Khi thế giới kinh doanh ngày càng được số hóa, việc chọn hệ thống điện thoại phù hợp giữ vai trò then chốt với doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ nên hỗ trợ nhắn tin liền mạch, hộp thư thoại, họp video, ghi âm cuộc gọi, điều hướng và chuyển tiếp cuộc gọi cùng nhiều tính năng khác. Dù bạn chọn dịch vụ điện thoại dựa trên đám mây hay điện thoại bàn truyền thống, hệ thống đó vẫn cần tích hợp trơn tru với hạ tầng văn phòng hiện có và hỗ trợ đầy đủ tính năng trên thiết bị di động.
Những Yếu Tố Cần Xem Xét Khi Chọn Hệ Thống Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Khi lựa chọn hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố. Hãy tìm kiếm một hệ thống có thể xử lý tốt lưu lượng cuộc gọi của doanh nghiệp, có tổng đài trả lời tự động để quản lý cuộc gọi hiệu quả và hỗ trợ khách hàng vượt trội. Hệ thống cần dễ dàng tích hợp với các công cụ doanh nghiệp phổ biến như Salesforce, Microsoft và Google Workspace, đồng thời hỗ trợ gọi video, nhắn tin SMS và có ứng dụng di động cho cả iOS lẫn Android để đảm bảo liên lạc luôn thống nhất, bất kể số lượng người dùng.
Số lượng đường dây điện thoại mà một doanh nghiệp nhỏ cần có thể khác nhau. Lý tưởng nhất là bạn nên có đủ đường dây để xử lý cùng lúc số cuộc gọi mà các thành viên trong nhóm thực hiện. Điều này không chỉ bao gồm các cuộc gọi ra ngoài mà cả các cuộc gọi nội bộ để trao đổi nhanh và phối hợp trong nhóm.
Tìm Hiểu Về Hệ Thống PBX và VoIP
Hệ thống PBX (Private Branch Exchange) là mạng điện thoại riêng trong doanh nghiệp, giúp định tuyến, chuyển cuộc gọi và tạo nhóm đổ chuông. PBX có thể lắp đặt tại chỗ hoặc triển khai dưới dạng hệ thống điện thoại trên đám mây. Những lợi ích PBX mang lại cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm khả năng mở rộng linh hoạt, nhiều tính năng nâng cao và cho phép phối hợp sử dụng điện thoại IP, điện thoại analog hoặc truyền thống, cũng như softphone.
Ngược lại, hệ thống VoIP (Voice Over Internet Protocol) sử dụng kết nối internet để thực hiện cuộc gọi. Hệ thống này hỗ trợ gọi thoại thời gian thực, gọi không giới hạn, họp video và nhắn tin, thường tích hợp thêm các tính năng như chuyển hộp thư thoại sang email và chuyển nội dung hộp thư thoại thành văn bản.
PBX hay VoIP: Đâu Là Lựa Chọn Tốt Nhất?
Việc lựa chọn giữa hệ thống điện thoại PBX và VoIP phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. PBX mang lại khả năng kiểm soát tốt hơn đối với hệ thống liên lạc và chất lượng cuộc gọi, thường phù hợp hơn với những doanh nghiệp lớn đã có văn phòng cố định.
Trong khi đó, hệ thống VoIP linh hoạt hơn và thường tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Các hệ thống này rất phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, vì nhân viên có thể gọi điện ngay từ ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động. Dịch vụ VoIP cũng thường xuyên được cập nhật, dễ bổ sung tiện ích mở rộng và thuận tiện khi cần mở rộng quy mô.
Top 8 Hệ Thống Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
1. RingCentral: Nền tảng tích hợp tổng thể gọi điện, họp video và nhắn tin nhóm với khả năng tích hợp CRM mạnh mẽ, hỗ trợ gọi quốc tế.
2. Nextiva: Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây với dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc, quản lý cuộc gọi nâng cao và độ tin cậy cao trên toàn nước Mỹ và Canada.
3. Ooma: Nổi bật với chất lượng cuộc gọi vượt trội, cung cấp nhiều dịch vụ số điện thoại doanh nghiệp như hệ thống điện thoại ảo, số miễn phí và số điện thoại địa phương.
4. Dialpad: Cung cấp dịch vụ thoại và nhắn tin ứng dụng AI, tích hợp sâu với Google Workspace và Salesforce.
5. Vonage: Nổi tiếng với ứng dụng di động và máy tính mạnh mẽ, Vonage cung cấp dịch vụ VoIP chất lượng cao cùng nhiều tính năng gọi điện hữu ích.
6. Grasshopper: Lý tưởng cho chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân, giúp bạn có số điện thoại doanh nghiệp ngay trên điện thoại di động cá nhân.
7. GoTo Connect: Hệ thống kết hợp dịch vụ điện thoại VoIP doanh nghiệp với giải pháp họp video toàn diện.
8. Microsoft Teams: Dù chủ yếu là công cụ cộng tác nhóm, Teams đã bổ sung tính năng gọi điện thoại tích hợp chặt chẽ với hệ thống liên lạc tổng thể của mình.
Việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ cần dựa trên việc hiểu rõ nhu cầu sử dụng và khả năng đáp ứng của từng dịch vụ. Chủ doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ số lượng đường dây cần thiết, khả năng tích hợp của hệ thống với phần mềm và quy trình hiện tại, cũng như chất lượng dịch vụ và mức độ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp. Sử dụng PBX hay VoIP phù hợp sẽ tùy thuộc vào đặc thù hoạt động và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp.
Hãy nhớ rằng, hệ thống điện thoại không chỉ để gọi điện. Một hệ thống tốt còn giúp nâng cao giao tiếp nội bộ, cung cấp các tiện ích như nhắn tin nhóm, họp video, hộp thư thoại gửi vào email và tích hợp với CRM. Hệ thống điện thoại tốt nhất là hệ thống vừa đa dạng tính năng, vừa sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để chọn ra giải pháp phù hợp nhất.
