Os sistemas de Resposta Audível Interativa (IVR) têm sido fundamentais na transformação de call centers, sistemas PABX e centrais de atendimento. Eles melhoram significativamente a experiência do cliente ao oferecer serviços eficientes e tornar as aplicações telefônicas mais intuitivas. Uma parte crítica de qualquer sistema IVR é o prompt de voz. Esses prompts orientam os clientes pelo sistema telefônico, contribuindo para um atendimento mais ágil e de alta qualidade.
O que são os Prompts para IVR?
Os prompts de IVR são as mensagens gravadas que os clientes escutam ao interagir com um sistema telefônico automatizado. Esses prompts podem incluir mensagens de espera, saudações, menus e instruções – tudo pensado para guiar o usuário pelo sistema. Eles podem ser criados com gravações profissionais feitas por locutores ou por meio de softwares de conversão de texto em fala.
Como gravo uma mensagem para IVR?
Primeiro, prepare seus roteiros de IVR para gravar uma mensagem. O roteiro deve ser simples, claro e incluir todas as informações de que seus clientes possam precisar.
Em seguida, você pode contratar um profissional de voz ou um artista de voz para a gravação. Vale considerar talentos bilíngues, como artistas que falam espanhol, para ampliar o alcance. Como alternativa, é possível usar softwares de conversão de texto em fala para gerar os prompts de voz.
Depois da gravação, os arquivos de áudio devem ser editados para garantir clareza e consistência, assegurando um produto final de alta qualidade.
A Diferença Entre IVR e Prompt
Enquanto IVR se refere a todo o sistema de resposta audível interativa, incluindo design, funcionalidades e gestão, o prompt é um dos componentes do IVR. O prompt, ou a voz do IVR, é a mensagem que o usuário escuta e à qual responde enquanto navega pelo sistema.
Qual formato de voz o IVR utiliza?
O formato de voz padrão para sistemas IVR é WAV ou MP3. Esses formatos são amplamente compatíveis entre várias plataformas e garantem alta qualidade de áudio. O formato específico pode variar de acordo com os requisitos do seu sistema de telefonia.
Diferença Principal Entre um Prompt e uma Mensagem de IVR
Um prompt é um tipo específico de mensagem de IVR criada para instruir o usuário a tomar alguma ação. Já uma mensagem de IVR pode ser qualquer gravação reproduzida durante a chamada – como saudações, mensagens de espera ou informações sobre horários de atendimento.
Como faço upload de uma gravação de voz IVR?
O envio de uma gravação de IVR depende do seu sistema ou provedor de serviço. Em geral, é preciso acessar o portal administrativo do sistema, ir até a seção de prompts ou gravações de voz e fazer o upload do arquivo de áudio adequado. Consulte sempre as diretrizes ou a equipe de suporte do seu provedor para orientações específicas.
O que devo dizer durante a mensagem?
O que você deve dizer em uma mensagem de IVR depende do objetivo dela. Como regra geral, mantenha as mensagens claras, objetivas e cordiais. Sempre cumprimente quem está ligando, forneça as informações necessárias e indique quais são os próximos passos.
Top 8 Softwares e Apps para Gravação de IVR
- Twilio: Conhecida por sua flexibilidade e APIs robustas, a Twilio oferece suporte a sistemas IVR personalizados, incluindo prompts e gravações de voz.
- Genesys: Líder em experiência do cliente, a Genesys proporciona funcionalidades de IVR avançadas, incluindo roteamento dinâmico e gravação de prompts.
- Avaya: As soluções para contact center da Avaya incluem recursos de IVR avançados e serviços profissionais de gravação de voz.
- Nuance: A Nuance oferece soluções de IVR e atendimento automático com recursos avançados de texto para fala e reconhecimento de voz. O software deles suporta uma grande variedade de idiomas.
- 8x8: A 8x8 oferece soluções completas de IVR, incluindo fácil gerenciamento de prompts de voz e gravações de voz de alta qualidade.
- Five9: Conhecido por seu contact center em nuvem, o Five9 também oferece funcionalidades de IVR com recursos avançados de autoatendimento.
- Aspect: A Aspect oferece tanto IVR para autoatendimento quanto atendimento assistido por agentes, garantindo uma experiência sem interrupções.
- NICE inContact: Essa solução oferece recursos de IVR e ACD para roteamento e opções de autoatendimento, sendo indicada para centrais de todos os portes.
Lembre-se: a escolha do software vai depender das suas necessidades específicas, das metas de experiência do cliente e do orçamento disponível.
Os prompts de gravação de voz para IVR são uma parte essencial de qualquer call center ou sistema PABX moderno. Eles desempenham um papel importante na experiência do cliente e garantem interações mais fluidas. Investir em prompts de IVR de alta qualidade e em serviços profissionais de voz pode ajudar sua organização a transmitir uma imagem mais profissional e atender seus clientes de forma mais eficaz.
Para aprofundar seu entendimento sobre sistemas IVR, utilize recursos como materiais de e-learning, demonstrações, depoimentos e podcasts. Sempre considere os serviços de locutores e dubladores profissionais para garantir gravações de IVR naturais e envolventes.
Seja gravando internamente ou terceirizando, o foco deve estar sempre na clareza, no profissionalismo e na qualidade das mensagens gravadas. Com o planejamento e a execução corretos, o seu sistema IVR pode se tornar uma ferramenta valiosa para aprimorar o atendimento ao cliente e melhorar a entrega dos seus serviços.
