İş dünyası giderek daha fazla dijitalleşirken, doğru telefon sistemini seçmek küçük bir işletme için kritik öneme sahiptir. İyi bir küçük işletme telefon sistemi; sorunsuz mesajlaşma, telesekreter, video konferans, çağrı kaydı, çağrı yönlendirme, çağrı aktarımı ve çok daha fazlasını sunmalıdır. İster bulut tabanlı bir telefon hizmetini ister geleneksel masaüstü telefonu tercih edin, kullandığınız ofis telefonu sistemiyle uyum içinde çalışmalı ve mobil cihazlarda da güçlü özellikler sunmalıdır.
Küçük İşletme Telefon Sisteminde Nelere Dikkat Etmeli?
Bir küçük işletme telefon sistemi seçerken birkaç kritik unsuru göz önünde bulundurmak gerekir. İşletmenizin çağrı yoğunluğunu kaldırabilecek, verimli çağrı yönetimi için otomatik santral (auto-attendant) sunan ve güçlü müşteri desteğine sahip bir sistem arayın. Telefon sistemi; Salesforce, Microsoft ve Google Workspace gibi popüler iş araçlarıyla zahmetsizce entegre olmalı, video görüşmeleri, SMS ve iOS ile Android cihazlar için mobil uygulama desteğiyle, kullanıcı sayısından bağımsız olarak birleşik iletişim imkanı sağlamalıdır.
Küçük bir işletmenin ihtiyaç duyduğu telefon hattı sayısı değişiklik gösterebilir. İdeal olarak, ekip üyelerinizin aynı anda yaptığı telefon görüşmelerini destekleyecek kadar hattınız olmalıdır. Buna yalnızca dış aramalar değil, ekibin kendi iç iletişimi ve koordinasyonu için yapılan dahili görüşmeler de dahildir.
PBX ve VoIP Sistemlerini Anlamak
PBX (Private Branch Exchange/Özel Santral) sistemi, şirketiniz içinde çağrı yönlendirme, çağrı aktarımı ve zil grupları oluşturma imkanı sunan özel bir telefon ağıdır. Yerinde (on-premise) kurulum olarak ya da bulut tabanlı bir telefon sistemi şeklinde kullanılabilir. Küçük işletmeler için PBX telefon sisteminin avantajları arasında ölçeklenebilirlik, gelişmiş özellikler ve IP telefonlar ile analog veya geleneksel telefon ahizeleri ve yazılım telefonlarının (softphone) birlikte kullanılabilmesi yer alır.
Öte yandan VoIP (Voice Over Internet Protocol) telefon sistemi, internet bağlantınızı kullanarak telefon görüşmeleri yapmanızı sağlar. Gerçek zamanlı sesli arama, sınırsız arama, video toplantıları ve metin mesajlaşmasını destekler; genellikle e-posta ile telesekreter (voicemail-to-email) ve telesekreter metin dökümü (transkripsiyon) gibi özellikleri de içerir.
PBX mi VoIP mi: Hangisi Daha İyi?
PBX ile VoIP telefon sistemi arasındaki seçim, işletmenizin ihtiyaçlarına bağlıdır. PBX sistemleri, iş iletişiminiz ve çağrı kalitesi üzerinde daha fazla kontrol sunar. Genellikle, sabit bir ofis alanına sahip daha büyük işletmeler için daha uygundur.
VoIP sistemler ise çok daha esnektir ve çoğu zaman ilk yatırım maliyeti daha düşüktür. Bu sistemler, uzaktan çalışan ekiplerle iş yapan işletmeler için idealdir; çünkü çalışanların masaüstü uygulaması veya cep telefonu üzerinden arama yapmasına olanak tanır. VoIP hizmetleri ayrıca kolayca yükseltilebilir, yeni özellikler eklenebilir ve ihtiyaçlara göre ölçeklendirilebilir.
En İyi 8 Küçük İşletme Telefon Sistemi
1. RingCentral: Güçlü CRM entegrasyonları ve uluslararası arama yetenekleriyle, telefon, video ve ekip mesajlaşmasını bir arada sunan bir sistem.
2. Nextiva: ABD ve Kanada genelinde güvenilir hizmet, güçlü müşteri desteği ve gelişmiş arama yönetimi özellikleriyle bulut tabanlı bir telefon sistemi.
3. Ooma: Üstün arama kalitesiyle bilinen Ooma, sanal telefon sistemi ile ücretsiz ve yerel numara hizmetleri de dahil olmak üzere çeşitli iş telefonu çözümleri sunar.
4. Dialpad: Google Workspace ve Salesforce entegrasyonlarına sahip, yapay zeka destekli sesli arama ve mesajlaşma hizmetleri sunar.
5. Vonage: Güçlü mobil ve masaüstü uygulamalarıyla öne çıkan Vonage, yüksek arama kalitesi ve zengin arama özellikleriyle etkili bir VoIP hizmeti sunar.
6. Grasshopper: Küçük işletme sahipleri ve girişimciler için ideal olan Grasshopper, cep telefonunuz üzerinden kullanabileceğiniz ayrı bir iş telefon numarası sağlar.
7. GoTo Connect: İşletmeler için birleşik VoIP telefonu ve video konferans çözümü sunar.
8. Microsoft Teams: Aslında bir ekip işbirliği aracı olsa da Teams, genel iletişim sistemiyle entegre olabilen arama özellikleri de ekledi.
Doğru küçük işletme telefon sistemini seçmek, tamamen işletmenizin ihtiyaçlarını iyi analiz etmeye ve potansiyel bir telefon hizmetinin bu ihtiyaçları nasıl karşılayacağını öngörmeye bağlıdır. Küçük işletme sahipleri; ihtiyaç duydukları hat sayısını, sistemin mevcut yazılım ve iş akışlarıyla entegrasyon kabiliyetini ve hizmet sağlayıcının sunduğu müşteri destek seviyesini dikkatlice değerlendirmelidir. PBX ya da VoIP sistemlerinden hangisinin daha uygun olduğu ise büyük ölçüde işletmenin yapısına ve sistemi hangi amaçla kullanacağınıza bağlıdır.
Unutmayın, mesele yalnızca telefon görüşmesi yapmak değildir. Doğru telefon sistemi; ekip mesajlaşması, video konferans, telesekreterden e-postaya yönlendirme ve CRM entegrasyonları gibi özelliklerle iş iletişiminizi bir üst seviyeye taşıyabilir. En iyi küçük işletme telefon sistemleri, işletmenizin ihtiyaçlarına göre şekillendirilmiş, esnek özellik ve hizmetler sunanlardır. Bu yüzden araştırmanıza zaman ayırın; böylece size en uygun çözümü çok daha kolay bulabilirsiniz.
