PDF vs PDF/a

Digitaliseringen av dokument har gett upphov till en mängd olika filformat, var och en med unika syften. I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i skillnaderna...

Digitaliseringen av dokument har gett upphov till en mängd olika filformat, var och en med unika syften. I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i skillnaderna mellan PDF och PDF/a, och belysa deras individuella betydelse, användningsområden och fördelar.

Vilka olika typer av PDF finns det?

PDF står för Portable Document Format. Som namnet antyder är det ett universellt accepterat filformat för att visa elektroniska dokument konsekvent, oavsett hårdvara, programvara eller operativsystem. PDF dokument kan innehålla länkar, knappar, formulär, ljud, video och affärslogik.

Det finns olika versioner och typer av PDF, såsom PDF/a, PDF/X och den ursprungliga PDF. Varje typ eller version av PDF har unika syften, där den ursprungliga PDF är den vanligaste.

Vad är en PDF?

PDF, eller Portable Document Format, är ett filformat som fångar alla element i ett tryckt dokument som en elektronisk bild. Dessa dokument kan sedan navigeras, skrivas ut eller delas med andra utan behov av den ursprungliga applikationen som skapade det.

PDF-filer har filändelsen .pdf

Varför och när ska man använda PDF?

• Dela: Dela enkelt dokument utan att oroa dig för programvarukompatibilitet.
• Säkerhet: Inkludera digitala signaturer och elektroniska signaturer för ökad dokumentsäkerhet.
• Universell: Visas på nästan alla enheter utan förlust av formatering.

PDF-funktioner

1. Interaktivitet:
• Hyperlänkar: Länka till externa resurser eller andra sidor inom dokumentet.
• Knappar: Kan utföra olika åtgärder som att skicka in ett formulär.
• Formulär: Fyllbara fält som kan samla in användarinmatning.
2. Multimedia-inbäddning:
• Ljud och video: Bädda in och spela upp multimedia-innehåll inom dokumentet.
• Bilder: Bädda in högupplösta bilder med olika komprimeringstekniker.
3. Anteckningar: Lägg till kommentarer, anteckningar, markeringar och mer till dokumentet.
4. Säkerhet:
• Kryptering: Skydda innehåll från obehörig åtkomst.
• Digitala signaturer: Autentisera ursprunget och verifiera dokumentets integritet.
• Vattenmärkning: Bädda in osynlig eller synlig information i dokumentet.
5. Komprimering: Minska dokumentets storlek genom att komprimera bilder, text och andra element.
6. Tillgänglighetsfunktioner: Element som taggar, alternativ text och bokmärken förbättrar tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar.
7. JavaScript-stöd: Lägg till interaktivitet och automatisera uppgifter inom dokumentet.
8. Lagergrafik: Tillåt inbäddning av lagergrafik som de skapade i CAD-programvara.
9. 3D-innehåll: Bädda in och interagera med 3D-modeller inom dokumentet.
10. Dokumentstruktur: Bibehåller konsekvent layout, typsnitt och design över plattformar

Fördelar med PDF:

1. Bibehåller det visuella utseendet av det ursprungliga dokumentet.
2. Erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner.
3. Säkerställer konsekvens över olika plattformar.

Topp 3 appar för att skapa PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (Spara som PDF-funktion)
3. PDFCreator för Windows

Topp 3 appar för att läsa PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Användningsområden för PDF

1. E-böcker: PDF-filer används ofta för att skapa och distribuera e-böcker tack vare deras kompatibilitet över olika plattformar.
2. Affärskontrakt: Företag använder ofta PDF-filer för att dela och signera kontrakt eftersom de enkelt kan kommenteras och signeras elektroniskt.
3. Rapporter och Vitböcker: PDF-filer erbjuder ett standardiserat format som bevarar typsnitt, bilder och layout, vilket gör dem idealiska för rapporter och vitböcker.
4. Instruktionsmanualer: Produkt- och programvarumanualer i PDF-format säkerställer att användarna ser ett konsekvent format, oavsett enhet eller plattform.
5. Formulär: Många institutioner använder PDF-filer för formulär eftersom de kan fyllas i elektroniskt.
6. Presentationer: För att dela och säkerställa den visuella konsekvensen av bilder.
7. Tidskrifter och Nyhetsbrev: Digitala versioner av tryckta medier är ofta i PDF-format för att säkerställa att de ser likadana ut som sina tryckta motsvarigheter.
8. Biljetter och Boardingkort: Flygbolag, teatrar och evenemangsarrangörer kan använda PDF-filer för elektroniska biljetter.
9. Fakturor och Kvitton: Företag skickar ofta fakturor och kvitton i PDF-format till kunder.
10. CV och Portföljer: Professionella använder PDF-filer för att dela sina CV och portföljer, vilket säkerställer ett konsekvent utseende.

Vad är PDF/a?

PDF/a är en underkategori av PDF som är speciellt utformad för långsiktig bevarande och arkivering av elektroniska dokument. Till skillnad från vanliga PDF-filer kräver PDF/a att alla element (typsnitt, bilder, text, etc.) som används i dokumentet är inbäddade, vilket säkerställer att dokumenten ser likadana ut i framtiden.

PDF/a-filer har också filändelsen .pdf

Varför och när använda PDF/a?

• Arkivering av Dokument: Särskilt användbart när du behöver långsiktig arkivering av dokument inom branscher som juridik, medicin och offentlig sektor.
• Bevarande: Säkerställer att dokumentet förblir självständigt och kan visas utan externa beroenden.

PDF/A Funktioner

1. Långsiktigt Bevarande: Utformad för att bevara elektroniska dokument över långa tidsperioder.
2. Självständigt Dokument:
• Inbäddning av Typsnitt: Säkerställer att typsnitt som används i dokumentet förblir konsekventa.
• Inga Externa Beroenden: Allt som behövs för att visa dokumentet korrekt finns inom filen.
3. Ingen Körbar Innehåll: JavaScript och annat körbart innehåll är förbjudet för att säkerställa långsiktig hållbarhet.
4. Färghantering: Möjliggör konsekventa och förutsägbara färger över olika enheter och över tid.
5. ISO Standard Efterlevnad: Följer ISO 19005-standarden, vilket säkerställer dokumentets framtida läsbarhet.
6. Metadata Lagring: PDF/a stöder inbäddning av metadata i XML-format, vilket erbjuder detaljerad information om dokumentet.
7. Ingen Ljud- eller Videoinnehåll: För att säkerställa långsiktig arkivering är multimedia innehåll som kan bli föråldrat inte tillåtet.
8. Begränsad Komprimering: Endast stabila och allmänt antagna komprimeringsmetoder som JPEG 2000 är tillåtna.
9. Tillgänglighet: Stöder funktioner som taggade PDF-filer för att säkerställa att dokumentet är tillgängligt.
10. Transparens: Användningen av transparens är tydligt definierad för att säkerställa konsekvent rendering över tid.

Fördelar med PDF/a:

1. Säkerställer långsiktig bevarande av digitala filer.
2. Dokumenten är självständiga; allt som behövs för att visa dokumentet är inbäddat i det.
3. Efterlevnad av ISO 19005-standarder säkerställer framtida läsbarhet.

Topp 3 appar för att skapa PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Skapa PDF/a-kompatibla filer)
2. PDF/A-2 Skapare
3. Microsoft Word (Spara som PDF/a-funktion)

Topp 3 appar för att läsa PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Visare för Windows
3. Foxit PhantomPDF

Användningsområden för PDF/a

1. Juridiska Dokument: Med tanke på PDF/a:s långsiktiga arkiveringsegenskaper är det idealiskt för att lagra juridiska dokument som kan behöva nås år eller till och med decennier senare.
2. Medicinska Journaler: PDF/a säkerställer att patientjournaler, med inbäddade typsnitt och bilder, förblir konsekventa och tillgängliga över tid.
3. Offentliga Dokument: Kommunala, statliga och federala myndigheter använder PDF/a för att arkivera dokument av historisk eller juridisk betydelse.
4. Avhandlingar och Dissertationer: Universitet kan kräva att studenter lämnar in sina avhandlingar i PDF/a-format för att säkerställa långsiktig bevarande av akademiskt arbete.
5. Biblioteksarkiv: Bibliotek som övergår till digitala format kan använda PDF/a för att bevara gamla böcker, tidskrifter och manuskript.
6. Företagsarkiv: Företag använder PDF/a för att bevara årsredovisningar, protokoll och andra viktiga dokument.
7. Museiregister: Museer som digitaliserar sina samlingar och register kan välja PDF/a för dess arkiveringsegenskaper.
8. Nyhetsarkiv: Mediehus som övergår till digitala arkiv använder PDF/a för att säkerställa att nyhetsartiklar, foton och utgåvor bevaras.
9. Forskningsdata: Forskare och forskare använder PDF/a för att arkivera data för framtida referens.
10. Fastighets- och Egendomsdokument: Med tanke på den bestående naturen hos fastighetsrelaterade dokument blir PDF/a ett optimalt val.

Viktiga skillnader mellan PDF och PDF/a:

Även om båda formaten bygger på de grundläggande PDF-standarderna, är PDF/a specifikt optimerat för arkivering, med funktioner och begränsningar som säkerställer dess långvarighet. Vanliga PDF-filer är å andra sidan mer flexibla och erbjuder ett bredare utbud av interaktiva funktioner som är lämpliga för omedelbar användning och delning.

1. Syfte: PDF är för att skapa elektroniska dokument för omedelbar användning och delning. PDF/a är för långsiktig bevarande.
2. Inbäddning: PDF/a kräver inbäddning av typsnitt, medan det är valfritt i PDF.
3. JavaScript och körbara filer: Inte tillåtet i PDF/a, medan PDF stöder dem.
4. Arkiveringsstandarder: PDF/a är ISO 19005-kompatibel; PDF följer ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Feature</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Purpose</td>

<td>General Use</td>

<td>Long-term Archiving</td>

</tr>

<tr>

<td>Embedding Fonts</td>

<td>Optional</td>

<td>Mandatory</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Stöds</td>

<td>Stöds inte</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO-standard</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Sammanfattningsvis, även om både PDF och PDF/a faller under kategorin Portable Document Format, tjänar de olika syften. Att förstå skillnaderna hjälper användare att fatta välgrundade beslut om vilket format de ska välja, baserat på deras specifika behov.