Onboarding nhân viên mới là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự, định hình ấn tượng đầu tiên của nhân viên về công ty. Để mang lại trải nghiệm onboarding thật sự xuất sắc, các nhóm nhân sự cần tối ưu hóa quy trình của mình một cách tỉ mỉ. Hướng dẫn đầy đủ này sẽ giới thiệu các công cụ và chiến lược onboarding HR hiệu quả nhất để giúp ngày đầu tiên của nhân viên mới trở nên đáng nhớ và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
5 Chữ C Của Quy Trình Onboarding
5 chữ C trong onboarding gồm Tuân thủ (Compliance), Làm rõ (Clarification), Văn hóa (Culture), Kết nối (Connection) và Kiểm tra (Check-in). Tuân thủ là việc thông tin cho nhân viên mới về các chính sách và quy định của công ty. Làm rõ giúp xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của vị trí mới. Văn hóa giúp nhân viên hiểu rõ văn hóa công ty để có cách ứng xử phù hợp. Kết nối khuyến khích xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Kiểm tra đảm bảo có sự trao đổi thường xuyên về tiến độ và những khó khăn mà nhân viên mới gặp phải.
Xây Dựng Checklist Onboarding Toàn Diện
Checklist onboarding toàn diện thường bao gồm các bước như chuẩn bị email chào mừng, đảm bảo hoàn thành đầy đủ giấy tờ, cung cấp sổ tay nhân viên, lên lịch buổi định hướng, phân công người hướng dẫn, sắp xếp thiết bị làm việc và lập kế hoạch cho tuần đầu tiên. Checklist này nên có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của mỗi nhân viên. Đây là một công cụ vô cùng hữu ích cho các nhà quản lý nhân sự nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào trong quy trình onboarding.
Cải Thiện Quy Trình Onboarding Nhân Sự
Bộ phận nhân sự có thể nâng cao hiệu quả onboarding bằng cách sử dụng phần mềm onboarding trên nền tảng đám mây như BambooHR, giúp đơn giản hóa các tác vụ nhờ tự động hóa và giám sát theo thời gian thực. Hệ thống HRIS (Phần mềm Quản trị Nhân sự) cũng có thể được tận dụng để chuyển giao dữ liệu trơn tru, đồng thời nên có giai đoạn tiền hội nhập (pre-boarding) để nhân viên mới hiểu rõ hơn về công việc và ký thư mời làm việc online bằng chữ ký điện tử.
Những Yếu Tố Chính Của Onboarding Thành Công
Ba yếu tố quan trọng để onboarding thành công là quy trình onboarding hiệu quả, sự gắn kết của nhân viên và khả năng duy trì nhân sự. Quy trình onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới có ấn tượng ban đầu tích cực, hiểu rõ vai trò của mình và nhanh chóng đóng góp cho tổ chức. Sự gắn kết nhân viên có thể được tăng cường bằng cách xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ, còn tỷ lệ duy trì nhân sự sẽ được cải thiện nếu có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng cùng cơ hội thăng tiến.
Những Công Cụ Onboarding HR Tốt Nhất
Tám công cụ onboarding hàng đầu gồm:
- BambooHR: Cung cấp giải pháp HR toàn diện với các tính năng như tự động hóa quy trình, mẫu onboarding tùy chỉnh và theo dõi chỉ số hiệu quả.
- Talmundo: Tập trung vào giai đoạn pre-boarding với giao diện thân thiện trên di động, giúp nhân viên mới làm quen với vai trò và đội ngũ.
- WorkBright: Công cụ này số hóa toàn bộ giấy tờ onboarding, giúp quy trình trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn.
- Kissflow: Cung cấp quy trình và mẫu onboarding tùy chỉnh để bộ phận nhân sự thiết kế quy trình riêng cho từng doanh nghiệp.
- ClearCompany: Phần mềm này cung cấp một nền tảng HR mạnh mẽ tích hợp mô-đun onboarding nhằm nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân viên và sự gắn kết.
- Onboard by HRCloud: Tự động hóa quá trình onboarding nhân viên mới, cung cấp tính năng theo dõi và cập nhật theo thời gian thực.
- HROnboard: Công cụ này cho phép nhân sự xây dựng trải nghiệm onboarding được cá nhân hóa cho từng nhân viên mới.
- Zenefits: Zenefits mang đến cho đội ngũ HR những công cụ cho toàn bộ quy trình tuyển dụng, bao gồm cả onboarding, với các tính năng như ký điện tử và thư mời số hóa.
Thời Điểm Lý Tưởng Để Onboard Nhân Viên Mới
Thời điểm tốt nhất để bắt đầu quá trình onboarding là ngay sau khi ứng viên nhận lời mời làm việc. Các hoạt động pre-boarding như gửi email chào mừng và cung cấp sổ tay nhân viên sẽ giúp nhân viên mới có khởi đầu suôn sẻ ngay từ ngày làm việc đầu tiên.
Bí Quyết Onboarding Thành Công
Hãy đảm bảo chương trình onboarding của bạn toàn diện, có tính tương tác và được cá nhân hóa. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp thân thiện, gắn kết các bên liên quan trong quy trình và thiết lập các đợt kiểm tra định kỳ để theo dõi tiến trình của nhân viên.
So Sánh Chương Trình Onboarding Khởi Đầu và Phát Triển
Trong khi chương trình onboarding khởi đầu chủ yếu tập trung vào ngày hoặc tuần đầu tiên và cung cấp những hiểu biết cơ bản về công ty cũng như vai trò công việc, chương trình onboarding phát triển (developmental) lại có chiến lược rõ ràng hơn và kéo dài trong 90 ngày hoặc lâu hơn. Chương trình này tập trung vào việc hòa nhập vào văn hóa công ty, phát triển các kỹ năng cần thiết và đặt mục tiêu dài hạn.
Onboarding 90 Ngày Đầu Tiên
Trong 90 ngày đầu tiên, nên tập trung vào việc phản hồi và hỗ trợ thường xuyên, ghi nhận và ăn mừng các thành tích, khuyến khích kết nối trong nhóm, đồng thời đảm bảo nhân viên mới hiểu rõ mục tiêu của công ty.
Tóm lại, một quy trình onboarding hiệu quả chính là chìa khóa để nâng cao trải nghiệm nhân viên, tỷ lệ giữ chân cũng như năng suất làm việc. Sử dụng các công cụ và chiến lược onboarding HR phù hợp sẽ giúp nâng cao chất lượng onboarding và đóng góp vào thành công của doanh nghiệp bạn. Bài viết này nhằm mang đến nguồn tài liệu toàn diện cho các chuyên viên HR muốn tối ưu hóa quy trình onboarding.
Quy trình onboarding thực chất là một hành trình bắt đầu từ lúc ứng viên nhận việc và kéo dài qua những tháng đầu tiên làm việc. Dưới đây là các bước cơ bản thường có trong quy trình này:
- Tiền hội nhập (Pre-boarding): Giai đoạn này bắt đầu sau khi ứng viên nhận việc. Nhân sự nên gửi email chào mừng và giới thiệu về công ty, đội ngũ và vai trò công việc. Ngoài ra, HR có thể cung cấp sổ tay và các quy định chung của công ty. Các công cụ như BambooHR có thể tự động hóa bước này.
- Chuẩn bị cho ngày đầu tiên: HR cần sắp xếp các giấy tờ cần thiết, bố trí chỗ ngồi và lên lịch cho tuần định hướng, đào tạo đầu tiên. Nên cung cấp cho nhân viên mới một lịch trình chi tiết cho ngày đầu.
- Ngày đầu tiên: Thường bao gồm tham quan văn phòng, gặp gỡ các thành viên trong nhóm và hoàn tất giấy tờ. Ngoài ra, nên giải thích về văn hóa công ty và các kỳ vọng. Có thể chỉ định một người hướng dẫn giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc.
- Định hướng và đào tạo: Giai đoạn này tập trung đào tạo chuyên sâu vào nhiệm vụ cũng như cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. HR cần phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo đào tạo đầy đủ và cung cấp tài liệu tự học.
- Kiểm tra và phản hồi: Việc kiểm tra định kỳ trong tuần đầu, tháng đầu và 90 ngày đầu là rất quan trọng để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên mới. Các công cụ theo dõi thời gian thực sẽ giúp HR thực hiện công việc này hiệu quả hơn.
- Hội nhập: Đây là quá trình liên tục giúp nhân viên mới thực sự hòa nhập vào nhóm và văn hóa công ty. Nên khuyến khích xây dựng các mối quan hệ và tăng cường hợp tác giữa các phòng ban.
- Đánh giá hiệu suất và phát triển tiếp tục: Sau giai đoạn onboarding, HR nên liên tục phản hồi và đánh giá hiệu suất. Điều này giúp nhận diện những điểm cần phát triển và điều chỉnh mục tiêu của nhân viên cho phù hợp với mục tiêu của công ty.
- Cải tiến quy trình onboarding: HR nên thường xuyên thu thập ý kiến từ nhân viên mới về trải nghiệm onboarding để cải thiện quy trình cho các đợt sau.
Hãy nhớ rằng, quy trình onboarding có thể thay đổi tùy theo từng công ty và vị trí công việc. Việc tùy chỉnh và linh hoạt sẽ giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của từng cá nhân.
