Ako sa podnikanie stále viac digitalizuje, výber správneho telefónneho systému je pre malé firmy zásadný. Kvalitný systém pre malé firmy by mal zabezpečiť jednoduché odosielanie správ, hlasovú schránku, videohovory, nahrávanie hovorov, ich presmerovanie a ďalšie funkcie. Či už chcete cloudový telefón alebo klasický stolový telefón, musí sa dobre integrovať s vaším kancelárskym systémom a ponúkať bohaté funkcie aj v mobile.
Čo si všímať pri výbere telefónneho systému pre malé firmy
Pri výbere telefónneho systému zohráva úlohu viacero faktorov. Vyberte si taký, ktorý zvládne objem vašich hovorov, má funkciu automatického asistenta a špičkovú zákaznícku podporu. Mal by sa dať jednoducho prepojiť s obľúbenými nástrojmi ako Salesforce, Microsoft či Google Workspace, podporovať videohovory, SMS aj mobilnú aplikáciu pre iOS a Android – vďaka tomu bude komunikácia plynulá bez ohľadu na počet používateľov.
Počet telefónnych liniek, ktoré malá firma potrebuje, sa líši. Ideálne je mať toľko liniek, aby pokryli všetky súčasné hovory vášho tímu – externé aj interné na koordináciu a správy.
Čo je PBX a VoIP systém
PBX (Private Branch Exchange) je interná telefónna sieť vo firme, ktorá umožňuje smerovať a prepájať hovory či vytvárať skupiny zvonenia. Môže bežať lokálne alebo ako cloudový systém. Výhody PBX pre malé firmy sú škálovateľnosť, pokročilé funkcie a variabilita zariadení (IP telefóny, analógové aj softvérové telefóny).
VoIP (Voice Over Internet Protocol) využíva na hovory internetové pripojenie. Podporuje hovory v reálnom čase, neobmedzené volanie, videomeetingy a SMS, často ponúka hlasovú schránku do emailu a prepis správ.
PBX vs VoIP: Čo je lepšie?
Voľba medzi PBX a VoIP závisí od potrieb firmy. PBX ponúka lepšiu kontrolu a kvalitu hovorov, preto sa skôr hodí pre väčšie firmy so stálou kanceláriou.
VoIP je flexibilnejší a často lacnejší na začiatku. Viac vyhovuje tímom na diaľku, keďže umožňuje volanie z mobilu alebo počítača. Prináša aj upgradovateľné služby a jednoduchú škálovateľnosť.
Top 8 telefónnych systémov pre malé firmy
1. RingCentral: All-in-one telefón, video a chat so silnou CRM integráciou aj medzinárodným volaním.
2. Nextiva: Cloudový systém s výborným servisom, pokročilou správou hovorov a vysokou spoľahlivosťou v USA / Kanade.
3. Ooma: Vynikajúca kvalita hovoru, virtuálny telefónny systém, čísla bez poplatku a lokálne čísla pre firmy.
4. Dialpad: AI hlas aj chat, integrácia s Google Workspace a Salesforce.
5. Vonage: Silné mobilné aj desktopové aplikácie, kvalitný VoIP a množstvo volacích funkcií.
6. Grasshopper: Ideálne pre malých podnikateľov – firemné číslo priamo v mobile.
7. GoTo Connect: Spája VoIP služby a videokonferencie.
8. Microsoft Teams: Primárne nástroj tímovej spolupráce, no podporuje aj volanie v rámci svojho systému.
Správny telefónny systém závisí od konkrétnych potrieb firmy. Majitelia malých podnikov by mali zvážiť počet liniek, integráciu so softvérom aj úroveň podpory. Voľba PBX alebo VoIP závisí od typu firmy a spôsobu využitia.
Nejde len o volanie – telefónny systém zlepší firemnú komunikáciu funkciami ako správy medzi tímom, videohovory, hlasová schránka cez email či prepojenia s CRM. Najlepšie systémy sú tie, ktoré ponúkajú funkcie ušité na mieru vašim potrebám. Preto si urobte prehľad a určite nájdete ten správny.
