małych firm, którzy starają się oszczędzać budżet.

Jak już wspomnieliśmy, samoobsługa jest wygodna i ważna, a Speechify może w tym pomóc. Dodatkowo, nie musisz martwić się o dostępność językową, szukając idealnego dostawcy lektorskiego, ponieważ Speechify oferuje wiele języków do wyboru. To świetne, ponieważ wiele centrów kontaktowych obsługuje dużą bazę klientów.

Speechify jest również świetny, ponieważ możesz przeglądać i sprawdzać różne głosy przed podjęciem decyzji, co oznacza, że masz czas na wybór idealnego głosu do swoich potrzeb IVM. Na koniec, głosy brzmią bardzo realistycznie, a opcje języka naturalnego są świetne, poprawiając doświadczenie klienta i użytkowanie.

FAQ

Jaki jest najlepszy system IVR?

Niektóre z najlepszych dostępnych obecnie oprogramowań IVR to VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk i CloudTalk.

Dlaczego warto używać IVMS?

IVMS może być szczególnie pomocny w czasie dużego natężenia połączeń, umożliwiając klientom uzyskanie potrzebnych informacji poprzez samoobsługę.

Jakie są najlepsze praktyki IVR?

Istnieje kilka praktyk, które mogą poprawić korzystanie z IVR i doświadczenie klienta. Na przykład, ułatwienie zrozumienia opcji, posiadanie głosu brzmiącego jak ludzki, oferowanie klientowi możliwości połączenia się z operatorem call center, posiadanie promocyjnego czasu oczekiwania, zachęcanie użytkowników do łączenia się z innymi kanałami oraz oferowanie dzwoniącemu zarówno IVR, jak i IVMS.