Kuruluşunuzda herkesin farklı belge paylaşım programları kullanmasından yoruldunuz mu? Toplantıları ve yapılacaklar listelerini düzenlemek için kalıcı ve daha iyi bir çözüm bulmaya hazır mısınız? Verimliliğinizi artırmak istiyorsanız, Notion adını muhtemelen olası bir verimlilik aracı olarak duymuşsunuzdur.
Notion nedir?
Notion, sizin ve ekibinizin tam da istediğiniz iş akışını oluşturmanıza olanak tanıyan bir verimlilik uygulaması ve görev yönetim çözümüdür – herkesin farklı platformları birbirine uydurmaya çalıştığı karmaşaya gerek kalmaz. Burada, Notion platformunda verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için bilmeniz gereken her şeye göz atacağız.
Verimlilik için Notion ipuçları
Sürüm geçmişini inceleyin
Yanlışlıkla önemli bir şeyi mi sildiniz? Hepimizin başına gelebilir ve eğer Notion kullanıyorsanız şanslısınız. Tıpkı Google Docs'ta olduğu gibi, Notion'da da bir sayfada yapılan tüm güncellemeleri görebilirsiniz. Notion çalışma alanınızın sağ üst köşesindeki üç noktaya tıklayın, ardından Sayfa geçmişi’ni seçin; böylece belgenin oluşturulduğu andan itibaren yapılan tüm değişiklikleri görebilirsiniz.
Sayfaları paylaşın
Notion'u ekibinizle birlikte kullanıyorsanız, artık belgeleri ve elektronik tabloları e-posta, Google Drive veya diğer paylaşım servisleri üzerinden göndermenize gerek yok. Bir meslektaşınızın Notion sayfanıza bakmasını istediğinizde Paylaş seçeneğine tıklamanız yeterlidir. Karşı taraf belgeyi bir web sitesi gibi görüntüleyebilir. Belgede birlikte çalışmak mı istiyorsunuz? Paylaş'a tıkladıktan sonra “Bağlantıyı göster” seçeneğine tıklayın. Buradan, bağlantıyı paylaştığınız kişinin Notion sayfanızı görüntüleyip görüntüleyemeyeceğini, düzenleyip düzenleyemeyeceğini, yorum yapıp yapamayacağını veya kopyasını oluşturup oluşturamayacağını seçebilirsiniz.
Formüller kullanın
Notion'da çalışırken hesaplamaları sürekli kendiniz yapmaktan sıkıldınız mı? Microsoft Excel ve Google Sheets’te olduğu gibi Notion da formüller oluşturmanıza olanak tanır; böylece tablolarınız hesaplamaları sizin yerinize yapar. İster bordro için bir tablo hazırlıyor olun, ister kişisel bütçeniz üzerinde çalışıyor olun, Notion verilerinizi zahmetsizce yönetmeniz için ihtiyacınız olan araçları sunar. Pratik klavye kısayollarıyla Notion, yeni başlayanlar için bile oldukça kolay hale gelir.
Sayfaları kilitleyin
Bir sayfayı bir grupla paylaştıysanız ve artık düzenleme yapılmasını istemiyorsanız, Notion’da sayfayı kolayca kilitleyebilirsiniz. Sayfanın sağ üst köşesine gidin, açılır listeye tıklayın ve Sayfayı kilitle seçeneğini seçin. Grup düzenlemeye devam edecekse aynı yerden kilidi tekrar kaldırabilirsiniz.
İçindekiler tablosu ekleyin
Bir grup insan için kapsamlı belgeler hazırlarken içindekiler tablosu eklemek, ihtiyaç duyduğunuz bilgileri düzenlemenin pratik bir yolu olabilir. Notion'da içindekiler tablosu oluşturmak oldukça kolaydır. Önce eğik çizgi (/) yazın, ardından içindekiler tablosu (table of contents) seçeneğini seçin. Böylece siz ve ekibinizin belgede kolayca dolaşmasını sağlayan bir dizi bağlantı otomatik olarak oluşturulur.
Hatırlatıcılar kurun
Hayatınız yoğun ve her gün yapılacakları takip etmek zor olabilir. Neyse ki Notion’daki hatırlatıcılar, tamamlanması gereken işleri unutmadan proje yönetimini sizin için çok daha kolay hale getirir. Notion’da hatırlatıcı kurmak için önce hatırlatma eklemek istediğiniz bilgiyi bulun. Ardından bir @ işareti yazın ve hatırlatılmak istediğiniz gün ve saati ekleyin. Bir ekip üyesine de bir bilgiyi hatırlatmak istiyorsanız, tekrar @ simgesini kullanıp kişinin adını girerek onu da hatırlatıcıya ekleyebilirsiniz. Böylelikle Google Takvim veya başka bir takvim programı açmanıza gerek kalmaz.
Renk kodlama kullanın
Çalışmalarınızı görsel olarak düzenlemeyi seviyor ve her şeyin nerede olduğunu tek bakışta görmek istiyorsanız, Notion’daki renk kodlama bloklarını kullanmak sizin için mantıklı bir dijital çalışma alanı oluşturmanın akıllıca bir yoludur. Kimileri her projeyi farklı renklerle kodlamayı severken, bazıları da işlem gerektiren alanları belirtmek için renkleri kullanır (örneğin; yeşil hazır, sarı geliştirme gerekiyor, kırmızı ise kaldırılması veya tamamen yenilenmesi gerekiyor anlamına gelebilir). Renkleri alt sayfaları etiketlemek için de kullanarak ekip üyelerine işlerin durumuyla ilgili hızlı bir genel bakış sunabilirsiniz.
Sayfaları dışa aktarın
Hâlâ Notion kullanmayan bir müşteriyle mi çalışıyorsunuz? Sorun değil — belgeleri farklı dosya formatlarında kolayca dışa aktarabilir ve herkesin kelimenin tam anlamıyla aynı sayfada çalışmasını sağlayabilirsiniz. Notion’da bir belge paylaştığınızda olduğu gibi, sağ üst köşedeki üç noktaya tıklayarak başlayın. Ardından Dışa aktar seçeneğini seçin. Sonra dosya biçimini belirleyin ( PDF, HTML dosyaları veya Google Sheets ve Excel kullanıcıları için CSV gibi).
Ana sayfa oluşturun
Notion’a eklediğiniz tüm içerikleri, adeta bir web sitesi gibi işleyen bir ana sayfa oluşturarak kolayca organize edebilirsiniz. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu bilgilere ulaşmasını kolaylaştıracak bağlantılar ekleyebilir, tüm Notion belgeleri ve tabloları arasında kaybolmadan verimli çalışabilirsiniz. Bu sayfaları sıfırdan ya da hazır Notion şablonlarını kullanarak oluşturabilirsiniz.
Okuma listesi hazırlayın
Notion'da bir okuma listesi oluşturarak hem iş hem de kişisel hayatınızda sizi bir üst seviyeye taşıyacak kitapları kolayca takip edebilirsiniz.
Takip edilebilir hedefler belirleyin
Notion’da bir hedef tablosu oluşturarak hem kişisel hem de iş hayatınızdaki ilerlemenizi somut olarak görebilirsiniz. Notion’u düzenli kullanmak, hedeflerinize nasıl yaklaştığınızı gözlemlemenize yardımcı olur ve onları göz ardı etme ihtimalinizi azaltır.
Notion şablonlarıyla sayfalar oluşturun
Notion veritabanı sayesinde hem görsel açıdan hoş hem de kolay takip edilebilen sayfalar oluşturmak son derece kolay. Notion içindeki Şablonlar (Templates) düğmesine tıkladığınızda, yazılımın içindeki farklı ihtiyaçlara hitap eden çok sayıda seçenek olduğunu göreceksiniz. İster toplantı şablonu arıyor olun, ister yeni bir ürünü hayata geçirmek için yol haritasına ihtiyacınız olsun, şablonlar Notion sayfalarınızı siz ve ekibiniz için anlamlı şekilde kurgulamayı kolaylaştırır.
Notion’da koyu tema
Notion’da Koyu Mod’u etkinleştirmek için:
- 'Ayarlar ve Üyeler' bölümüne gidin
- Görünüm (Appearance) seçeneğini seçin
- Açılır menüden 'Koyu' seçeneğini işaretleyin
Ayrıca Notion’da koyu modu açmak için bilgisayarda ctrl+shift+L veya Mac’te cmnd+shift+L tuş bileşimini kullanabilirsiniz. Böylece arayüzünüz daha kolay okunur hale gelir ve gözleriniz size minnettar kalır.
Notion’da hızlı arama
Notion’da verimliliği en üst düzeye çıkarmanın bir diğer pratik yolu da hızlı arama özelliğini kullanmaktır. Notion’da yeni bir sayfada hızlıca arama yapmak için:
- Mac’te cmnd+P veya PC’de ctrl+P tuşlarına basın.
- Bu işlem, tüm sayfalarınızda arama yapan bir hızlı menü açacaktır.
Notion’da @ sembolü ile başka bir sayfa ya da kişiye referans verin
Doğrudan başka bir sayfaya bağlantı vermek için '@' simgesini yazıp referans vermek istediğiniz sayfayı seçebilirsiniz. Ayrıca '@' simgesini kullanarak belirli kullanıcıları ve aboneleri seçip onları da etiketleyebilirsiniz.
Not: Birini etiketlediğinizde, ekranın sol üst köşesindeki 'Tüm Güncellemeler' sekmesinde bir bildirim görecektir.
Notion’da blok sütunlar oluşturun
Notion, blokları yan yana yerleştirmenize olanak tanır. Notion’da blok sütunu oluşturmak için:
- Organize etmek istediğiniz bloğun solundaki altı gri noktayı seçin.
- Seçilen bloğu, yan yana sütun oluşturmak istediğiniz bloğun yanına sürükleyin.
- Mavi bir dikey çizgi gördüğünüzde bırakabilirsiniz.
Notion’da eğik çizgi (/) kısayolu
Yeni bir blok oluşturmak için artı simgesine tıklamak ya da sağ tıklamak yerine sadece '/' karakterini girin ve oluşturmak istediğiniz bloğun adını yazın. Böylece şablonunuzda yeni blokları hızla ekleyebilir ve mouse kullanmak zorunda kalmazsınız.
Speechify ile Notion iş akışınızı güçlendirin
Speechify metni kolayca sese dönüştürerek sizin ve ekibinizin Notion’da üzerinde çalıştığı belgelere ayak uydurmasını kolaylaştırır. Speechify ile bilgisayar başında olmanıza gerek yoktur. Ses dosyalarınızın kitaplığı, Android’den iPhone’a ve ötesine kadar tüm cihazlarınızla otomatik olarak senkronize edilir; böylece hareket halindeyken bile güncel kalabilirsiniz.
SSS
Notion verimliliğe yardımcı olur mu?
Evernote, Slack ve Trello gibi diğer popüler uygulamalardan farklı olarak Notion, yalnızca bir not alma ve iletişim uygulaması değildir; hayatınız için uçtan uca bir verimlilik çözümü kurabilirsiniz. Daha önce Notion’da alışkanlık takipçisi oluşturduğuma dair bir yazı yazmıştım ve hâlâ antrenmanlarımı takip etmek, günlüğümü arşivlemek ve yazdıklarımı toparlamak için kullanıyorum. Hatta bu blog yazısını da şu anda Notion’da yazıyorum.
Notion Apple veya Samsung telefonumda çalışır mı?
Notion’ın hem masaüstü hem de mobil uygulaması vardır; böylece nereye giderseniz gidin güncel kalabilirsiniz. Mobil uygulama hem Android hem de iOS platformlarında mevcuttur.
