Pe măsură ce lumea afacerilor se digitalizează tot mai mult, alegerea celui mai potrivit sistem telefonic este esențială pentru o afacere mică. Cel mai bun sistem telefonic pentru afaceri mici ar trebui să ofere mesagerie fără întreruperi, mesagerie vocală, videoconferințe, înregistrare a apelurilor, redirecționare a apelurilor, transfer de apel și multe altele. Indiferent dacă preferi un serviciu telefonic în cloud sau un telefon clasic de birou, sistemul ar trebui să se integreze bine cu infrastructura telefonică a biroului tău și să ofere funcționalități avansate și pe dispozitive mobile.
La ce să fii atent când alegi un sistem telefonic pentru afaceri mici
Când alegi un sistem telefonic pentru afaceri mici, trebuie să iei în calcul mai multe aspecte. Alege un sistem care poate gestiona volumul de apeluri al afacerii tale, include un robot telefonic (auto attendant) pentru gestionarea eficientă a apelurilor și oferă un suport pentru clienți excelent. Sistemul telefonic trebuie să asigure integrări ușoare cu instrumente de business populare precum Salesforce, Microsoft sau Google Workspace, să poată susține apeluri video, SMS și să aibă o aplicație mobilă pentru iOS și Android, asigurând comunicare unificată indiferent de numărul de utilizatori.
Numărul de linii telefonice de care are nevoie o afacere mică poate varia. Ideal ar fi să ai suficiente linii pentru a susține apelurile simultane ale membrilor echipei tale. Asta include nu doar apelurile externe, ci și pe cele interne, pentru mesageria și coordonarea echipei.
Înțelegerea sistemelor PBX și VoIP
Un sistem PBX (Private Branch Exchange) este o rețea telefonică privată în cadrul companiei tale, permițând rutarea apelurilor, transferul acestora și crearea de grupuri de apel (ring groups). Sistemul PBX poate fi găzduit local sau în cloud. Printre beneficiile unui sistem telefonic PBX pentru afacerile mici se numără scalabilitatea, funcțiile avansate și posibilitatea de a folosi o combinație de telefoane IP, telefoane analogice sau clasice și softphone-uri.
Pe de altă parte, un sistem telefonic VoIP (Voice Over Internet Protocol) utilizează conexiunea ta la internet pentru a efectua apeluri telefonice. Acesta permite apeluri vocale în timp real, convorbiri nelimitate, întâlniri video și mesaje text, având de obicei funcții precum trimiterea mesajelor vocale pe email și transcrierea acestora.
PBX vs VoIP: Care este mai bun?
Alegerea dintre un sistem telefonic PBX și unul VoIP depinde de nevoile afacerii tale. Sistemele PBX oferă un control mai mare asupra comunicațiilor și calității apelurilor. Acestea sunt, de regulă, mai potrivite pentru afacerile mari, cu un spațiu de birou bine stabilit.
Sistemele VoIP, în schimb, oferă mai multă flexibilitate și sunt, de obicei, mai accesibile la început. Aceste sisteme sunt mai potrivite pentru afacerile cu echipe la distanță, permițând angajaților să efectueze apeluri din aplicația de desktop sau de pe mobil. Serviciile VoIP vin și cu upgrade-uri, module suplimentare și sunt ușor de scalat.
Top 8 sisteme telefonice pentru afaceri mici
1. RingCentral: Un sistem all-in-one de telefonie, video și mesagerie de echipă, cu integrări CRM puternice și capabilități de apelare internațională.
2. Nextiva: Un sistem telefonic bazat pe cloud, cu un serviciu pentru clienți de top, funcții avansate de gestionare a apelurilor și servicii de încredere în Statele Unite și Canada.
3. Ooma: Cunoscut pentru calitatea excelentă a apelurilor, oferă o gamă largă de servicii telefonice pentru afaceri, inclusiv sistem virtual, număr gratuit și servicii de număr local.
4. Dialpad: Oferă servicii de voce și mesagerie bazate pe AI, cu integrare Google Workspace și Salesforce.
5. Vonage: Recunoscut pentru aplicațiile mobile și desktop solide, Vonage oferă un serviciu VoIP robust, cu o calitate foarte bună a apelurilor și numeroase funcții de apelare.
6. Grasshopper: Ideal pentru proprietari de afaceri mici și antreprenori, acesta oferă un număr de telefon de afaceri direct pe telefonul mobil.
7. GoTo Connect: Oferă un serviciu combinat VoIP pentru afaceri și soluții de videoconferință.
8. Microsoft Teams: Deși este, în principal, un instrument de colaborare, Teams dispune acum și de funcții de apelare telefonică, integrate în întregul sistem de comunicare.
Alegerea celui mai potrivit sistem telefonic pentru o afacere mică presupune să înțelegi nevoile specifice ale afacerii tale și modul în care un anumit serviciu telefonic le poate acoperi. Proprietarii de afaceri mici ar trebui să analizeze cu atenție câte linii telefonice sunt necesare, dacă sistemul se integrează ușor cu software-ul și fluxurile de lucru existente și ce nivel de suport oferă furnizorul de servicii. Fie că alegi PBX sau VoIP, decizia va depinde în mare parte de natura afacerii și de modul în care intenționezi să folosești sistemul.
Nu uita: nu este vorba doar despre a efectua apeluri telefonice. Un sistem telefonic poate îmbunătăți semnificativ comunicarea din cadrul afacerii, oferind funcții precum mesagerie de echipă, videoconferințe, trimiterea mesajelor vocale pe email și integrări CRM. Cele mai bune sisteme telefonice pentru afaceri mici sunt cele care oferă o gamă largă de funcții și servicii adaptate nevoilor tale. Așadar, acordă-ți timp să cercetezi și vei găsi, cu siguranță, soluția potrivită.
