PDF vs PDF/a

La digitalització de documents ha donat lloc a una varietat de formats de fitxer, cadascun amb funcions pròpies. En aquest article, analitzarem les diferències entre PDF i PDF/a, destacant-ne la importància, els usos i els avantatges.

Quins tipus de PDF existeixen?

PDF significa Portable Document Format. Tal com indica el nom, és un format universalment acceptat per mostrar documents electrònics de manera coherent, independentment del maquinari, del programari o del sistema operatiu.PDF pot incloure enllaços, botons, formularis, àudio, vídeo i fins i tot lògica empresarial.

Hi ha diferents versions i variants de PDF, com PDF/a, PDF/X i el PDF estàndard. Cada tipus respon a un ús concret, i el PDF estàndard és el més habitual.

Què és un PDF?

El PDF, Portable Document Format, és un format que captura tots els elements d’un document imprès com si fos una imatge electrònica. Et permet visualitzar-lo, imprimir-lo o compartir-lo sense haver de disposar del programa original.

Els fitxers PDF tenen l’extensió .pdf

Per què i quan utilitzar PDF?

• Compartir: Comparteix documents fàcilment sense preocupar-te per la compatibilitat.
• Seguretat: Incorpora signatures digitals i electròniques per sumar-hi seguretat.
• Universal: Es pot veure a tots els dispositius sense perdre el format.

Funcionalitats del PDF

1. Interactivitat:
2. • Enllaixos: Connecta amb recursos externs o amb altres pàgines del document.
   • Botons: Llança accions com ara enviar un formulari.
   • Formularis: Camps emplenables per recollir dades.
2. Multimèdia:
3. • Àudio i vídeo: Reprodueix contingut multimèdia dins del document.
   • Imatges: Incorpora imatges d’alta resolució amb tècniques de compressió.
3. Anotacions: Afegeix comentaris, notes, ressaltats, etc. al document.
4. Seguretat:
5. • Xifrat: Protegeix l’accés no autoritzat.
   • Signatures digitals: Verifica l’origen i la integritat del document.
   • Marca d’aigua: Incrusta informació (visible o no) en el document.
5. Compressió: Redueix la mida del document comprimint-ne els elements.
6. Accessibilitat: Etiquetes, text alternatiu i marcadors per a persones amb discapacitat.
7. JavaScript: Permet afegir interactivitat i automatitzar tasques.
8. Gràfics en capes: Permet inserir gràfics en capes com els de CAD.
9. Contingut 3D: Permet inserir i interactuar amb models 3D.
10. Estructura: Manté el disseny, la tipografia i el format a totes les plataformes.

Avantatges del PDF:

1. Manté l’aparença visual del document original.
2. Ofereix funcions de seguretat avançades.
3. Assegura la coherència a totes les plataformes.

Top 3 aplicacions per crear PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (funció “Desa com a PDF”)
3. PDFCreator per a Windows

Top 3 aplicacions per llegir PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Usos habituals del PDF

1. Llibres electrònics: Els PDF s’utilitzen àmpliament per crear i distribuir e-books per la seva compatibilitat.
2. Contractes: Es comparteixen i signen fàcilment, i es poden anotar i signar electrònicament.
3. Informes i whitepapers: Manté intactes tipografies, imatges i maquetació.
4. Manuals d'instruccions: Manuals de producte o software que es veuen igual a qualsevol dispositiu.
5. Formularis: Es poden omplir electrònicament.
6. Presentacions: Garanteix la coherència visual de les diapositives.
7. Revistes i butlletins: Per a edicions digitals idèntiques a la versió impresa.
8. Entrades i targetes d’embarcament: Utilitzades per aerolínies, teatres i esdeveniments.
9. Factures i rebuts: Sovint s’envien en PDF als clients.
10. Currículums i portafolis: Per garantir una presentació coherent.

Què és el PDF/a?

El PDF/a és una variant de PDF pensada per a la preservació i l’arxiu a llarg termini de documents electrònics. Obliga a incrustar-hi tots els elements (tipus de lletra, imatges, etc.), assegurant que es vegi igual amb el pas dels anys.

Els fitxers PDF/a també tenen extensió .pdf

Per què i quan utilitzar PDF/a?

• Arxiu documental: Molt útil per conservar documents a llarg termini en els àmbits legal, mèdic i governamental.
• Preservació: Garanteix que el document sigui autosuficient i es pugui visualitzar sense dependències externes.

Funcionalitats PDF/A

1. Preservació a llarg termini: Ideal per conservar documents electrònics durant anys.
2. Document autosuficient:
3. • Tipus de lletra incrustats: Manté sempre la mateixa tipografia.
   • Sense dependències externes: Tot el necessari queda dins del fitxer.
3. Sense codi executable: JavaScript i d’altres no estan permesos per garantir la preservació.
4. Gestió del color: Garanteix colors coherents amb el temps i a diferents dispositius.
5. Compliment de l’ISO: Segueix l’estàndard ISO 19005, garantint la llegibilitat futura.
6. Metadades: Permet incrustar metadades XML amb informació detallada del document.
7. Sense àudio/vídeo: No permet multimèdia que es podria quedar obsolet.
8. Compressió limitada: Només admet compressió estable com JPEG 2000 per a un arxiu segur.
9. Accessibilitat: Suporta PDF etiquetats per garantir l’accessibilitat.
10. Transparència: L’ús de la transparència està definit per assegurar una visualització futura constant.

Avantatges del PDF/a:

1. Assegura la preservació digital a llarg termini.
2. Document autosuficient: tot allò necessari hi està integrat.
3. Compliment ISO 19005 per garantir-ne la llegibilitat futura.

Top 3 aplicacions per crear PDF/a:

1. Adobe Acrobat (fitxers compatibles PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (funció PDF/a)

Top 3 aplicacions per llegir PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer per a Windows
3. Foxit PhantomPDF

Usos de PDF/a

1. Documents legals: Ideal per emmagatzemar documents legals accessibles al cap dels anys.
2. Historial mèdic: PDF/a garanteix l’accessibilitat i la coherència de les dades al llarg del temps.
3. Documents governamentals: Les administracions utilitzen PDF/a per a arxius legals o històrics.
4. Tesis i tesis doctorals: Algunes universitats el requereixen per preservar els treballs acadèmics.
5. Arxius de biblioteca: Les biblioteques digitalitzen llibres i manuscrits en PDF/a.
6. Arxius empresarials: Les empreses conserven informes, actes i documents clau en PDF/a.
7. Registres de museu: Els museus digitalitzen col·leccions gràcies a les seves propietats d’arxiu.
8. Arxiu periodístic: Els mitjans de comunicació preserven notícies, fotos i edicions digitals.
9. Dades de recerca: Científics i investigadors arxiven dades per al futur.
10. Registre immobiliari: Ideal per conservar documents de propietat a llarg termini.

Diferències clau entre PDF i PDF/a:

Tot i que tots dos formats segueixen l’estàndard PDF, el PDF/a està pensat per a l’arxiu i incorpora restriccions per garantir-ne la longevitat. El PDF és més flexible, amb més opcions interactives per a l’ús immediat i el compartir del dia a dia.

1. Propòsit: PDF per a documents d’ús i compartició immediata; PDF/a per a preservació a llarg termini.
2. Incrustació: A PDF/a és obligatori incrustar tipografies; a PDF és opcional.
3. JavaScript i fitxers executables: No permesos a PDF/a; en canvi, PDF sí que els admet.
4. Estàndards d’arxiu: PDF/a compleix ISO 19005. PDF segueix ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Funció</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Propòsit</td>

<td>Ús general</td>

<td>Arxiu a llarg termini</td>

</tr>

<tr>

<td>Tipografies incrustades</td>

<td>Opcional</td>

<td>Obligatori</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Permès</td>

<td>No permès</td>

</tr>

<tr>

<td>Estàndard ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

En resum, PDF i PDF/a són formats de document portàtil amb usos i característiques diferents. Conèixer-ne les diferències t’ajuda a escollir el format més adequat en cada cas.