Čo odlišuje amatéra od profesionála? Jednou z vecí je spôsob prezentácie – a to zahŕňa aj hlasové správy. Ak ste si niekedy neboli istí, ako má znieť dobrá profesionálna hlasová správa alebo prečo je to dôležité, čítajte ďalej.
Ako má znieť profesionálna hlasová správa?
Dobrá hlasová správa je stručná a vecná. Mala by obsahovať vaše meno alebo názov spoločnosti, slušné ospravedlnenie za neprijatý hovor, výzvu na zanechanie dôležitých údajov a profesionálne rozlúčenie. Príklad vhodnej správy:
„Dobrý deň, dovolali ste sa [vaše meno] zo spoločnosti [názov firmy]. Momentálne nemôžem prijať váš hovor. Po zaznení tónu mi, prosím, zanechajte svoje meno, číslo a krátky odkaz, ozvem sa do jedného pracovného dňa. Prajem vám pekný deň!“
Čo je osobná profesionálna hlasová správa?
Profesionálna osobná hlasová správa je podobná firemnej, má však osobnejší tón. Hodí sa pre malých podnikateľov alebo profesionálov na mobilnom čísle. Príklad:
„Dobrý deň, dovolali ste sa [Vaše meno]. Teraz nemôžem zdvihnúť, no váš hovor je pre mňa dôležitý. Po zaznení tónu mi, prosím, nechajte svoje meno, číslo a krátky odkaz, ozvem sa vám čo najskôr. Ďakujem a prajem pekný deň.“
Príklad neprofesionálnej hlasovej správy
Naopak, neprofesionálna správa môže pokaziť prvý dojem. Napríklad: „Čau, to som ja. Nestihol/a som to? Nechaj odkaz. Čauko!“ Chýba jej profesionalita aj podstatné údaje – do pracovného prostredia je nevhodná.
Prečo sú profesionálne hlasové správy dôležité?
Profesionálna hlasová správa môže byť prvým kontaktom pre zákazníkov alebo kolegov. Udáva tón komunikácie, posilňuje dobrý dojem o vašej firme a prejavuje rešpekt k volajúcemu tým, že oceňuje jeho snahu dovolať sa.
Zároveň poskytuje dôležité informácie – napríklad otváracie hodiny alebo kontakty na tiesňové linky. Je obzvlášť užitočná mimo pracovného času či keď nie ste v kancelárii.
Prečo musí hlasová správa znieť profesionálne?
Rovnako dôležitý ako obsah je aj tón a zrozumiteľnosť nahrávky. Jasný, príjemný hlas pôsobí lepšie, správa sa ľahšie chápe a volajúci vám nechá všetko potrebné na spätný kontakt.
Prečo je profesionálna hlasová správa dôležitá?
Profesionálna hlasová správa je dôležitá z viacerých dôvodov:
- Prvý dojem: Môže byť prvým kontaktom pre zákazníka či kolegu a nastaví pozitívny tón.
- Profesionalita: Dobre pripravená správa ukazuje profesionalitu a cit pre detaily, čím budí dôveru.
- Informácie: Poskytuje kľúčové informácie, napr. kedy volať späť, alternatívny kontakt alebo čas, kedy sa ozvete vy.
- Zákaznícky servis: Zdvorilá správa zlepšuje zákaznícky zážitok a dáva najavo, že si jeho hovor ceníte.
- Budovanie značky: Pre firmy je profesionálna správa súčasťou imidžu a prispieva k jednotnej skúsenosti zákazníka.
Vaša hlasová správa je rozšírením vášho osobného alebo firemného imidžu. Ak znie profesionálne a poskytuje potrebné informácie, výrazne podporí vašu povesť aj vzťahy s ľuďmi.
Top 8 softvérov / aplikácií na hlasové správy
- RingCentral: VoIP systém umožňujúci vlastné správy, preposielanie do emailu a ďalšie funkcie.
- Google Voice: Ponúka bezplatné číslo, úpravu správy a prepis hlasových odkazov.
- YouMail: Voľne dostupná aplikácia umožňuje rôzne správy pre rôznych volajúcich a prepis odkazov.
- Grasshopper: Firemný telefónny systém s úpravou správy a prepisom hlasových odkazov.
- 8x8: VoIP služba s vlastnými správami a funkciou hlas-to-email.
- Vonage: Umožňuje vlastné správy a prepis do textu či emailu.
- Nextiva: VoIP riešenie s nastavením správ, hlas-to-email a prepisom.
- MightyCall: Umožňuje nahrať vlastné správy a prepisovať hlasové odkazy do textu.
Či už pripravujete vtipnú sviatočnú správu alebo jednoduchú nahrávku na pracovný čas, hlavné je, aby bola profesionálna, príjemná a informatívna. Príjemné nahrávanie!
